Um schriftliche Unterlagen in einen Dokumenten-Workflow einbringen zu können, werden sie mit Scannern oder Multifunktionsgeräten erfasst. Für einfachere Erfassungszwecke eignen sich durchaus die Alleskönner, bei komplexeren Aufgaben kommen die Dokumentenscanner ins Spiel (einen Ratgeber dazu finden Sie hier).
Die Hersteller von All-in-One- und Multifunktionsgeräten sehen in der Dokumentenerfassung einen Mehrwert, um sich weitere Kundenkreise zu erschließen. "Beim Thema Hardware geht der Trend weg von Einzelgeräten, also Kopierern, Druckern, Scannern oder Faxgeräten, hin zu Multifunktionsgeräten, die diese Aufgaben in einem einzigen Gerät bündeln", glaubt Jochen Mohr, IPG Solution Business Developer bei Hewlett-Packard Deutschland. Für Frank Strotmann, Produkt Marketing Manager Lösungen bei Kyocera, ist auch der Anschaffungspreis relevant: "Leistungsfähige MFP-Scanner mit automatischem Einzug, hoher Blattkapazität und schnellem Einzug reduzieren die Investitionen in spezielle Dokumentenscanner", erklärt er.
Die Hersteller von Dokumentenscannern sehen das naturgemäß etwas anders. "Man kann bestimmte Arbeiten mit optimaler Scanner-Performance erledigen, die ein Multifunktionsgerät niemals erreicht", sagt Thomas Wulle, Geschäftsführer des Scannerherstellers Avision. Der Trend gehe hin zu Scannern, die für kleinere Organisationseinheiten gedacht sind, also Abteilungen und Arbeitsgruppen.
In einem sind sich die Parteien aber einig: Mit Scannen allein ist es nicht getan. "Eine Einbindung in ein Dokumentenmanagementsystem per Scan-to-Folder oder Scan-to-E-Mail ist heute nicht mehr zeitgemäß", erklärt Kyocera-Manager Strotmann. Für eine effiziente Erfassung benötige man die entsprechende Middleware. "Gefragt sind Anwendungen, die sich problemlos in SAP-, Business-Process-Management- oder CRM-Systeme integrieren lassen", ergänzt HP-Mitarbeiter Mohr.