Im Rahmen des elektronischen Warenverkehrs ist immer häufiger zu beobachten, dass auch Rechnungen per E-Mail übersandt werden. Gerade bei Gewerbetreibenden führen derartige Rechnungen jedoch zu erheblichen Problemen, wenn diese vorsteuerabzugsberechtigt sind. Die Rechnung per E-Mail wird nämlich nur unter bestimmten Voraussetzungen als abzugsfähig anerkannt. Gemäß § 14 Abs. 1 S. 1 UStG ist das Unternehmen verpflichtet, Rechnungen auszustellen, in denen die Steuer gesondert ausgewiesen wird. Diese Rechnung muss grundsätzlich folgende Angaben enthalten:
1. den Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmens,
2. den Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers,
3. die Menge und die handelsübliche Bezeichnung des Gegenstandes oder Art oder
4. Umfang der Leistung,
5. den Zeitpunkt der Leistung,
6. das Entgelt der Lieferung,
7. den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag.
Die Rechnung selber muss hierbei in Schriftform vorliegen, also eine Urkunde im üblichen Sinne sein. Genau hier wird es bei per E-Mail übersandten Rechnungen problematisch: E-Mails selber gelten nicht als Urkunde, selbst für den Fall, dass sie nach dem Empfang ausgedruckt werden.
Eine elektronisch, das heißt meistens per E-Mail übermittelte Rechnung wird vom Finanzamt nur dann anerkannt gemäß § 14 Abs. 2 UStG, wenn sie eine digitale Signatur nach dem Signaturgesetz enthält. Dies ist bei den heutzutage verschickten E-Mail-Rechnungen regelmäßig nicht der Fall.