Raumreservierungssysteme sind keine Nische mehr

Die Vorteile erkannten Betreiber von Konferenzzentren oder verwalteten Bürogebäuden als Erste. Es folgten Bildungseinrichtungen, Krankenhäuser und Firmen mit vielen Besprechungsräumen. Sie alle lösen damit ähnliche Probleme. Beispielsweise reduzieren sie den Arbeitsaufwand in der Verwaltung, da Mitarbeiter keine Zettel mehr ausdrucken und aufhängen müssen. Stattdessen steuern sie die Inhalte zentral mit wenigen Angaben, oder die Nutzer tun das selbst über ihre Kalendereinträge.

Auch die Nutzer haben Vorteile. Dank stets aktueller Anzeigen sehen sie, welche Räume belegt und welche frei sind. Störungen mit der Frage "Wie lange braucht ihr noch?" fallen weg. Auch die unschöne Erfahrung, mit Besuchern vor dem gebuchten Besprechungsraum zu stehen und festzustellen, dass es sich darin Kollegen gemütlich gemacht haben, bleibt einem erspart. Können Nutzer über ihre Kalendereinträge oder eine App selbst Räume buchen oder umbuchen, reduziert das zudem die Vorlaufzeiten für eine Raumbuchung deutlich.

Unterm Strich bringen digitale Türschilder also zahlreiche Vorteile: Sie sorgen für mehr Übersicht, reduzieren den Zeitaufwand und ermöglichen flexiblere und schnelle Reservierungsvorgänge. Diese Vorteile kommen aber erst voll zur Geltung, wenn zur Steuerung der Anzeigen nicht ein gesondertes System verwendet wird, sondern die Reservierung über bereits im Unternehmen vorhandene Kalendersysteme möglich ist.

Vorteile digitaler Türschilder

Dadurch werden aus schlichten digitalen Türschildern umfassende Raumreservierungssysteme. Sie tragen der veränderten Meeting- und Konferenzkultur in den Unternehmen Rechnung. Besprechungen werden heute spontaner einberufen, häufiger verschoben und erfordern öfter die Teilnahme Angehöriger unterschiedlicher Abteilungen als früher. Zusätzlich ist in vielen Büros der stete Wandel das einzige Feststehende: Mitarbeiter werden zu neuen Gruppen zusammengefasst oder in andere Gebäudeteile umgesetzt. In vielen großen Firmen ist die feste Zuordnung der Arbeitsplätze sogar ganz aufgehoben.

All das sorgt für Nachfrage nach Orientierungsmöglichkeiten. Anspruchsvolle Raumreservierungssysteme bieten die - nicht nur für Räume, sondern auch für andere Ressourcen wie Catering, IT-Ausstattung oder Änderungen an der Bestuhlung. Da alles zentral und automatisiert abläuft, kann bei der Absage der Besprechung auch nicht vergessen werden, das Catering abzubestellen oder den Raum freizugeben.

Viele Systeme ermöglichen zudem zu Beginn des Meetings ein Check-in am Panel - entweder durch Tastendruck oder auch mit den ohnehin vorhandenen und für die Zugangskontrolle oder die Abholung von Ausdrucken am Kopierer genutzten Kartensysteme. Erfolgt das nicht innerhalb einer festgelegten Zeit, wird der Raum auf dem Display und im Backend wieder freigegeben und steht Kollegen zur Verfügung. Allein damit sind die Anschaffungskosten rasch amortisiert.

Ansatzpunkte für Fachhändler

In der Ausstattung von Meetingräumen erfahrene Dienstleister berichten, dass in Firmen 20 bis 40 Prozent der geplanten Meetings nicht stattfinden. Einblicke in die Auslastung der Räume erlauben es schon nach wenigen Monaten, Kapazitäten anzupassen und gegebenenfalls Mietkosten deutlich zu reduzieren.

Damit all das funktioniert, ist eine Integration in die von den Mitarbeitern zur Selbstorganisation genutzten Systeme erforderlich. Hier kommen IT-Systemhäuser mit ihrer Erfahrung ins Spiel. Sie können sich darüber Umsätze in dem rasch wachsenden Segment sichern, das bisher vor allem AV-Spezialisten vorbehalten war.

Eine weitere Möglichkeit, sich als Partner ins Gespräch zu bringen und vom Wettbewerb abzusetzen ist es, im Rahmen von WLAN-Projekten digitale Türschilder als Zusatznutzen vorzuschlagen. Einfachere Geräteserien lohnen sich in Büroumgebungen ab fünf Räumen. In anderen Fällen, etwa in einer Arztpraxis oder der Gastronomie, können auch bei wenigen Räumen schon aufwendigere Modelle sinnvoll sein - entweder wegen der Zusatzfunktionen oder aus repräsentativen Gründen.

