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Vor der Verbreitung und Durchsetzung elektronischer Kommunikation per E-Mail waren die Voraussetzungen und die einzelnen formalen Bestandteile eines schriftlichen Vertrages unproblematisch und in der Regel für jeden Vertragspartner leicht zu erfassen: Am Ende eines Vertragstextes auf Papier ist dieser handschriftlich zu unterzeichnen, zum Zwecke der Dokumentation und der Auslegung zudem möglichst unter Angabe des Datums.
Wurden später einzelne handschriftliche Änderungen oder Ergänzungen am (gedruckten) Vertragstext vorgenommen, so konnten auch diese Textstellen mit einem handschriftlichen Abzeichnen - beweisbar - in den Vertrag mit aufgenommen werden. Diese einfache Handhabbarkeit schriftlicher Verträge endet jedoch dort, wo nur noch elektronische Kommunikation erfolgt, was heute weit verbreitet ist. Solange die Vertragsabwicklung zwischen den Vertragspartnern reibungslos verläuft, also Leistungs- und Zahlungspflichten ohne Weiteres erfüllt werden, treten auch keine rechtlichen Probleme zutage.
Etwas anderes gilt aber dann, wenn über den Inhalt oder den Zeitpunkt des Vertragsschlusses Unstimmigkeiten auftreten oder sich eine der Vertragsparteien gar auf "Formnichtigkeit" eines Rechtsgeschäfts beruft. Ist die Konfliktsituation in Vertragsverhältnissen erst eskaliert, werden die Parteien den jeweils bei Ihnen vorliegenden Schriftwechsel nicht (mehr) offen legen, sofern er ihre Beweissituation verschlechtern könnte, so dass Fehler oder Nachlässigkeiten in der gerichtsfesten Dokumentation des elektronischen Vertragsschlusses per E-Mail oder elektronischem Dokument (etwa als pdf-Datei) spätestens zu diesem Zeitpunkt ganz erheblich Nachteile mit sich bringen.
Eine rechtssichere Dokumentation erscheint ganz besonders in den Geschäftsbereichen aussichtslos, wo täglich unter Umständen mehrere hundert Einzelverträge elektronisch abgeschlossen werden, so etwa bei Groß- und Zwischenhändlern.