An diese Art der gegenseitigen Information sind hohe Anforderungen stellen, dies gilt für externen Schriftverkehr wie Geschäftsbriefe oder Kundenangebote ebenso wie für interne Schreiben wie beispielsweise Hausmitteilungen, Memos oder Entscheidungsvorlagen gleichermaßen.
Beachten Sie bei Ihrer eigenen schriftlichen Kommunikation Folgendes:
Eiserne Regel für den Chef
Es ist eine eiserne Regel: Ein Chef muss sich gut ausdrücken können. Jedes Ihrer Schreiben ist Ihre Visitenkarte. Der Adressat Ihres Schreibens beurteilt Sie danach, was Sie sagen und wie Sie es ausdrücken. Über Ihre sprachliche Kompetenz schließt er auf Ihre intellektuellen Fähigkeiten und darüber hinaus auf Ihre Arbeitseinstellung. Wer schlampig schreibt und nicht auf richtige Grammatik und Rechtschreibung achtet, dem wird unterstellt, dass er sich entweder keine Mühe gibt oder - was noch viel schlimmer ist - dass er es nicht besser kann. Und wenn Sie unstrukturiert schreiben und unverständlich formulieren, wird man Ihre Fähigkeit bezweifeln, klar und logisch zu denken. Nutzen Sie die Chance, mit schriftlichen Äußerungen einen guten Eindruck zu machen - ob nach "oben" oder nach "unten". Dazu zählen auch E-Mails: Fehler fallen hier genauso auf wie bei allen anderen Schreiben, zumal viele E-Mails zu Demonstrationszwecken ausgedruckt und verteilt werden.
Befolgen Sie die Grundsätze für gutes Schreiben. Externe wie interne Schreiben müssen sachlich richtig, verständlich und möglichst knapp formuliert sein. Im Einzelnen bedeutet dies:
Achten Sie auf Richtigkeit und Präzision
Formulieren Sie Ihre Aussagen sachlich richtig und eindeutig. Verwenden Sie eine klare Ausdrucksweise. Eine blumige Ausdrucksweise wirkt unprofessionell und inkompetent. Was Sie schreiben, muss logisch, also folgerichtig und in sich widerspruchsfrei sein. Strukturieren Sie den Inhalt längerer Schriftstücke klar und nachvollziehbar.