Immer mehr Rechnungen und Lieferscheine werden elektronisch erstellt oder doch zumindest digitalisiert und dann elektronisch archiviert. Das Bayerische Landesamt für Steuern hat sich nun in zwei Verwaltungsanweisungen mit der Erstellung von Archiv-CDs zu Papierrechnungen und der Archivierung von Kontierungsvermerken bei elektronischen Rechnungen befasst. Zumindest die Ausführungen zu den Kontierungsvermerken betreffen praktisch jedes Unternehmen, das elektronische Rechnungen empfängt.
Zunächst geht die Behörde auf Anfragen ein, die insbesondere von Apothekern gestellt wurden. Es geht dabei um die Frage, ob Lieferanten - in Fall der Apotheken also die Pharmagroßhändler - anhand ihrer eigenen Unterlagen Archivierungs-CDs für ihre Kunden erstellen können, sodass die Kunden auf die Aufbewahrung der Tagesrechnungen und Lieferscheine des Lieferanten verzichten können. Dafür sieht die Finanzverwaltung jedoch keine gesetzliche Grundlage.
Zwar können auf Papier empfangene Rechnungen auch in digitalisierter Form auf einem Datenträger aufbewahrt werden. Das setzt aber voraus, dass die Wiedergabe bildlich mit dem Original-Eingangsdokument übereinstimmt. Dabei müssen also alle auf dem Original angebrachten Vermerke (Eingangsstempel, Sicht- und Kontrollvermerke, Korrekturen, Kontierungen etc.) erhalten bleiben. Aufbewahrungspflichtig ist daher der Handelsbrief, der dem Kunden zeitnah mit der jeweiligen Lieferung im Original zugegangen ist, und zwar unabhängig davon, ob der Kunde darauf tatsächlich Vermerke angebracht hat. Allein mit der Archivierungs-CD des Lieferanten erfüllt der belieferte Kunde daher seine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nicht. Die Archivierungs-CD gibt nämlich nicht die Originale des Kunden wieder, sondern Unterlagen eines Dritten.
Kontierungsvermerke bei elektronischen Rechnungen sind das Thema der zweiten Verwaltungsanweisung. Da bei dieser Art der Rechnungsstellung keine Originalbelege in Papierform mehr vorliegen, kann entsprechend auch keine Kontierung auf dem Beleg erfolgen. Gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind zur Erfüllung der Belegfunktion aber Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum auf dem Beleg erforderlich. Außerdem ist die Reihenfolge der Buchungen zu dokumentieren.
Wie diese Vorgaben auch bei elektronischen Rechnungen erfüllt werden können, dazu machen die GoBS jedoch keine Angaben. Weil bei elektronischen Rechnungen die Rechnung im Originalzustand auf einem Datenträger gespeichert werden muss, der Änderungen nicht mehr zulässt, ist eine Kontierung auf der Rechnung selbst auf elektronischem Weg nicht möglich, da sonst der Originalzustand nicht erhalten bleibt.