E-Mail ist der Veteran unter den Kommunikationswegen im Internet, behauptet sich aber tapfer gegen die Konkurrenz durch soziale Netzwerke und Instant Messaging. Im geschäftlichen Bereich bleibt E-Mail die wichtigste Form der Korrespondenz. Und übrigens auch einer der sichersten: Wenn das verhältnismäßig aufwendige, asynchrone Verschlüsselungsverfahren des ungebrochenen GPG/ PGP zum Einsatz kommt, bleibt der Inhalt auch wirklich nur den Empfänger einsehbar, der den privaten Schlüsselteil hat. Die E-Mail-Kommunikation zwischen zwei Anwendern basiert auf drei Protokollen: SMTP zum Versenden und für die Kommunikation unter den Mailservern, während die Protokolle POP und IMAP zum Empfangen von Nachrichten im Mailprogramm dienen. Die klassische Methode, das Postfach einzusehen, Mails zu verfassen und verwalten, ist das lokale Mailprogramm.
Da diese Programme eine eigene Form der Datenbank für Mails unterhalten, sind hin und wieder ein paar Handgriffe nötig, um den Datenbestand in Schuss halten.
Thunderbird: Datenbank reparieren
Informationen zu Mailinhalten speichert das Programm für den schnelleren Zugriff in seinem Index, den Thunderbird „Global Database“ nennt. Auf Dauer kommt es vor, dass dieser Zwischenspeicher zu groß und zu langsam wird: Der Programmstart verzögert sich, die Suche nach Mails und Adressen lahmt. Zur Reparatur genügt es, die Datei „global-messages- db.sqlite“ im Profilordner zu löschen. Beim nächsten Start von Thunderbird wird diese dann neu erstellt. Den Profilordner finden Sie über „Hilfe -> Informationen zur Fehlerbehebung -> Allgemeine Informationen -> Ordner anzeigen“. Zum Löschen der genannten Datei muss Thunderbird geschlossen werden.
Ordner reparieren: Wenn der Neuaufbau der Datenbank Thunderbird nicht schneller macht oder die Ordnerstruktur beschädigt ist, empfiehlt sich eine Reparatur der Postfach-Metadaten. Klicken Sie dazu den Postfachordner, etwa den Posteingang, mit der rechten Maustaste an und wählen Sie dann den Punkt „Eigenschaften -> Allgemein -> Reparieren“.
Outlook: PST-Datenbank überprüfen
Microsoft Outlook speichert Mails und Kalendereinträge im „Personal Storage Table“, dem Dateien mit der Endung „.PST“ zu Grunde liegen. Wenn Outlook nach dem Start eine Fehlermeldung zum Posteingang oder anderen Ordnern anzeigt und diese leer bleiben, so deutet das auf eine Inkonsistenz im „Personal Storage Table“ hin. Das bedeutet keinesfalls das Ende der lokalen Maildatenbank, denn seit einigen Versionen liefert Microsoft mit Office das Tool Scanpst mit. Das Programm dient zur Reparatur des Posteingangs und behebt Probleme in PST-Dateien. Bevor Sie Scanpst.exe starten, muss Outlook beendet werden. Das Programm befindet sich im Office-Pfad, bei Office 2016 beispielsweise unter „%programfiles%\ Microsoft Office\Office16“. Nach dem Start des Tools müssen Sie die zu reparierende PST-Datei im oberen Feld manuell auswählen. Diese Dateien befinden sich standardmäßig im Unterordner „Outlook-Dateien“ im Dokumente-Ordner des Benutzerprofils. Nach einem Klick auf „Start“ bietet das Programm an, gefundene Inkonsistenzen an der Datenstruktur mit „Reparieren“ zu beheben.
Dazu gibt es die Option, eine Sicherungskopie der PST-Datei zu erstellen, was in jedem Fall empfehlenswert ist. Diese Datei wird mit der Endung „.BAK“ im Unterordner „Outlook-Dateien“ gespeichert.