Kein Spam

So schreiben Sie E-Mails, auf die man gerne antwortet

Stephan Wiesend schreibt für die Computerwoche als Experte zu den Themen Mac-OS, iOS, Software und Praxis. Nach Studium, Volontariat und Redakteursstelle bei dem Magazin Macwelt arbeitet er seit 2003 als freier Autor in München. Er schreibt regelmäßig für die Magazine Macwelt, iPhonewelt und iPadwelt.

4. Betreffzeile mit drei bis vier Wörtern

Wenig überraschend: Nur eine Betreffzeile zu verschicken ist ebenso sinnlos, wie keine zu verwenden. Nur 14 Prozent Antworten erhielten E-Mails ohne Betreffzeile, mit drei bis vier Wörtern gab es die beste Antwortquote von 48 Prozent. Aber auch mit fünf oder sechs Wörtern in der Betreffzeile gab es noch eine Quote von 46 bis 41 Prozent.

In einem früheren Beitrag hatte Boomerang sogar schon eine Wortliste erstellt, welche Wörter man in einer Betreffzeile besser vermeiden sollte. In den USA gehören dazu beispielsweise „Press“, „Speaker“, „Confirm“ und „Join“. Positiver wirken dagegen „Apply“, „Demo“, „Payments“ und „Connect“.

Hier stößt nach unserer Meinung allerdings die Statistik an ihre Grenzen: Die Betreffzeile so zu verfassen, dass sie für Aufmerksamkeit sorgt, ist ein Thema für sich. Für allgemeine Regeln hängt da dann doch zu viel vom Können des E-Mail-Autoren ab. Die Länge ist da wohl eher von zweitrangiger Bedeutung.

5. Fragen, Fragen, Fragen

Eigentlich nicht überraschend: Enthielt die E-Mail eine Frage, wurde sie öfter beantwortet. Laut den Statistiken ist anscheinend eine Anzahl von einer bis drei Fragen ideal. E-Mails mit dieser Anzahl an Fragen beantworteten 60 Prozent der Adressaten. Fehlte jegliche Frage, gab es nur 40 Prozent an Rückmeldungen. Aber man sollte es auch hier nicht übertreiben: Eine E-Mail mit acht oder mehr Fragen wollten nur noch 50 Prozent der Angeschriebenen beantworten.

6. Eigene Meinung

Einen kleinen Unterschied macht es anscheinend ebenfalls, ob die E-Mail eher objektiv oder subjektiv gehalten ist. Zu viel Neutralität scheint die Anzahl der Antworten zu beschränken. Aber eher in geringem Maßstab: Eine Nachricht mit eigener Meinung erzielte eine Antwortquote von 50 Prozent, eine neutrale von 42 Prozent.

Das sind aber noch nicht alle Tipps: So empfiehlt Boomerang, E-Mails zu bestimmten Tageszeiten zu versenden: Vor Arbeitsbeginn und während der Mittagspause. Der Tipp ist allerdings nicht ganz uneigennützig, ist doch eine der Hauptfunktionen des Firmen-Service der zeitgesteuerte Versand von E-Mails!

Die Kurzfassung:

Die Ergebnisse sind sehr interessant, viele Ergebnisse wirken bekannt und bestätigen alte Empfehlungen aus der Praxis. Manche der Ratschläge darf man aber nach unserer Meinung nicht zu sklavisch folgen. Die Tipps sind sehr stark auf eine bestimmte Nutzergruppe zugeschnitten: Den beruflichen Anwender, der einen (vielleicht unbekannten) Kunden oder Kollegen anschreibt. So sollte auch der passende Ton immer gewahrt bleiben: Erhält man beispielsweise einen Brief der Hausbank, wirken emotionale Ansprache und eine leicht verständlicher Sprache schnell unseriös – und bei der E-Mail an den langjährigen Kollegen kann man sich ruhig kurz fassen.

Was die Studie aus technischen Gründen ebenfalls nicht berücksichtigen kann, ist der Einsatz von Bilddateien – ist doch gerade bei Firmen-E-Mails die optische Gestaltung der E-Mail vielleicht sogar noch wichtiger als Stilfragen wie Objektivität und emotionale Sprache. (Macwelt)

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