Nicht zuletzt aufgrund der zunehmenden Cloud-Lösungen gewinnt Outsourcing wieder an Bedeutung. Die Verhandlung entsprechender Verträge ist eine Herausforderung für Anbieter und Anwender. Beide Seiten müssen genau wissen, was sie voneinander wollen.
von von Britta Hinzpeter (Kanzlei DLA Piper) und Thomas Jansen (Partner der internationalen Rechtsanwaltskanzlei DLA Piper in München )
Grob betrachtet, lässt sich ein Outsourcing-Vertragswerk in neun Bestandteile zerlegen: Ausschreibung, Vergabe, Leistungsbeschreibung, Service-Levels, Vergütung, Benchmarking, Haftungfragen, Nutzungsrechte und Schutz des geistigen Eigentums sowie Exit-Management. Hinsichtlich jedes dieser Teile muss der Auftraggeber nicht nur aus juristischer Sicht die richtigen Fragen stellen; auch die betriebswirtschaftliche Perspektive darf nicht zu kurz kommen. Aus diesem Grund haben die Autoren den Unternehmensberater Karsten Leclerque, Principal Consultant Outsourcing & Cloud bei Pierre Audoin Consultants (PAC) in München, zu Rate gezogen.
Die Ausschreibung
Der Ausschreibungsprozess legt den Grundstein für den Erfolg eines Outsourcing-Projekts. Wer IT-Leistungen auslagern will, muss zuerst die fachlichen Anforderungen definieren und in der Ausschreibung wiedergeben, also ein Lastenheft erstellen. Die Projektverantwortlichen sollten sich fragen, welche Leistungen aus technischer, prozessökonomischer und wirtschaftlicher Sicht extern bezogen werden sollen, um betriebliche Prozesse zu beschleunigen, deren Qualität zu verbessern oder sie ökonomischer zu gestalten. Die wichtigsten Fragen an das Business lauten hierbei:
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Sind die Projektziele und Projektanforderungen (Kostenersparnis, Serviceverbesserung, Flexibilität etc.) unternehmensintern klar definiert?
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Bildet die Ausschreibungsunterlage die Projektziele und Projektanforderungen entsprechend ab (zum Beispiel Beschreibung der Soll-Situation, Schwachstellen oder Problembereiche, Budgetvorgaben)?
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Enthält die Ausschreibungsunterlage bereits einen Vertragsentwurf oder wesentliche Vertragselemente (beispielsweise Musterklauseln zur Leistungspflicht, Haftung, Kündigung)?
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Sind Anforderungen und Fragen verständlich formuliert und so gestaltet, dass Anbieter zur Abgabe eines detaillierten Angebotes gezwungen sind?
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Wurden intern Personalressourcen zugeordnet und Projektrollen in den involvierten Abteilungen (IT, Rechtsabteilung, Geschäftsbereiche wie Finance etc.) verteilt?
Wie der Unternehemsberater Leclerque ergänzt, ist in dieser Phase die Beteiligung sämtlicher Stakeholder entscheidend. Nur so lasse sich ein wirklich einheitliches Verständnis für Status Quo und Ziele der Vergabe schaffen. Schließlich könnten Kriterien wie Kostenersparnis und Serviceverbesserung durchaus im Widerspruch zueinander stehen.