Nicht an die Kette
Anwender und ganze Abteilungen sollten nicht in die risikobehaftete Schatten-IT getrieben werden. Man könne die Mitarbeiter im Zeitalter von Consumerization of IT und Social Business nicht rigoros an die Kette legen. Sie bräuchten vielmehr einen ITIL-konformen und somit anforderungsgemäßen Spielraum für produktives und vor allem sicheres Arbeiten mit neuen Medien.
"Systeme aus der Cloud grundsätzlich abzuschalten ist auf jeden Fall kontraindiziert", erklärt Direkt-Gruppe-Manager Lührs. Die IT könne von Cloud-Anbietern vielmehr profitieren, ihr eigenes Image verbessern und sich gegenüber den Anwendern als Berater auf Augenhöhe positionieren. "Dazu muss sie von den Vorzügen lernen, die Cloud-Software heute bietet." Einfache, intuitive Bedienung, schnelle Konfiguration und sofortige Verfügbarkeit, um einige zu nennen.
Thema erledigt
Die IT solle zum Beispiel selbst eine den Anwenderbedürfnissen entsprechende unternehmensweite File-Sharing- und Collaboration-Lösung auf die Beine stellen, regt Lührs an. Dann habe sich das Thema Dropbox oder Projekt-Management-Tool aus der Cloud schnell erledigt. Wichtig sei außerdem, dass insgesamt das IT-Service-Management agil entwickelt und betrieben werde. Dies sei für traditionelle IT-Abteilungen zwar eine Herausforderung, jedoch unumgänglich.
- "Redaktionsbro"
Da wird das "Redaktionsbüro" zum "Redaktionsbro": Die „Central Desktop“-Lösung kommt wie viele andere amerikanische Lösungen im Netz nur schlecht bis überhaupt mit Umlauten in Bezeichnung klar. - Assistenten helfen online
Das Hinzufügen neuer Kollegen zum bestehenden Workspace ist bei Central Desktop schnell erledigt und bietet übersichtliche Möglichkeiten, den Anwender entsprechende Rechte zuzuweisen. - Bildbehandlung
Die Lösung Central Desktop bietet in einem Workspace auch die Möglichkeit, mit Bildern umzugehen: Leider zeigt sich auch hier die Schwäche bei der Arbeit mit Dateinamen, die nicht dem einfachen ASCII-Zeichensatz ohne Umlaute entsprechen. - Online-Hilfe
Online-Hilfe, die das Arbeiten erleichtern kann: Durch interaktive Hilfe ermöglicht es die Software von Projectplace relativ einfach, Projekt anzulegen und zu betreuen. - Farbcodes
Farben helfen bei der Visualisierung: Dadurch werden die unterschiedlichen Aktivitäten innerhalb eines Projekts deutlicher hervorgehoben – die Teammitglieder erhalten so unter Projectplace schnellen einen entsprechenden Überblick. - Mobil geht's auch
So werden auch die mobilen Mitarbeiter eingebunden: Für den Zugriff auf die Projectplace-Lösung steht auch einen Android-App bereit, die zwar nicht alle Funktionen des Web-Interfaces bieten kann, aber einen grundsätzlichen Überblick gewährt. - Registrierung
Eine Registrierung ist notwendig: Wie bei vielen anderen Collaboration-Lösungen, die einen Server in der Cloud bereitstellen, ist auch beim Einsatz von „amagno“ zunächst eine Registrierung notwendig. - Gruppenarbeit
Ist die erste Gruppe eingerichtet, so können mit Hilfe der "amagno"-Software entsprechende Dokumente relativ leicht und schnell automatisch gesichert werden. - Dokumentenaustausch
Arbeiten mit den "Magneten" und vor allen Dingen mit den Dokumenten: Hier zeigte es sich, dass die "amagno"-Lösung sehr gut mit den unterschiedlichen Dokumententypen umgehen kann. - Teamdrive
Aufgeräumte Oberfläche: Mit der Version 3.1 stellt die Lösung "Teamdrive" eine ganze Reihe von Informationen zur Verfügung, die sich natürlich erst nach und nach füllen – hier ist der Client direkt nach der Installation zu sehen. - Einladung
Einladung für die Verwendung eines Team-Spaces: Direkt aus der Anwendung heraus kann ein Nutzer andere Teammitglieder zur Nutzung seines Teamdrive-Bereiches einladen. - Auch für Android
Zugriff auch vom Android-Tablet (hier unter Android 4.22): Die Teamdrive-App bietet dabei allerdings nicht alle Möglichkeiten, die dem Anwender mit dem Windows-Client zur Verfügung stehen. - SharePoint machts selbst
Das Vorbereitungstool für SharePoint Foundation 2013: Microsoft hilft hier dem Anwender sehr gut dadurch, dass die benötigten Softwareprodukte automatisch nachinstalliert werden – trotzdem stoppt die Installation nur allzu häufig mit kryptischen Fehlermeldungen. - Der fertige SharePoint
Es ist vollbracht: Der SharePoint Foundation Server 2013 wurde auf einem Windows Server 2008 R2 installiert und präsentiert eine Web-Oberfläche für die weitere Konfiguration.
Auch IT-Manager Kaiser von Roche machte gute Erfahrungen damit, Anwendern zuzuhören und auf ihre Bedürfnisse einzugehen. "Wir haben gelernt, dass sich die Rolle der Zentral-IT verändert. Wir sind nicht der alleinige Anbieter von IT-Lösungen, sondern müssen den Fachbereichen helfen, die für sie richtigen Lösungen – ob aus der Cloud oder nicht – schnell und sicher in das Unternehmensnetzwerk zu integrieren. Das kommt nicht nur den Anwendern zugute, sondern es stärkt auch die Rolle der IT als Business-Partner."
Kein Wenn und Aber
Die IT müsse sich daran gewöhnen, nicht mehr alles in eigener Regie zu managen. Den Fachbereichen gelte es zu vermitteln, dass ihnen nichts weggenommen werden solle, lautet der Rat von Wissenschaftler Rentrop. Das werde die Zusammenarbeit deutlich erleichtern. In einem Punkt lässt er allerdings nicht locker: "Selbst wenn die Fachabteilung eigene Systeme betreibt, die Inventur in der Konfigurationsdatenbank und im Serviceportfolio muss vollständig und aktuell sein." Loslassen, aber bitte kontrolliert, lautet also die Devise – damit aus den Schatten kein Tal der Finsternis wird. (tö)
Autor: Bernd Seidel