Form der Aufbewahrung
Auch die Form der Aufbewahrung wird im HGB und der AO mehr oder weniger klar geregelt. Nach Paragraph 257, Absatz 3, HGB, können die oben erwähnten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Dies gilt nicht für Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse. Doch muss sichergestellt sein, dass die Wiedergabe oder die Daten mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die Archivierung originär zu erfolgen hat. Das bedeutet, dass digitale Unterlagen elektronisch, also auch in dieser Form, archiviert werden müssen. Eine Aufbewahrung des Ausdrucks ist demnach nicht ausreichend.
Zusammenfassend gilt: Eine elektronische Archivierung erfordert,
- dass eine geordnete Aufbewahrung zur schnellen Überblicksgewinnung existiert,
- dass die archivierten Daten bildlich beziehungsweise inhaltlich identisch mit dem Original sind,
- dass archivierte Unterlagen innerhalb der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind,
- dass Daten jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden müssen und
- dass eine Möglichkeit zur maschinellen Auswertbarkeit (Paragraph 147, Abs. 2, AO) gegeben ist.
Neben den gesetzlichen Vorgaben gelten darüber hinaus die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS). Diese - nur teilweise niedergeschriebenen - Vorschriften werden aus HGB und AO hergeleitet, ergeben sich jedoch auch vor allem aus Wissenschaft und Praxis, der Rechtsprechung sowie Empfehlungen der Wirtschaftsverbände. Es gelten in diesem Zusammenhang vor allem der:
- Grundsatz der Richtigkeit nach Paragraph 239, Abs. 2, HGB (keine Buchung ohne Beleg)
- Grundsatz der Zeitgerechtigkeit nach Paragraph 239, Abs. 2, HGB (Erfassung zeitnah und periodengerecht zum Geschäftsvorfall)
- Grundsatz der Ordnung und Sicherheit nach Paragraph 239, Abs. 2, HGB (formalisiertes und standardisiertes System zur Erfassung der Geschäftsvorfälle)
- Grundsatz der Unveränderlichkeit nach Paragraph 239, Abs. 3, HGB (Verhinderung von Manipulationen)