Kommunikation und Zusammenarbeit in Krisenzeiten

So werden Unternehmen digital fit

Günter Unterholzner ist freier Journalist in München.
Viele Unternehmen mussten innerhalb weniger Tage ihre Organisationsstrukturen und Prozesse auf das Arbeiten im Home Office umstellen. IT-Dienstleister können mit Hilfe moderner Collaboration-Tools ihre Kunden dabei unterstützen, ihre Geschäftsmodelle an die aktuelle Situation anzupassen.
Viele Unternehmen mussten innerhalb weniger Tage ihre Organisationsstrukturen und Prozesse auf das Arbeiten im Home Office umstellen - Collabortion-Software inklusive.
Viele Unternehmen mussten innerhalb weniger Tage ihre Organisationsstrukturen und Prozesse auf das Arbeiten im Home Office umstellen - Collabortion-Software inklusive.
Foto: Girts Ragelis - shutterstock.com

Plötzlich geht's: Konzerne halten ihre Aktionärsversammlungen online ab. Statt teurer Reisen sprechen Berater mit ihren Kunden über Webkonferenz. Und selbst die Politik diskutiert nur noch per Video. Was IT-Experten im Zuge der Digitalisierung lange Zeit gefordert hatten, wurde aufgrund der aktuellen Krisensituation innerhalb weniger Wochen umgesetzt. So arbeiten nun viele Kollegen im Home Office, Meetings finden online statt, Workshops und Pressekonferenzen werden per Videokonferenz abgehalten.

Live-Streaming mit Collaboration-Tool

Während viele Unternehmen und Behörden ihre Collaboration Tools bereits seit längerem als Konferenzlösung, für Chats oder Dokumentenbearbeitung einsetzen, ist der Use Case für Veranstaltungen noch weitgehend unbekannt. Gerade bei vielen Teilnehmern ohne großen Interaktionsbedarf bietet sich Live-Streaming an.

Zum Beispiel können Unternehmen ihre Informationen mit Hilfe moderner Collaboration Tools wie Cisco Webex nun per Live-Streaming auf YouTube, Facebook Live, Twitter mit Periscope, Workplace by Facebook, LinkedIn, Vbrick, IBM Video Streaming und vielen anderen Diensten übertragen. Die Streaming-Plattform muss dazu nur ein auf Real-time Messaging Protocol (RTMP/RTMPS) basierendes Medien-Streaming unterstützen.

Das Live-Streaming lässt sich zum Beispiel per Webex mit folgenden einfachen Schritten nutzen:

  • Der Administrator aktiviert den Live-Stream-Zugang von Webex Meetings.

  • Der Nutzer plant ein Meeting wie gewohnt auf der Desktop-Anwendung.

  • Er wählt die gewünschte Live-Streaming-Plattform aus und geht auf deren Website. Nach dem Einloggen richtet er den Live-Stream ein. Die Plattform sollte eine RTMP/RTMPS-Stream-URL und einen Stream-Schlüssel bereitstellen, über die Webex streamen kann.

  • Anschließend klickt er in Webex Meetings auf den Kreis mit den drei Punkten und wählt "Live-Streaming starten".

  • Der Nutzer wird nach dem Stream-Link und dem Stream-Schlüssel aus Schritt 3 gefragt, die er nun eingibt.

  • Nach dem Klick auf "Streaming starten" erscheint der Webex-Termin im Stream der Plattform.

  • Anschließend sollte der Nutzer in der Streaming-Plattform die Vorschau überprüfen und dann auf "Go Live" klicken. Nun zeigt Webex Meetings an, dass der Stream stattfindet

Die richtige Auswahl

Bei wenigen Teilnehmern mit viel Interaktionsbedarf, also vor allem in der Kommunikation zwischen Mitarbeitern untereinander oder mit Kunden und Partnern, sind die Funktionen Videokonferenz und Chat wichtig. Da in der aktuellen Situation fast alle Mitarbeiter von zu Hause aus tätig sind, boomt der Markt entsprechend. So ist es kein Wunder, dass sich neue Anbieter zu den etablierten Collaboration-Lösungen von Cisco oder auch Microsoft gesellen. Um die richtige Lösung für ein Unternehmen auszuwählen, sind einige Punkte zu beachten.

Cisco und der Mittelstand

Sie sollte sich nicht nur einfach installieren und nutzen lassen, sondern auch möglichst viele Betriebssysteme und Geräte unterstützen. Schließlich müssen Mitarbeiter auch mit Partnern und Kunden virtuell zusammenarbeiten. Hier bieten sich Browser-basierte Lösungen an, so dass keine Extra-Software oder App auf den Endgeräten zu installieren ist.

Sicherheit und Compliance

Für den Einsatz in Behörden und Unternehmen muss Sicherheit das zentrale Kriterium bei der Auswahl der Collaboration-Lösung sein. Das können derzeit nur wenige Anbieter zuverlässig gewährleisten - beispielsweise Cisco Webex, das mit einem C5-Testat vom BSI zertifiziert ist. Wichtig sind auch die Möglichkeit, sensible Daten ausschließlich innerhalb des europäischen oder deutschen Rechtsraums zu speichern, und ein restriktiver Datenschutz gemäß DSGVO. Wenn Partner hier die richtige Lösung auswählen, können sie die Compliance-Anforderungen ihrer Kunden erfüllen.

Für eine hochsichere Umgebung braucht es zudem jahrzehntelange Erfahrung mit Netzwerktechnik und Internet-basierten Lösungen. Aktuell stellt Cisco die drei grundlegenden Sicherheitstechnologien für das verteilte Arbeiten kostenlos zur Verfügung:

  • AnyConnect Secure Mobility Client ermöglicht die Nutzung von VPN.

  • Umbrella schützt vor böswilligen Links und Webseiten.

  • Duo Security bietet erweiterte Multifaktor-Authentifizierung, um die Identität von Anwendern und die Vertrauenswürdigkeit von Endgeräten zu prüfen.

Bei allen drei Lösungen dürfen bestehende Kunden ihr Benutzerlimit überschreiten. Neue Kunden erhalten eine kostenlose Lizenz.

Sensibilisierung und Optimierung

Technische Vorkehrungen alleine reichen jedoch für eine hohe Sicherheit nicht aus. So können IT-Dienstleister ihre Kunden dabei unterstützen, Mitarbeiter zu sensibilisieren. Dazu zählen Schulungen, um gefährliche Links und Anhänge in gefälschten E-Mails zu erkennen oder Berufliches von Privatem zu trennen. Dies ist gerade im Home Office wichtig. Zudem sind Sicherheitssoftware und Betriebssysteme immer auf dem aktuellen Stand zu halten.

Cisco-Partner verkaufen mehr Webex-Lizenzen

Eine sinnvolle Häufigkeit und Art des Einsatzes von Collaboration Tools lässt sich über Monitoring-Lösungen ermitteln. Partner können hier bei der Einrichtung sowie der Datenanalyse zur Optimierung der Arbeitsprozesse unterstützen. Zusätzlich sollten die Mitarbeiter Gelegenheit erhalten, Feedback oder Verbesserungsvorschläge formlos einzureichen. Denn nur wenn Mitarbeiter bei ihrer Reise in das Home Office auf Augenhöhe begleitet werden, akzeptieren und nutzen sie die angebotenen Lösungen auf effiziente Weise.

Aktuelle Angebote von Webex

Eine moderne Collaboration-Lösung bietet zum Beispiel Cisco mit seiner Suite Webex an. Aufgrund der aktuellen Lage sind nun eine zeitlich unbegrenzte Nutzung sowie Besprechungen für bis zu 100 Teilnehmern möglich. Zum Testen stehen für 90 Tage kostenlose Lizenzen zur Verfügung. Cisco-Partner unterstützen dabei, die Plattform aufzusetzen und zu konfigurieren. Reseller sollten dabei ihre Kunden über Managed Services betreuen, damit sie nicht vor Ort sein müssen.

Wie stark die Nutzerzahlen für Videokonferenzen weltweit ansteigen, zeigt das Beispiel Webex. An Spitzentagen ermöglicht die Lösung bereits 4,2 Millionen Sitzungen. Vor der Corona-Pandemie verzeichnete der Dienst monatlich sechs bis sieben Milliarden, im März 2020 etwa 13 Miliarden und im April 2020 rund 25 Milliarden Meeting-Minuten. An diesem Boom können auch die Partner teilhaben.

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