Im Zuge der Einsparungsmaßnahmen in den Unternehmen kommen auch die unterschiedlichen Verträge auf den Prüfstand. Egal, ob es sich dabei um Mobilfunk- oder Leasing-Abkommen handelt, oft verlängern sich derartige Verträge automatisch, ohne dass es nötig wäre. Denn der betreffende Mitarbeiter ist etwa längst aus dem Unternehmen ausgeschieden, aber sein Mobilfunkvertrag besteht fort und auch der Fuhrpark müsste eigentlich verkleinert werden. Da es 2001 noch keine passende Software gab, die sich dieses Problems annehmen konnte, gründete die ECS AG im Herbst jenes Jahres die Spider Lifecycle Management Systeme GmbH. Deren Hauptaufgabe sollte darin bestehen, ein entsprechendes Produkt zu entwickeln und danach weiter zu vermarkten.
Dotnet erhält Vorzug vor J2EE
Die Nummer 20 der ComputerPartner-Liste der größten Systemhäuser Deutschlands stand schon damals in Kontakt mit der Alten Leipziger. Dort sollte die neu zu entwickelnde Software zur Regelung der unterschiedlichen Verträge zuallererst eingesetzt werden. Denn bei allen neuen Produkten der Spider GmbH ist es der Company ein Anliegen, zuerst in einem realen Projekt den Nutzen der Software nachzuweisen. Diese "Best Practice"-Strategie verfolgten die Verantwortlichen der ECS-Tochter auch bei dem Entwurf des Moduls "Vertragsmanagement". Nachdem dieses sich nun bei der Alten Leipziger bewährt hatte, soll daraus ein Standardprodukt herausgearbeitet werden. Voraussichtlicher Fertigstellungstermin für die 2004er-Version des "Spider Contract" ist der Februar dieses Jahres.
Doch bis es soweit war, musste erst ein erstes funktionsfähiges Release der Software entwickelt werden. So machte sich also die Spider LCM GmbH noch Ende 2001 an die Arbeit. Erstmals standen die Mitarbeiter aber vor der Entscheidung, auf welcher Plattform sie das neue Produkt entwickeln sollten. Zur Auswahl standen das Dotnet-Framework und die J2EE-Architektur.
Beide Technologien wurden im Hinblick auf den Produktzweck sowie andere Parameter wie Verfügbarkeit, Performance, Entwicklungskosten verglichen und bewertet. Schließlich entschieden sich die Verantwortlichen bei der Spider GmbH für die Dotnet-Entwicklungsumgebung, da diese den bei ECS beschäftigten Programmierern bereits gut vertraut war. Man versprach sich davon eine kürzere Entwicklungszeit der Software. "Die bekannten Nachteile der COM-Architektur waren mit Einführung von Dotnet ja beseitigt", argumentiert Marius Dunker, Projektleiter bei ECS. Die Kombination aus Einsatzbereich, Performance und Entwicklungsdauer gab schließlich den Ausschlag zugunsten der Windows-Welt und gegen J2EE.
Das Vier-Phasen-Modell von Microsoft
So arbeiteten die ECS-Entwickler bei der Erstellung der gesamten Spider-Produktfamilie sehr eng mit Microsoft zusammen. Nach einem Aufwand von etwa acht Mannmonaten stand bereits ein erster Prototyp zur Verfügung. Januar 2003 war es dann schließlich so weit: Das Pilotprojekt bei der Alten Leipziger konnte starten.
In einer ersten Phase definierten die Experten von ECS gemeinsam mit dem Kunden, was alles durch die Software abgedeckt werden sollte. Ein Pflichtenheft - in der ECS-Terminologie mit "Vision und Scope"-Dokument bezeichnet - wurde erstellt. Hierzu haben beide Parteien mehrere gemeinsame Workshops abgehalten. Diese Projektphase nahm etwa drei Wochen in Anspruch.
Nahtlos daran an schloss sich die Planungsetappe. Sie umfasste die Konfiguration der bei der Alten Leipziger benötigten Schnittstellen zu SAP-Systemen und IBM-Rechnern. Es ging etwa darum, dass die Verantwortlichen einer jeden Kostenstelle Einsicht nur in die für sie relevanten Verträge erhalten sollten. ECS-Entwickler definierten die hierfür notwendigen XML-Interfaces, setzten sie in Software um und dokumentierten die Arbeit in dem "Functional Specifications"-Handbuch. Diese Tätigkeiten nahmen ebenfalls etwa drei Wochen in Anspruch.
Nun begann der Dienstleister mit der Anpassung der Software an das beim Kunden vorhandene System: Er installierte die Schnittstellen vor Ort, konfigurierte sie gegebenenfalls um, bis sie nach mehreren Testläufen zur Zufriedenheit des Kunden ihren Dienst versahen. Das Ganze dauerte etwa acht Wochen.
Die vierte und letzte Phase des Projekts war gleichzeitig auch die längste. Rund drei Monate lang werkelte ECS, bis schließlich das Spider-Vertragsmanagement-System in den Produktivbetrieb gehen konnte. Parallel zum eigentlichen Deployment wurden Anwender und Administratoren bei der Alten Leipziger geschult, und die Techniker nahmen noch ein letztes Feintuning am System vor. Übrigens, ein derartiger Projektablauf - mit den angesprochenen vier Phasen - entspricht genau dem Microsoft Solution Framework, einem von dem Software-Giganten erstellten Ratgeber zur Vorgehensweise bei komplexeren Softwareprojekten.
Unterschiedliche Verträge erschweren Datenimport
Trotz der eingehaltenen Termine lief während des Projekts bei der Alten Leipziger natürlich nicht alles so glatt wie erhofft. Es galt nämlich, Daten aus den unterschiedlichsten Verträgen in das neue System zu überführen. Sofern diese Daten in Excel-Tabellen oder als Stammdaten etwa in SAP-Systemen vorlagen, konnten sie über entsprechende Importmodule ins "Spider Contract" übernommen werden.
Manche Vertragsdetails waren auch in der Microsoft-Datenbank "Access" gespeichert, sodass auch diese Aufgabe noch relativ leicht zu bewältigen war. Etwas komplizierter gestaltete sich aber die Einbindung von Vertragsdaten an den Großrechnersystemen bei der Alten Leipziger. Hier mussten die Spider-Fachleute ihre Lösung dementsprechend anpassen.
Derzeit erfolgt der Zugriff auf die Mainframes über die Standard-Konnektoren. Diese basieren etwa auf der 3270-Screen-Scrapping-Technologie. An IBM-Servern ist aber auch ein direkter Zugang zu Stammdaten möglich - beispielsweise über ODBC (Open Database Connectivity) zu DB2-Datenbanken auf AS/400-Midrange-Maschinen, die nun von IBM unter der Bezeichnung I-Series vermarktet werden.
XML als Austauschformat zwischen Spider und SAP
Neue Leasing- oder Mobilfunkverträge können aber auch direkt in Spider Contract angelegt werden, und die entsprechenden Stammdaten wandern anschließend automatisch in das SAPSystem der Alten Leipziger. Möglich machen dies die Spider-SAP-Contract-Konnektoren. Sie erhalten direkten Zugriff auf Warengruppen, Kostenstellen und Bestellung im SAP-System und können so jederzeit die Rechnungsdaten eines jeden Vertrages abgleichen.
Als Transportmedium kommt dabei XML zum Zuge. Spider importiert die Bestands- und Vertragsstammdaten aus dem SAP-System heraus, indem ein Konnektor die Daten nativ ausliest und anschließend im XML-Format die Spider-Importer zur Verfügung stellt. Auch der Export von neuen Vertragsdaten aus Spider Contract ins ERP-System hinein erfolgt nur über XML.
Mit XML als Austauschformat bei der Datenübergabe hat Spider sicherlich eine in die Zukunft weisende Entscheidung getroffen. XML setzt sich nämlich in immer mehr Bereichen durch, Optimisten glauben sogar, dass es schon bald SQL als Datenbanksprache ersetzen wird.
Doch nicht nur aufgrund dieser Wahl zeigt sich der Kunde mit Spider äußerst zufrieden. Es gibt bereits kurz nach Projektabschluss (Oktober 2003) erste konkrete Einsparungseffekte bei der Alten Leipziger zu vermelden: "Die Zahl unserer Aktenschränke in der Zentralverwaltung konnten wir schon von 17 auf 13 reduzieren", so Hartwig Moldenhauer, Prokurist und Leiter des Zentraleinkaufs bei der Versicherung. Den Return on Investment erwartet er bereits nach sechs Monaten - ein wahrhaft ehrgeiziges Ziel angesichts der Einführungskosten von insgesamt 70.000 Euro. Eine zentrale Lösung zum Steuern aller Vertagsdaten ist aber auch so schon einiges Wert.
Meinung des Redakteurs
Indem man Software so entwickelt, wie die ECS AG, geht man eigentlich fast kein Risiko ein. Denn das Ganze wird im Rahmen eines konkreten Projekts bei einem Kunden abgewickelt, sodass nach erfolgreichem Abschluss ein Großteil der Entwicklungskosten vom Pilotkunden getragen wird. Wenn sich dann noch weitere Abnehmer für die neue Lösung finden, ist die Gewinnschwelle überschritten.
Solution Snapshot
Kunde: Alte Leipziger Lebensversicherungsgesellschaft a.G., www.alte-leipziger.de
Problemstellung: Bei vielen unterschiedlichen Vertragstypen verliert der Systemadministrator rasch den Überblick; so verlängern sich etwa Mobilfunkverträge automatisch, obwohl sie nicht mehr benötigt werden.
Lösung: Vertragsmanagementlösung Spider Contract: zentrale Verwaltung von Verträgen; Browser-basierender Zugriff von jedem Arbeitsplatz; Entwicklungsplattform: Microsoft Dotnet Framework
Dienstleister: Spider Lifecycle Management Systeme GmbH, www.spider-lcm.de
Kontaktaufnahme: seit April 2001 bestehendes Kundenverhältnis
Projektlaufzeit: Januar bis Oktober 2003
größte Herausforderung: Einbindung der unterschiedlichen Vertragstypen: Service- und Leasingverträge, Wartung- und Lizenzverträge, Kauf- und Mietverträge
unerwartete Schwierigkeiten: Abbildung von Produktverträgen aus der DB2-Datenbank auf einem IBM-I-Series-Midrange-Rechner erforderte eine kundenspezifische Anpassung
Implementierungsdauer: drei Monate
Arbeitsaufwand des Dienstleisters: rund 60 Personentage
Kostenumfang des Projekts: zirka 70.000 Euro
Projektaufeilung: Softwarelizenzen: 40 Prozent; Dienstleistung: 60 Prozent
Service- und Wartungsverträge: mit der Spider Lifecycle Managementsysteme GmbH abgeschlossen
Schulung: je eine zweitägige Schulung für Anwender und Administratoren
Benefit für Kunden: schlankes, zentrales Vertragsmanagement; vereinfachte Workflow-Prozesse bei der Bearbeitung von Verträgen; automatisches Reporting; stets aktuelle, für die jeweilige Abteilung relevante Einsicht in die Verträge; Hunderte Telefongespräche mit Mitarbeitern überflüssig geworden; ROI nach sechs Monaten
Benefit für den Dienstleister: weitere Kunden: DZ Bank, Schwäbisch Hall, Gedas Berlin