Auswahlkriterien für Raumreservierungssysteme

Bei den Kriterien für die Auswahl eines Herstellers und einer Produktreihe sollte die Frage nach der Kompatibilität des bereits verwendeten Kalendersystems ganz oben stehen. Je weniger Einarbeitungsaufwand für die Mitarbeiter, umso schneller und umfangreicher werden sie die neuen Möglichkeiten nutzen.

Anschließend gilt es, den Montageort festzulegen. Davon hängt es auch ab, ob Modelle mit Batterie verwendet werden müssen - etwa weil sie auf Glaswänden oder Glastüren montiert werden sollen - oder ob die Stromversorgung über ein Netzteil oder via Power-over-Ethernet infrage kommt. Bei LCD-Modellen ist Batterie- oder Akkubetrieb aufgrund des Strombedarfs wartungsintensiv. Sie eignen sich nur für kleinere Installa­tionen. Modelle auf E-Ink- oder E-Paper-Basis kommen mit weniger Energie aus. Je nach Modell und Nutzung reicht eine Batterie deutlich länger als fünf Jahre.

Werden Zusatzfunktionen benötigt, reicht es meist, sie über das Backend zu realisieren. Da ist es sinnvoll, über ein offenes API viele Möglichkeiten zu haben. Das bietet für Dienstleister auch Ansatzpunkte, mit Kunden erneut ins Gespräch zu kommen. Vorstellbar ist die Anbindung der Haustechnik, damit sie über erforderliche Ausstattung mit Stühlen, Tischen und Präsentationsausrüstung benachrichtigt wird und bestätigen kann, dass diese fristgerecht bereitgestellt wurde. Auch auf Defekte kann auf diesem Weg hingewiesen werden, und die Küche lässt sich benachrichtigen, wenn Erfrischungen gereicht werden sollen. Schließlich kann es auch sinnvoll sein, Buchungsinformationen auf zentralen Displays anzeigen zu lassen - etwa damit bei einer Veranstaltung jeder seinen Raum findet.

Ausgewählte Anbieter von Raumreservierungssystemen

Viele Anbieter haben ihre Wurzeln in der Konferenzausstattung oder bei AV-Systemen. Sie vertreiben überwiegend direkt an Endkunden oder über eine geringe Anzahl direkt betreuter, spezialisierter Partner.

Eine breitere Partnerbasis hat der schwedische Anbieter Evoko. Er bedient das Segment seit über zehn Jahren und sieht sich weltweit als Marktführer bei hochwertigen Systemen. In Deutschland werden sie über die AV-Distributoren Comm-Tec und Kern & Stelly vertrieben. Die Produkte sind im oberen Preissegment angesiedelt und zeichnen sich durch Design und Funktionalität aus. Schwerpunkt ist die Ausstattung von Konferenzräumen, bedient werden vor allem große Kunden. Neu ist eine App, in der sich der Grundriss von Firmengebäuden und die Ausstattung von Räumen hinterlegen lassen und die dann bei der Suche nach dem passenden Besprechungsraum hilft.

Seit 2018 im deutschen Markt ist der aus der Schweiz stammende Anbieter Roomz. Beim Markteintritt hilft ihm Also. Die Palette an Unterstützung für den Fachhandel reicht von Projektregistrierung über NFR-Kits und Marketing-Support bis zu Schulungen. Allerdings will der Anbieter bei der Vergabe des Partnerstatus wählerisch sein und sucht "eine beschränkte Anzahl von Partnern". Besonderheit sind die Direktbuchung am Display und die Verwaltung über die Cloud. Ergänzt wird das Angebot kabellos funktionierender E-Paper-Displays um einen Sensor, der die Raumbelegung prüft und mit den Reservierungen abgleicht. Findet eine Sitzung nicht statt, wird der Raum freigegeben.

Bereits einen funktionierenden IT-Channel hat Lancom. Das Unternehmen bietet nicht nur Raumbeschilderun-gen an, sondern auch per WLAN ansteuerbare Preisschilder und Info-Displays mit E-Paper-Technologie. Es hebt natürlich auf die optimierte WLAN-Integration ab. Die hilft unter anderem, die Batterielaufzeit zu erhöhen. Für den Mechanismus hält Lancom ein Patent. Außerdem zeichnen sich die Produkte durch die Möglichkeit aus, Rot darzustellen, womit die Raumbelegung auf einen Blick erfasst werden kann.

Noch vor dem Schritt auf den deutschen Markt steht der niederländische Anbieter Leftclick mit seiner Marke Roomguide. Er wird aber angestrebt. Besonderheit ist, dass die Displays im Rahmen eines Vierjahresvertrags zur Miete angeboten werden. Innerhalb dieser Zeit kümmert sich der Anbieter um Austausch und Software-Updates. Letztere werden für mindestens fünf Jahre zugesagt. Sicherheit wird großgeschrieben, für Hard- und Software liegt eine Zertifizierung nach ISO 27001 vor - bedingt auch durch das umfangreiche Behördengeschäft in den Niederlanden. Bei der Fertigung setzen die Niederländer auf Unterstützung durch den deutschen Spezialisten Aaronn Electronic.