Bei kleinen Summen zeigt sich der Fiskus großzügig: Für Zahlungen bis zu einem Gesamtbetrag von 150 Euro brutto gelten vereinfachte Rechnungsanforderungen. Quittungen werden als sogenannte Kleinbetragsrechnungen anerkannt, wenn vier zentrale Merkmale erfüllt sind: der Name und die Anschrift des Ausstellers, das Ausstellungsdatum, die Art und Menge der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen sowie der Bruttopreis und der anzuwendende Steuersatz. Damit sind auf Quittungen deutlich weniger Angaben notwendig als auf Rechnungen. Nichtsdestotrotz erfordert das Ausstellen von Quittungen höchste Sorgfalt und sollte keinesfalls leichtfertig erfolgen.
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Vorsteuerabzug bei handschriftlichen Belegen
Falsch ausgestellte Quittungen können zu einer tückischen Steuerfalle werden. Zwar drucken elektronische Kassen die steuerlichen Formvorgaben in der Regel automatisch auf den Kassenbon. Doch viele Unternehmen und Privatleute setzen weiterhin auf handschriftliche Belege - mit oder ohne Quittungsblock. Dabei müssen die formalen Vorgaben genau eingehalten werden. Fehlerhafte Angaben auf Quittungen gefährden den Vorsteuerabzug. Schnell streichen Finanzbeamte den Erstattungsanspruch und machen Nachforderungen geltend. Bei einer Quittung über 150 Euro brutto beträgt der Vorsteuerabzug bei 19 % Umsatzsteuer immerhin rund 24 Euro. Werden Fehler zur Methode, kommen schnell hohe Summen zusammen.
Das Risiko besteht nicht allein in fehlenden Angaben. Verhängnisvoll sind auch falsche Angaben zum Steuerbetrag. Privatleute, Kleinunternehmer oder Unternehmer mit steuerfreien Umsätzen wie etwa Ärzte dürfen auf Quittungen keinesfalls den Steuersatz angeben. Wer unberechtigt Steuern ausweist, schuldet dem Finanzamt die Umsatzsteuer. Schließlich ermöglichen Aussteller dem Empfänger der Quittung den Vorsteuerabzug und gefährden damit das Steueraufkommen. Um kein Risiko einzugehen, sollte auf Formularen der Zusatz "inkl. 19 % MwSt." oder "inkl. 7 % MwSt." von vornherein gestrichen werden. So können sich Aussteller im Falle der Steuerbefreiung vor bösen Überraschungen schützen.
Tipp für die Praxis
Man sollte grundsätzlich auf handschriftliche Belege verzichten und nur aktuell gültige Quittungsformulare verwenden. Überalterte Vordrucke sind sicherheitshalber zu entsorgen. Unternehmen sollten alle Mitarbeiter, die Quittungen ausstellen, nochmal für die genaue Einhaltung der Formvorschriften sensibilisieren. Idealerweise werden Quittungen intern stichprobenartig kontrolliert, um Folgefehler zu vermeiden.
Axel Uhrmacher ist Vize-Präsident des Bundesverbands der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC), www.bvbc.de