Professionelle Lösungen erleichtern Archivierung enorm
Professionelle Lösungen übernehmen die sichere Archivierung und sorgen so gleichzeitig für eine revisionssichere Aufbewahrung. Mit Collax E-Mail Archive, einem Modul für den Collax Business Server (CBS), dem Collax Platform Server, sowie der neuen Collax Groupware Suite, stellt Collax eine kostengünstige und einfach zu implementierende Umgebung zur Verfügung. Das Modul zeichnet sich durch eine revisionssichere Aufbewahrung von E-Mails aus und bietet neben umfangreichen Suchfunktionen mit indizierten Recherchemöglichkeiten eine hohe Datenintegrität sowie sichere Zugangsberechtigungen. Dabei lässt sich die Archivierung prozess- und mitarbeiterunabhängig durchführen.
Das Funktionsprinzip der E-Mail-Archivierung: Beim Versenden oder Empfangen einer E-Mail wird automatisch eine Kopie im Archiv erstellt. Eine elektronische Signatur für jede Nachricht gewährleistet, dass die Authentizität jederzeit nachgewiesen werden kann. Über einen Web-Zugriff erhalten ausgewählte Benutzer Zugang zum Archiv und können so auf die eigenen empfangenen und versendeten E-Mails zugreifen. Autorisierte Prüfer indes erhalten per Auditoren-Zugang Zugriff auf alle archivierten E-Mails. Darüber hinaus werden alle E-Mails im Archiv für die Suche per Web-Anwendung indiziert.
Zu den Suchkriterien gehören kombinierbare Felder wie Betreff, Absender, Empfänger, Inhalt sowie definierbare Zeiträume. Die Suchergebnisse lassen sich dabei einzeln oder in einer Gruppe weiterleiten oder herunterladen, um beispielsweise Anhänge direkt in der Web-Anwendung öffnen zu können.
Wichtig dabei: Ganz im Sinne rechtlicher Bestimmungen werden E-Mails durch keine dieser Aktionen verändert. Selbst wenn E-Mails aus der Sammlung geladen und erneut versendet werden, wird ein neues Objekt im Archiv abgelegt. E-Mails lassen sich zudem als Dateien im ISO-Format auf CD oder DVD brennen. Zudem ist es möglich, Daten, die bereits auf externe Medien geschrieben wurden, zurückzuspielen.
Der Autor Falk Birkner ist VP Sales und Marketing EMEA bei der Collax GmbH.
Kontakt: Tel.: 089 990157-0, E-Mail: info@collax.com, Internet: www.collax.com/de oder über Pia Carola Erven, Lewis Global Public Relations, Tel.: 089 173019 21, E-Mail: PiaE@lewispr.com, Internet: www.lewispr.de