Für die rechtliche Bewertung von E-Mail-Filtern in Unternehmen ist es entscheidend, ob und unter welchen Bedingungen das Unternehmen seinen Arbeitnehmern die private Nutzung des E-Mail-Systems gestattet hat. Dabei ist es egal, ob die Firma selbst oder ein beauftragter Dritter, etwa ein Managed-Service-Anbieter, die Spam-Filterung durchführt.
Grundsätzlich ist der Arbeitgeber in dieser Entscheidung auf der Grundlage seines Direktionsrechts und seines Eigentumsrechts an den Betriebsmitteln frei. Gestattet der Arbeitgeber die private Nutzung, so unterliegt das Unternehmen einschließlich beauftragter Dritter - etwa einem Anbieter von Managed Services - gegenüber dem Arbeitnehmer verschiedenen rechtlichen Restriktionen, die bei einem Verbot der privaten E-Mail-Nutzung entfallen.
Die Erlaubnis zur Privatnutzung kann ausdrücklich oder konkludent durch betriebliche Übung erteilt werden. Sie liegt auch bei einem ausdrücklichen Verbot der Privatnutzung vor, sofern ein solches Verbot zwar formal ausgesprochen wurde, aber dessen Einhaltung nicht kontrolliert und sanktioniert wird.
Wird die private Nutzung des E-Mail-Systems verboten, hat der Arbeitgeber grundsätzlich die Möglichkeit, den E-Mail-Verkehr zu überwachen und auch zu filtern. Allerdings sind in jedem Fall die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates (§ 87 Abs. Ziffer 6 BetrVG) zu berücksichtigen, da E-Mail-Filter als technische Maßnahmen dazu geeignet sind, den Arbeitnehmer zu überwachen.