Verstoß gegen Aufbewahrungspflichten und Rechtsfolgen
Eine mangelhafte oder fehlende Archivierung - und dies gilt auch für E-Mails - ist grundsätzlich mit einer Nichterfüllung der Buchführungspflicht gleichzusetzen. Diese kann als Ordnungswidrigkeit bis hin zur Steuerhinterziehung geahndet werden. Deliktisches Handeln kann nach Paragraph 283 StGB mit einer Geld- oder Freiheitsstrafe betraft werden. Beim Verdacht der Steuerhinterziehung nach Paragraph 370, AO, kann das zu einer Freiheitsstrafe von bis zu zehn Jahren führen.
Doch dazu kommt es im Regelfall und bei Erstverstößen kaum. Allerdings zieht eine leichtfertige Steuerverkürzung nach Paragraph 378 AO bereits Geldbußen von bis zu 50.000 Euro nach sich. Das Finanzamt kann in leichteren Fällen aber auch die Besteuerungsgrundlagen schätzen und eine ordnungsgemäße Aufbewahrung für die Zukunft per Zwangsgeld erzwingen. Eine mögliche Maßnahme des Fiskus in diesem Zusammenhang ist, die Vorsteuerabzugsfähigkeit einzuschränken oder gar zu sperren. Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen hängt von dieser Marge die Existenz ab. Immer haften die Geschäftsführung und die Beteiligten auch privat und uneingeschränkt als Folge ungenügenden Risikomanagements gemäß Paragraph 93, Abs. 2, des Gesetzes zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG).