Von Boris Böhles
"Mail‘ mir mal eben die Präsentation zu, ich schaue sie mir kurz an, ob Du sie so lassen kannst." Dieser Satz kommt im Geschäftsalltag öfter vor. Leichter gesagt als getan. Die Dateigröße von Powerpoint-Präsentationen erreicht schnell mehrere Megabyte, je nachdem, ob sie zum Beispiel viele Fotos oder andere eingebettete Objekte wie Excel-Tabellen, Word-Dokumente oder CAD-Pläne enthält. Ein Versenden per E-Mail wird schnell unmöglich.
Dieser Problematik hat sich der Hersteller Balesio gewidmet und die Software "PPT Minimizer" entwickelt. Mit ihr schrumpft der Anwender in Sekunden die Dateigröße einer Powerpoint-Präsentation um bis zu 96 Prozent. Das Programm wandelt dazu die eingebetteten Objekte in Bilder um und komprimiert diese. Fotos in der Präsentation werden ebenfalls komprimiert. Außerdem entfernt der Minimizer Metadaten von Powerpoint-Dateien.
In der Praxis gelingt die Dateiverkleinerung erstaunlich gut. Zwar werden nicht immer die angepeilten 96 Prozent erreicht, die Effizienz hängt von jeder einzelnen Präsentation ab. Trotzdem verkleinerten sich im Test drei unterschiedlich große PPT-Dateien um ein Vielfaches: Eine 3,85-MB-Datei schrumpfte auf 0,66 MB (um 82,7 Prozent kleiner), eine 6,43-MB-Datei auf 0,40 MB (um 93,7 Prozent kleiner), und eine 26,07 MB große Präsentation war nach der Optimierung nur noch 2,52 MB (um 90,3 Prozent kleiner) groß - ein gutes Ergebnis.
Automatisch speichert die Software die neue Powerpoint-Datei auf der Festplatte mit dem Namenszusatz "(PPT Minimizer)" ab. Im Vergleich zu den Originalpräsentationen verschlechtert sich die Qualität von eingefügten Bildern. Sie sind unscharf und pixeliger als die Originale. Herkömmliche Folien indes sind nicht von den Originalen zu unterscheiden. Hat man also wenige oder keine Fotos in seinen Präsentationen, eignen sich die komprimierten PPTs absolut zum Präsentieren.
Neben den Standardeinstellungen erlauben außerdem benutzerdefinierte Einstellungen, die Kompressionsstufe anzupassen. So kann jeder Anwender Qualität und damit Dateigröße der komprimierten PPTs selbst bestimmen.
Eines muss allerdings bedacht werden: Nachdem eine Präsentation mit PPT Minimizer komprimiert wurde, lässt sie sich nicht mehr bearbeiten. Auch eine Rückverwandlung ist nicht möglich. Aber das ist nicht Sinn und Zweck der Software. Im Vordergrund steht eindeutig, Präsentationen für den E-Mail-Versand zu optimieren. Deshalb arbeitet das Programm auf Wunsch mit Microsoft Outlook oder E-Mail-Programmen, die MAPI unterstützen, zusammen. Es ist möglich, dass eine PPT-Datei automatisch komprimiert wird, sobald sie mit Outlook via E-Mail verschickt werden soll. Auch erfreuliche: PPT Minimizer muss nicht zwingend auf dem PC installiert werden. Die Software startet auch direkt von der CD.