Funktionen eines Konferenzdienstes
Im Vergleich zu Videokonferenzen ist der Aufwand für Webmeetings minimal. In der Regel genügt ein schneller Internetanschluss und ein moderner Browser der neueren Generation. Vereinzelt verlangt der Dienstleister die Installation eines Browser-Plug-ins oder einer speziellen Software.
Hardwaremäßig muss meist nur die Peripherie aufgerüstet werden, wenn etwa Ton und Bilder übertragen werden sollen: Wer live mit den Teilnehmern sprechen will, braucht ein Headset, für die Übertragung von Videos ist eine Webcam erforderlich. Damit lässt sich das Gegenüber auch beobachten. Die Aufnahmen ruckeln zwar manchmal, doch das stört bei Konferenzen kaum.
Videos oder das reine Gespräch stehen beim Web-Conferencing allerdings im Hintergrund. Schließlich müssen sich die Teilnehmer des Meetings in den seltensten Fällen gegenseitig sehen. Häufig reicht es schon, wenn sie gemeinsam Dokumente bearbeiten und sich dabei über eine Chat-Funktion oder auch ein Telefon verständigen können.
Wichtige Funktionen eines Konferenzdienstes sind Betrachter für die häufigsten Dateitypen, ein Editor und ein Whiteboard, also eine Zeichenfunktion zum schnellen Skizzieren auf einer weißen Arbeitsfläche. Über das Netz kann jede beliebige Datei angezeigt werden, die Maus dient als digitaler Textmarker. Auf die gemeinsame Arbeitsfläche oder die allen zur Verfügung gestellten Dokumente kann jeder Anmerkungen schreiben oder mit einem Stift Skizzen machen und bestimmte Passagen markieren.
Die meisten Dienstleister setzen vor allem auf die Präsentation, den Austausch und das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten, im Fachjargon Application Sharing. Der Präsentierende kann sogar die Kontrolle über Anwendungen auf dem fremden Rechner übernehmen, um so zum Beispiel gemeinsam eine Kalkulation zu erstellen. Dabei entscheidet der Präsentierende, welches Programm die anderen betrachten sollen. Damit eignen sich Webkonferenzen nicht nur zum Zeigen, sondern auch zur Online-Zusammenarbeit wie etwa zur gemeinsamen Konstruktion eines Werkzeugs per CAD-Software.