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Der rote Faden einer Präsentation

Präsentationen richtig strukturieren

06.11.2017
Von Marion Koppitz
Marion Koppitz (Jahrgang 1966) ist Gründerin, Gesellschafterin und CEO von i-pointing, einem Anbieter für Präsentationserstellung. Die in Passau geborene Betriebswirtin war mehrere Jahre bei Siemens Management Consulting als Präsentationsdesignerin tätig, bevor sie dort als Kommunikationsberaterin Turnaround-Projekte unterstützte. Im Jahr 2001 gründete sie die Firma i-pointing.
Sie kennen diese Vorträge, die anfingen und dann – Gott sei Dank – irgendwann zu Ende waren. Was dort fehlt? Der rote Faden. Wie Sie Struktur in Ihren Vortrag bringen können, um dem Zuhörer von Beginn an eine Orientierung zu geben.

Dass Sie sich in dem Fachgebiet, über das Sie vortragen, sehr gut auskennen, ist die Voraussetzung für alles. Ihre Fachkompetenz ist die Basis, auf der Ihr ganzer Vortrag aufgebaut ist.

Das gewünschte Ziel

Bevor Sie mit der Vorbereitung Ihres Vortrags beginnen, beantworten Sie bitte diese Fragen: Warum halten Sie den Vortrag und was wollen Sie mit ihm erreichen? Rein informative Zwecke sind für eine Präsentation zu wenig. In Ihren Informationen sollten Erkenntnisse und somit Handlungsanweisungen stecken. Die Zuhörer müssen anschließend animiert werden, beispielsweise die nächsten Projektschritte abzusegnen oder ein Produkt zu kaufen - so haben Sie das Ende des roten Fadens festgeknotet.

Die passende Zielgruppe

Jetzt müssen Sie sich entscheiden, wie hoch der rote Faden gehängt werden soll. Halten Sie einen Vortrag vor Fachpublikum und beinhaltet dieser viele technische Details, oder ist das Ganze eher für Entscheider gedacht, die das große Bild brauchen? Genau dort geht es um die Zielgruppe.

Der optimale Umfang

Nachdem Sie festgelegt haben, welches Ziel Sie verfolgen und für wen Sie den Vortrag halten, strukturieren Sie den Inhalt - und zwar zuerst den zeitlichen Rahmen. Wie heißt es so schön: "Sie können über alles reden, nur nicht über 45 Minuten", denn die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer hat Grenzen. Eine Vortragsdauer von 20 Minuten ist optimal, reden Sie länger als 45 Minuten, verlieren Ihre Zuhörer - schon aus Erschöpfung - den Faden.

Mit Blick auf Ihre Zielgruppe ziehen Sie eine Linie bezüglich der Inhaltstiefe. Welche Details sind nötig, welche nur unnötiger Schmuck? Stutzen Sie das Themengebiet zurecht, bis es für die Zielgruppe und den Zeitrahmen passt.

Der rote Faden

Die Struktur und der rote Faden in einer Präsentation helfen dem Publikum, Ihnen schnell zu folgen.
Die Struktur und der rote Faden in einer Präsentation helfen dem Publikum, Ihnen schnell zu folgen.
Foto: Bilanol - shutterstock.com

Nachdem Sie den fachlichen und zeitlichen Rahmen Ihres Vortrags festgelegt haben, kümmern Sie sich um die Struktur. Viele Präsentatoren halten ihren Vortrag, als wäre er ein Krimi: Die Auflösung kommt zum Schluss. Sonst hört einem ja niemand mehr zu, wenn das Ergebnis gleich am Anfang verraten wird.

Ein guter Vortrag ist jedoch gegenteilig aufgebaut. Wenn der Zuhörer die ganze Zeit versuchen muss, zu erraten, worauf der Vortrag hinausläuft, verliert er schnell die Konzentration. Um den roten Faden in ein dickes Tau zu verwandeln, hat sich der didaktische Dreisatz bewährt:

  • Weisen Sie immer wieder auf spätere Themen Ihres Vortrags hin ("Dieses Thema behandeln wir später noch detaillierter …").

  • Berichten Sie von dem Thema, auf das Sie vorher schon verwiesen haben.

  • Verweisen Sie immer wieder auf zurückliegende Themen, die Sie schon vorgetragen haben ("Wie ich Ihnen eben schon erzählt habe, …").

Diese Vorgehensweise sollten Sie natürlich nicht bei jedem Satz anwenden, vielmehr bei jedem neuen Themenblock. So kann der Zuhörer bei Ihrem Vortrag am Ball bleiben und muss nicht gleichzeitig versuchen herauszufinden, wohin die Reise geht. Ausblicke und Rückblicke führen zudem - wie eine Wiederholung - zu einer konstanten Aufmerksamkeit des Zuhörers.

Die richtige Geschwindigkeit

Wenn Sie am Anfang eines Themenblocks einen Ausblick geben, sparen Sie eine Menge Zeit. Diese gesparte Zeit können Sie für verschiedene Zwecke verwenden: Entweder den Vortrag kürzer gestalten oder langsamer voranschreiten. Zeit haben und sich Zeit lassen können, trägt in hohem Maße dazu bei, einen für den Zuhörer übersichtlichen und gut gegliederten Vortrag zu halten.

Die visuelle Führung

Zeigen Sie auf den Folien nur das, was Sie nicht erzählen. Visualisieren Sie also nur Dinge, die nicht so einfach gesagt werden können. Wenn Sie Strukturen, Abläufe und Agenden präsentieren wollen, layouten Sie mit dem Gedanken im Hinterkopf, dass der Zuhörer in Sekundenschnelle erkennen können muss, worüber Sie jetzt gerade sprechen. Im Durcheinander von übervollen Folien kann der rote Faden schnell reißen. Wenn Sie mit wohldosierten Visualisierungen und Zeigehilfen den optischen Teil der Veranstaltung führen, wird unterwegs kein Zuhörer verloren gehen.