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Welche Faktoren beeinflussen die Kosten für Materialien und Dienstleistungen? Spontan fällt den meisten Einkäufern der Preis ein - und vielleicht noch die Kosten für das Lagern und Warten der Beschaffungsobjekte.
Aber auch die Bestellmenge bestimmt die Beschaffungskosten - eine Tatsache, die häufig unbeachtet bleibt. In vielen Einkaufsabteilungen überwiegt nämlich die Meinung, der Einkauf könne bei der Einkaufsformel "Einkaufskosten gleich Menge mal Preis" nur die Preisseite angehen. Deshalb bleiben große Sparpotenziale ungenutzt.
Hebel zur Mengenoptimierung
Um den Verbrauch von Materialien oder Dienstleistungen zu beeinflussen, stehen dem Beschaffungsmanagement sechs Hebel mit unterschiedlicher Durchschlagskraft zur Verfügung.
Am Beispiel der Materialgruppe IT-Hardware lässt sich die Wirkungsweise der Mengenhebel leicht veranschaulichen: Ein Mittel, um die Einkaufsmenge zu reduzieren, ist das Intensivieren des Kostenbewusstseins im Unternehmen. Dieser Hebel zählt zu den schwächeren, denn sein Einsatz setzt fast ausschließlich auf die Kooperationsbereitschaft der Mitarbeiter. So können zum Beispiel in den Unternehmensbereichen die Kosten für Hardware und Instandhaltung transparent gemacht werden - in der Hoffnung, dass die Mitarbeiter vorsichtiger mit neuen Bestellungen umgehen.
Ein stärkeres Mittel ist das Verschärfen der Bedarfskontrolle, bei der höherrangigere Vorgesetzte als zuvor (zum Beispiel Hauptabteilungs- statt Abteilungsleiter) die Bestellungen für IT-Hardware genehmigen. Die Bestellmenge lässt sich außerdem über eine Bedarfssubstitution steuern. User, die bisher einen Laptop nutzen, aber kaum reisen, können beispielsweise zum Einsatz von preiswerteren Desktop-Computern angehalten werden.
Ebenfalls bewährt hat sich ein Verlängern der Anschaffungszyklen für die IT-Hardware von zum Beispiel drei auf vier Jahre. Optimierungen lassen sich auch über ein Reduzieren der eingekauften Hardwaremenge erzielen. Existieren zum Beispiel Serverkapazitäten an verschiedenen Standorten, bleiben in der Regel Restkapazitäten ungenutzt. Eine Konsolidierung des Serverbestands schafft hier Abhilfe.
Die schärfste Waffe zum Eindämmen der Einkaufsmenge ist jedoch das Nutzen optimierter Technologien. Schafft ein Unternehmen beispielsweise Kopiergeräte an, die auch Druckfunktionen erfüllen, kann es seinen Bedarf an Druckern drastisch reduzieren.
Um ein effektives Mengenmanagement zu etablieren, empfiehlt sich ein Vorgehen in zwei Phasen: