Änderungsoption einbauen
Betrachtet man die IT-Leistungen an sich, müssen sich die Beteiligten im Klaren sein, dass sich die Anforderungen an die ursprüngliche Leistung rasch ändern können. Der Anwender sollte daher darauf bestehen, zu Beginn des Vertrages eine "Änderungsoption" zu integrieren. Sinn und Zweck eines solchen sogenannten "Change-Request-Regelung" ist es, den Umgang mit Mehraufwand zu regeln, der konkret bei Vertragsschluss noch nicht feststand.
Da zu diesem Zeitpunkt jedoch bereits absehbar ist, dass es im Projektverlauf zu Mehraufwand durch Veränderung der Leistungsanforderung kommen kann, bedarf es dringend einer solchen Regelung. Wenn beide Parteien dies versäumen, ist der Ärger im Nachhinein vorprogrammiert. Da für den Anbieter immer die Leistung die maßgebliche Grundlage für die Preiskalkulation ist, wird er sich entschieden dagegen wehren, eine Leistung zu erbringen, zu der er laut Vertrag nicht verpflichtet ist.
Für den Prozess der nachträglichen Leistungsbeschreibungen sollte der IT-Vertrag eine entsprechende Klausel für ein förmliches Verfahren festlegen. Es ist empfehlenswert, bestimmte Fristen für die Antwort zum Änderungsverlangen zu vereinbaren. Ferner sollte diese Änderung wie auch das Change-Request-Verfahren selbst schriftlich dokumentiert werden.
Inhaltlich müssen die Change-Request-Klauseln Regeln und Kriterien festlegen, wonach die Auswirkungen und der Umfang eines Änderungsverlangens quantifiziert werden können. So kann es z.B. sinnvoll sein, in so genannten Impact-Stufen Kriterien zu bestimmen, die eine Kategorisierung der Änderungswünsche anhand Ihrer Auswirkungen und des entstehenden Arbeitsaufwandes ermöglichen. So können minimale Änderungen am Projekt weniger förmlich behandelt und leichter beschlossen werden, als grundlegende Umstrukturierungen.