Phase 3: Anbieterpräsentation und Vorentscheidung
Diese sechs Anbieter präsentieren ihre Lösung und ihr Angebot anhand eines Testszenarios mit den wichtigsten Anforderungen der Ausschreibung. Die Anbieter mit den besten Präsentationen haben die nächste Runde im Auswahlprozess erreicht. Das Projektteam vereinbart mit diesen Kandidaten eine Teststellung und Referenzkundenbesuche. Für die Teststellung ist eine eintägige Schulung der Testanwender beim Anbieter sinnvoll. Dabei bietet sich auch die Gelegenheit, den Softwarehersteller ein Stück besser kennenzulernen.
Auf diese Phase des Auswahlprozesses sollten die Projektverantwortlichen auf keinen Fall verzichten. Teststellung und Referenzkundenbesuche sind ein absolutes Muss. In dieser Phase scheiden Anbieter aus, die die Anforderungen nicht zufriedenstellend erfüllen konnten. Auf der Basis der Ergebnisse wird der Anbieterkreis immer weiter eingeschränkt, bis zwei annähernd gleichwertige Anbieter verbleiben.
Phase 4: Feinspezifikation und Vertragsverhandlung
Foto: Schwetz Consulting
Am Ende der CRM-Auswahl steht die Verhandlung der Verträge mit den letzten beiden Anbietern. Als Grundlage für die verbindlichen Vertragsinhalte erarbeitet das Projektteam parallel mit den Anbietern die Anforderungen anhand des Lastenhefts. Im Rahmen mehrtägiger Workshops werden die Details in einem Pflichtenheft festgelegt. So entsteht eine verbindliche Kalkulationsgrundlage für die Anbieter. Damit lassen sich die Kosten für die unternehmensspezifischen Anpassungen der Software in verbindlicher Form ermitteln.
Als Zeitdauer für den Auswahlprozess von CRM-Systemen im Mittelstand sollten Unternehmen mindestens zwölf Wochen ab Vorliegen des Lastenhefts ansetzen. In den meisten Fällen wird diese Zeit jedoch wegen der zeitaufwendigen Vertragsverhandlungen überschritten. (wh)