Herr Müller musste heute um 5:30 Uhr aufstehen, damit er es bis 10 Uhr rechtzeitig zum 250 Kilometer entfernten Meeting schafft. Um halb zwölf ist schon wieder Schluss, ein bisschen Small Talk und Zeit für´s Networking, und schon geht es wieder zurück. Wie produktiv der Nachmittag war, kann sich jeder selbst denken.
Zeit ist Geld. Längst halten Unternehmen daher Meetings via Internet ab. Rund ein Viertel der DAX-30-Unternehmen nutzt die Videotelefonie bereits. Denn Videokonferenzen haben viele Vorteile: Nicht nur, dass man sein Gegenüber sieht und sich bequem mit mehreren Personen gleichzeitig unterhalten kann. Ein ruhiger Platz und ein Smartphone ersetzen die teure Anreise.
Doch eine erfolgreiche Web-Konferenzen muss geplant sein. Einige Dinge sollten IT-Dienstleister ihren Kunden mit an die Hand geben, damit das Online-Meeting auch effektiv ist. ChannelPartner verrät Ihnen, welche.
Foto: Harald Karcher
Frühzeitig schulen
Nach der Einführung einer neuen Web-Konferenz-Lösung ist vor allem eines wichtig: Sowohl der Leiter – bzw. Moderator – als auch die Teilnehmer müssen sich mit den Funktionen der neuen Lösung vertraut machen; das ist eine grundlegende Voraussetzung, um das Tool effektiv zu nutzen.
Vor allem, wenn sich die Fragen zu den Funktionen der Lösung während der Web-Konferenz häufen, lenkt das vom eigentlichen Thema ab – und das auf Kosten derer, die sich vorbereitet haben.
Zeit ist Geld
Auch wenn die Teilnehmer nicht physisch präsent sind, ist Pünktlichkeit genauso wichtig wie bei echten Meetings. Hier gilt: Mit der Anzahl der Teilnehmer steigen die Kosten, die entstehen, wenn andere warten müssen.
Es ist nicht selten, dass plötzlich kurz vor dem Meeting die Einwahldaten weg sind. Ein Stress, auf den man gerne verzichtet. Ein zentraler und immer gleichbleibender Ort, an dem ein Teilnehmer die Einwahldaten hinterlegen – beispielsweise im Kalender –, wirkt solch hektischen Situationen entgegen.
Generell schadet es bei Web-Konferenzen keinesfalls, sich ein paar Minuten früher anzumelden. Sollte einmal bei der Einwahl ins Meeting etwas nicht klappen, bleibt so etwas Zeit, um reagieren zu können.
- 1. Technik
Vor dem Start einer Webkonferenz sollten sich alle Teilnehmer mit der Technik vertraut machen. Das gesamte Equipment, die Software oder die Webcam müssen vorher ausprobiert werden, etwa in einer Test-Konferenz. - 2. Weniger ist mehr
Die Zahl der Teilnehmer sollte auf sechs bis sieben, die Dauer einer Webkonferenz auf 90 Minuten begrenzt sein. Mehr ist manchmal nicht zu vermeiden, geht aber immer zu Lasten der Produktivität.<br />(Foto: Fotolia, D. Merkel) - 3. Verfügbarkeit
Beim Ansetzen von Webkonferenzen sollte der Einladende auf Zeitzonen und lokale Feiertage achten. - 5. Materialien
Alle für eine Webkonferenz benötigen Materialien - beispielsweise Bilder, Videos oder Texte - sollten vorher zusammengestellt werden. - 6. Programm
Der Moderator sollte eine klare Agenda verwenden und während der Session immer wieder darauf Bezug nehmen.<br />(Foto: Pixelio, ro18ger) - 7. Konzentration
Wenn man in einer Webkonferenz ohne Webcam die Partner nicht sehen kann, sollte man sich während der Session trotzdem nicht mit anderen Dingen beschäftigen, beispielsweise E-Mails bearbeiten. Auch halblaute Gespräche nebenbei stören. <br />(Foto: Fotolia) - 8. Mit Namen melden
Wer sich in einem Online-Meeting ohne Webcam zu Wort meldet, sollte seinen Namen nennen. Andere Teilnehmer können Beiträge meist nicht aufgrund der Stimme zuordnen. - 9. Teilnahme
Der Moderator sollte während einer Session in regelmäßigen Abständen bei allen Teilnehmern nach Beiträgen oder Meinungen fragen. Auf diese Weise kann er verhindern, dass einzelne Teilnehmer "abdriften".<br />(Foto: Fotolia, Berchtesgarden) - 10. Kommunizieren statt monologisieren
Endlose Monologe führen unweigerlich dazu, dass die übrigen Teilnehmer sich gedanklich ausklinken. Hier muss der Moderator rechtzeitig eingreifen und gegensteuern.<br />(Foto: Fotolia) - 11. Präsentationen
Die Grundregeln für Präsentationen müssen in Webkonferenzen besonders streng eingehalten werden:<br /><br /> * Möglichst wenig Text auf einer Folie - maximal sechs Bullet-Points<br /> * Große, klare Schrifttypen<br /> * Klare und deutlich visualisierte Strukturierung der Gliederungsebenen<br /> * Nummerierte Folien<br /> * Kein unruhiger Hintergrund und keine aufwändigen Randgrafiken<br /> * Keine komplexen Animationen<br /> * Ganz wichtig: Der Präsentierende sollte nicht ständig mit dem Mauszeiger auf den Folien herumkurven.<br /><br />(Foto: Fotolia, Endostock) - 12. Getränke
Kaffeetassen, Teetassen und Gläser dürfen nicht neben dem Mikrofon platziert werden, weil Klappern und Klirren die Webkonferenz stören können.<br />(Foto: Fotolia, Nikolai Sorokin)
Wer darf was
Moderne Lösungen wie Microsofts Lync oder Citrix GoToMeeting geizen nicht an Funktionen, um die Produktivität des Meetings zu erhöhen.
Admins können flexibel festlegen, wer in den Meetings nur zuschauen oder aktiv werden soll. So lässt sich beispielsweise gewissen Teilnehmern die Tastatur- und Mauskontrolle übergeben, um bestimmte Ergebnisse zu präsentieren – und bei Bedarf auch wieder entziehen.
Auch eine Trennung von Chats macht unter Umständen Sinn, um nur diejenigen anzusprechen, für die die Inhalte auch wirklich bestimmt sind.
Was fürs Auge
Ein Mehrwert von Web-Konferenzen sind ganz klar die Videos. Viele Wissenschaftler gehen heute davon aus, dass der Großteil der Kommunikation non-verbal abläuft.
Videos steigern die Aufmerksamkeit, denn müdes Zurücklehnen hätte den gleichen Effekt wie bei echten Meetings. Außerdem erkennen die Teilnehmer am Gesichtsausdruck des Anderen gleich, ob das Gegenüber etwas verstanden hat oder nicht.
Bei Audio Web-Konferenzen fehlt hingegen diese Möglichkeit, auf die Gesten und Mimik der anderen Teilnehmer zu reagieren.