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Selbstständige und Personengesellschafter nutzen ihren Pkw üblicherweise sowohl betrieblich als auch privat. In dem meisten Fällen wird er dabei als Betriebsvermögen ausgewiesen, sodass zunächst sämtliche Kosten komplett als Betriebsausgaben gelten. Gleiches gilt für den einem Arbeitnehmer überlassenen Firmenwagen. Die anschließenden Folgen der Privatnutzung sind unterschiedlich: Für den Geschäftswagen erfolgt eine Hinzurechnung zum Gewinn. Die Besteuerung der Privatnutzung eines Firmenwagens erfolgt hingegen erst über die Lohnabrechnung des Angestellten.
Betriebs- oder Privatvermögen?
Ein Firmenwagen zählt immer zum Betriebsvermögen - unabhängig davon, wie der Arbeitnehmer den Wagen nutzt. Die Einordnung beim Geschäftswagen hängt hingegen vom Umfang der Nutzung ab:
- Notwendiges Betriebsvermögen: Der Pkw wird unmittelbar für eigene betriebliche Zwecke genutzt (R 4.2 Abs. 1 EStR). Der Einsatz in Firma, Kanzlei oder Praxis muss objektiv erkennbar sein und dem geschäftlichen Ablauf dienen. Hierbei besteht kein Wahlrecht, der nahezu ausschließlich geschäftlich verwendete Wagen ist genauso zwingend als Betriebsvermögen auszuweisen wie der gemischt genutzte Pkw mit weniger als 50 % privaten Fahranteilen. Ändert sich anschließend die Nutzung zugunsten der Privatfahrten, liegt zu diesem Zeitpunkt eine gewinnwirksame Entnahme vor.
- Notwendiges Privatvermögen: Ein Geschäftswagen gehört nicht in die Bilanz oder das Anlageverzeichnis bei Einnahmen-Überschussrechnern, wenn er weniger als 10 % für betriebliche Zwecke eingesetzt wird. Ändert sich anschließend die Nutzung zugunsten der Firmenfahrten, liegt zu diesem Zeitpunkt eine Einlage vor.
- Gewillkürtes Betriebsvermögen: Wird der Geschäftswagen zwischen 10 und 50 % für betriebliche Fahrten verwendet, kann der Pkw wahlweise dem Betriebs- oder Privatvermögen zugeordnet werden. Diese Option besteht unabhängig davon, ob bilanziert oder der Gewinn mittels Einnahmen-Überschussrechnung ermittelt wird. Die Wahl ist unmittelbar beim Kauf in den Buchhaltungsunterlagen zu dokumentieren bzw. bei Einnahmen-Überschussrechnern zeitnah in ein Bestandsverzeichnis aufzunehmen.