Für Buchführung, Rechnungslegung und Jahresabschluss gibt es bei der Umstellung auf den Euro unterschiedliche Vorschriften und Spielräume. Sie können vor allem dann wichtig sein, wenn das Wirtschaftsjahr des Handelsunternehmens vom Kalenderjahr abweicht. Aber auch wenn das Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr identisch ist, bleibt es zulässig, noch bis zum 31. März 2002 in D-Mark zu buchen. Das hilft all jenen Unternehmen, die aufgrund ihrer eingesetzten Software erst dann auf Euro umstellen können, wenn alle Nachbuchungen des letzten Geschäftsjahres in Mark erfasst sind.
Krücke für kleine und mittlere Fachhändler
Es ist auch eine Krücke für jene kleinen und mittleren Fachhändler, die voll ins Tagesgeschäft verwickelt sind, die Probleme unterschätzen und nicht rechtzeitig die Buchhaltung umgerüstet haben. Ab April des nächsten Jahres müssen aber alle Einzelbeträge und Buchungszahlen von Mark in Euro umgerechnet werden. Wer dagegen rechtzeitig zum 1. Januar umstellt, muss nach den Vorschriften der Finanzverwaltung beim Jahresabschluss nur die Kontensalden rückwirkend in Euro konvertieren.
Wenn das Geschäfts- vom Kalenderjahr abweicht, kann auch noch später als im März nächsten Jahres der letzte Schritt in die neue Währung getan werden. Dann muss freilich jede bis dahin in Mark vorgenommene Buchung einzeln in Euro umgerechnet werden. Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung dürfen dagegen letztmals am 31. Dezember dieses Jahres in Mark aufgestellt werden. Danach ist in jedem Fall und zu jedem Termin der Euro Pflicht. Eine gesonderte Euro-Eröffnungsbilanz mit der Neubewertung von Aktiva und Passiva ist nicht nötig, es genügt also eine reine Umstellungsbilanz.
Wo Einzelbuchungen später konvertiert werden, ist es besonders wichtig, die Zahlen richtig zu runden. Bei den Beträgen sind immer mindestens drei Stellen nach dem Komma zu berücksichtigen. Es wird kaufmännisch gerundet: Die dritte Stelle nach dem Komma entscheidet, ob auf- oder abgerundet wird. Dafür drei Beispiele:
3,93608 Mark ~ 2,0124857 ~ 2,01 Euro
19,6804 Mark ~ 10,062428 ~ 10,06 Euro
246,135 Mark ~ 125,84682 ~ 125,85 Euro
Ergebniswirksame Rundungsdifferenzen
Trotzdem werden sich Rundungsdifferenzen nie ganz vermeiden lassen. Das liegt nach Erfahrungen aus der Praxis unter anderem häufig daran, dass die für die Finanzbuchhaltung eingesetzte Software nicht genügend Stellen nach dem Komma bearbeiten kann. In diesen Fällen sollte die Buchhaltung zwei Konten einrichten, eines für Soll- und eines für Haben-Unterschiede durch Auf- und Abrundungen. Die Rundungsdifferenzen aus laufenden Transaktionen können so ergebniswirksam als "sonstige betriebliche Erträge" und als "sonstige betriebliche Aufwendungen" erfasst werden.
Die Kosten für den Übergang zur neuen Einheitswährung sind im Handel erheblich. Je nach Größe und Status der Unternehmen wird der technisch-organisatorische Aufwand auf 0,5 bis 0,8 Prozent vom Umsatz geschätzt. In der Bilanz können die Aufwendungen für neue Kassen, Scanner, Drucker oder EC-Cash-Terminals, die durch den Euro notwendig werden, aktiviert werden. Dauerhafte Wertminderungen für Güter des Anlagevermögens, also bei solchen Geräten, die keinen Euro verkraften, werden auch steuerrechtlich anerkannt. Dagegen sind etwa die Umstellung der Softwareprogramme, themenbezogene Mitarbeiterschulungen und Informationsmaterial für die Kunden nicht aktivierungsfähig. Eine einzige Ausnahme gibt es: Wenn es das Handelsunternehmen schafft, eine selbsterstellte Software eigenhändig an den Euro anzupassen, können die Kosten dafür in einem Sonderposten "Aufwendungen für die Währungsumstellung auf den Euro" bilanziert und vier Jahre lang mit je 25 Prozent abgeschrieben werden.
Ein besonderes Problem ergibt sich bei der Umrechnung des Eigenkapitals. Dabei werden aus bisher glatten Mark-Beträgen krumme Euro-Werte. Damit könnte man leben. Aber speziell bei Aktiengesellschaften, jedoch auch bei GmbHs und eingetragenen Genossenschaften sollen zumindest die Aktien und die Anteile der Gesellschafter auf glatte Euro-Beträge lauten. Also wird es zu einer geringfügigen Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln kommen, um diesen Effekt zu erzielen. Eine Herabsetzung des Kapitals aus gleichem Grund hat in der Praxis wegen der Schutzvorschriften für Gläubiger praktisch keine Bedeutung. Für die minimalste Anpassung bietet das Bundesjustizministerium einen "GmbH-Euro-Rech- ner" an. Der kann von der Homepage (www.bundesjustizministerium.de/euro/gmbh.htm) heruntergeladen werden.