PowerPoint-Präsentationen schrumpfen

12.10.2006
Wie verschicke ich eine 30 MB große PowerPoint-Präsentation per E-Mail? Mit dem "PPTminimizer" von Balesio!

von Boris Böhles

"Mail mir mal eben die Präsentation zu, ich schaue sie mir mal kurz an, ob Du sie so lassen kannst." Dieser Satz kommt im Geschäftsalltag öfter vor. Leichter gesagt als getan. Die Dateigröße von PowerPoint-Präsentationen erreicht schnell mehrere Megabyte. Je nachdem, ob sie zum Beispiel viele Fotos oder andere eingebettete Objekte wie Excell-Tabellen, Word-Dokumente oder CAD-Pläne enthält. Ein Versenden per E-Mail wird schnell unmöglich.

Dieser Problematik hat sich der Hersteller Balesio gewidmet und die Software "PPTminimizer" entwickelt. Mit ihr schrumpft der Anwender in Sekunden die Dateigröße einer PowerPoint-Präsentation um bis zu 96 Prozent. Das Programm wandelt dazu die oben genannten eingebetteten Objekte in Bilder um und komprimiert diese. Fotos in der Präsentation werden ebenfalls komprimiert. Außerdem entfernt der minimizer Metadaten von PowerPoint-Dateien.

Es funktioniert!

In der Praxis gelingt die Dateiverkleinerung erstaunlich gut. Zwar werden nicht immer die angepeilten 96 Prozent erreicht, die Effizienz hängt von jeder einzelnen Präsentation ab. Trotzdem verkleinerten sich im Test drei unterschiedlich große PPT-Dateien um ein Vielfaches: Eine 3,85 MB-Datei schrumpfte auf 0,66 MB (82,7 Prozent kleiner), eine 6,43 MB-Datei auf 0,40 MB (93,7 Prozent kleiner) und eine 26,07 MB große Präsentation war nach der Optimierung nur noch 2,52 MB (90,3 Prozent kleiner) groß - ein gutes Ergebnis.

Automatisch speichert die Software die neue PowerPoint-Datei auf der Festplatte mit dem Namenszusatz "(PPTminimizer)" ab. Jetzt kann sie ganz normal mir PowerPoint geöffnet werden. Im Vergleich zu den Originalpräsentationen verschlechtert sich vor allem die Qualität von eingefügten Bildern. Sie sind unscharf und pixeliger als die Originale. Herkömmliche Folien sind nicht von den Originalen zu unterscheiden. Hat man also wenige oder keine Fotos in seinen Präsentationen, eignen sich die komprimierten PPTs absolut zum Präsentieren. Neben den Standardeinstellunegn erlauben außerdem benutzerdefinierte Einstellungen, die Kompressionsstufe anzupassen. So kann jeder Anwender Qualität und damit Dateigröße der komprimierten PPTs selbst bestimmen.

Nachdem eine Präsentation mit PPTminimizer komprimiert wurde, lässt sie sich weiter bearbeiten. Lediglich eine Rückverwandlung ist nicht möglich. Aber das ist auch nicht Sinn und Zweck dieser Software. Im Vordergrund steht eindeutig, Präsentationen für den E-Mail-Versand zu optimieren. Deshalb arbeitet das Programm auf Wunsch auch mit Microsoft Outlook oder E-Mail-Programmen, die MAPI unterstützen, zusammen. Es ist möglich, dass eine PPT-Datei automatisch komprimiert wird, sobald sie mit Outlook via E-Mail verschickt werden soll. Und noch etwas Erfreuliches: PPTminimizer muss nicht zwingend auf dem PC installiert werden. Die Software startet auch direkt von CD. (bb)

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