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Digitale Buchführung (2)

Steuerfalle GoDB – Q&A

Geschäftsführerin bei der PR von Harsdorf GmbH.

Friederike Floth ist seit über zwölf Jahren im Kommunikations-Business zuhause. Bevor sie in die Geschäftsführung von PR von Harsdorf kam, hat sie bei verschiedenen namhaften PR-Agenturen gearbeitet und über ihr fundiertes PR-Know-how hinaus auch umfangreiches und wertvolles Branchenwissen in den Bereichen Lifestyle, Touristik und High-Tech gesammelt. Ihre Medienkontakte im B2B- und B2C-Bereich sind vielfältig und sie hat früh Instrumente der Online- und Content-Kommunikation in ihre Arbeit integriert.

Friederike Floth bringt eine hohe Affinität und Expertise im B2C-Bereich mit. Sie betreute Kunden wie den Tourismusverband Ostbayern, die Malediven, One World Reisen, autoeurope und die Derpart Reisebüros ebenso wie aus dem B2B Sektor Oracle Deutschland oder SAS Institute.
Was muss ich bei GoDB beachten? Ab wann bin ich GoDB-pflichtig? Im Interview beantwortet die Diplom-Finanzwirtin Isabel Blank, Geschäftsführerin bei der Haufe Gruppe, Detailfragen zu den Neuregelungen der Buchführung.

Wie hat das Finanzamt die Steuerpflichtigen überhaupt informiert, dass ab jetzt die GoBD gelten?

Das Bundesfinanzministerium (BMF) informierte auf seiner Internetseite bereits im Monatsbericht vom 23.04.2015 über die GoBD - ebenso in den sogenannten BMF-Schreiben. Die Finanzämter selbst verweisen entweder auf das BMF oder haben eigene Publikationen im Internet.

Wie soll ich als Nebenerwerbstätiger (etwa als Journalist) in Word meine Rechnung tippen, was muss ich beachten - und ab wann bin ich GoBD-pflichtig?

Auch der nebenerwerbstätige Journalist erzielt Gewinneinkünfte aus selbstständiger Arbeit. Er gilt somit als freiberuflicher Unternehmer und unterliegt den GoBD; eine Bagatellgrenze gibt es nicht!

Sofern die Rechnungen mit einem Textverarbeitungsprogramm oder einer Tabellenkalkulation geschrieben werden, und beispielsweise die Word- oder Excel-Vorlage nur als Maske dient und die Rechnung dann ausgedruckt wird, gilt diese als Papierrechnung und es gelten dieselben Aufbewahrungsvorschriften für Papierbelege wie von vor 2015.

Isabel Blank ist Geschäftsführerin bei der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG in Freiburgund und für den Bereich Corporate Development verantwortlich.
Isabel Blank ist Geschäftsführerin bei der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG in Freiburgund und für den Bereich Corporate Development verantwortlich.
Foto: Haufe-Lexware

Wird die Rechnung aber auch digital abgespeichert, gilt diese als elektronischer Beleg. Das kann rechtskonform nicht im normalen Dateimanager, etwa dem Windowsexplorer oder ähnlichen "Managern" erfolgen, sondern muss zwingend in einem separaten Dokumenten-Management-System (DMS) vorgenommen werden. Nur so werden die GoBD (zum Beispiel die garantierte Unveränderbarkeit) erfüllt.

Was muss ich beachten, wenn ich Rechnungen als PDF-Anhang bekomme?

Die PDF-Rechnung ist ein Geschäftsbrief. Eingehende elektronische Geschäftsbriefe müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (beispielsweise Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat). Zur Aufbewahrung ist eine GoBD-konforme Speicherung (mit digitaler Auswertbarkeit) erforderlich. Ohne Zusatzanschaffungen ist diese rechtskonform nicht zu leisten!

Wenn ich Papierrechnungen bekomme, reicht es, diese abzuheften?

Ja. Die Aufbewahrungsfrist beträgt mindestens zehn Jahre. Die Belege müssen während dieser Zeit dem Finanzamt - etwa bei Außenprüfungen - eventuell vorgelegt werden.

Wenn ich als privater Vermieter Rechnungen oder Nebenkostenabrechnungen in Excel erstelle - falle ich dann unter die GoBD?

Der Privatmann fällt nicht unter die GoBD, die Handhabe ohne Dokumenten-Management-Software (DMS) ist zulässig. Ein Privatmann, beziehungsweise jemand ohne professionelle Hausverwaltung, erzielt Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung. Diese gelten als Überschusseinkünfte - das sind Einnahmen minus Werbungskosten - und unterliegen nicht den GoBD. Aufzeichnungspflichten nach GoBD liegen nur bei Einkünften vor, bei denen der Gewinn durch eine eigenständige Ermittlung, etwa einer Bilanz oder Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) berechnet wird.

Sonderfall: Eine Ausnahme kann sich nur ergeben, wenn der private Vermieter zur Umsatzsteuer "optiert" hat, dann liegt eine Aufzeichnungspflicht vor und die GoBD gelten! Optieren bedeutet: Obwohl private Mieteinnahmen prinzipiell umsatzsteuerfrei sind, haben Sie auf die Steuerbefreiung verzichtet. Dann berechnen Sie selbst Umsatzsteuer und ziehen aus Rechnungen, die Sie als Vermieter bekommen (etwa von Handwerkern), die Vorsteuer ab.

Wenn ich als Privatmann von meinem Handwerker eine Rechnung elektronisch bekomme, die ich bei der Steuer geltend mache - betreffen mich dann auch die GoBD?

Nein. Es besteht lediglich eine Aufbewahrungsverpflichtung für Handwerkerrechnungen. Die GoBD gelten nicht.

Sonderfall: Wenn der Vermieter zur Umsatzsteuer optiert hat, gelten die GoBD (siehe oben).

Wann wird es für mich ernst mit den GoBD?

Wer seine Umsatzsteuervoranmeldung monatlich abgibt, hat den richtigen Zeitpunkt schon verpasst - er hätte spätestens am 10. Februar 2017 nach der GoBD alle Buchungen "festschreiben" müssen. Wer eine Dauerfristverlängerung beantragt und erhalten hat, muss sich sputen: bis 10. März 2017 kann er seine Buchungen noch "zeitnah" auf ein GoBD-testiertes System umstellen und "festschreiben". Wer vierteljährlich seine Umsatzsteuer voranmelden muss, hat noch bis spätestens 10. April 2017 Zeit dafür.

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