Externer Dienst oder eigener Server?
In einer Webkonferenz findet der Datenaustausch grundsätzlich über einen zentralen Server statt. Diesen unterhält entweder der Anbieter oder er verkauft ihn als Softwarelizenz an den Nutzer. Im letzten Fall muss das Unternehmen selbst einen Kommunikationsserver aufsetzen und eigenverantwortlich betreiben.
Der eigene Betrieb eines Kommunikationsservers ist besonders dann zu bevorzugen, wenn streng vertrauliche Inhalte besprochen werden. Auch wenn die Kommunikation weitgehend im Intranet abläuft, ist ein eigener Server aufgrund der schnelleren Übertragungsraten vorzuziehen.
Bei der Verbindungsaufnahme besteht das Problem, dass der angesprochene Rechner oft hinter einer Firewall oder einem NAT-Router steht. Auf diese Weise kommt häufig keine Verbindung zustande, da die Firewall mit den eintreffenden Paketen nichts anzufangen weiß und sie verwirft.
Alle Konferenzsysteme leiten daher den Datenverkehr über Port 80, den Standardport für HTTP, und Port 443, den für HTTPS. Über diese Ports lassen die gängigen Firewalls den Datenaustausch problemlos zu. Bei vielen Dienstleistern dient der HTTP-Port 80 übrigens auch zur Verbindungsaufnahme.
Für die Sicherheit ist dabei ebenso gesorgt: Moderne Webkonferenzsysteme setzen nicht nur auf eine komplette Verschlüsselung, sie belassen Dateien auch immer auf dem Rechner ihres Besitzers. Selbst wenn gemeinsam ein Excel-Datenblatt ausgefüllt wird, übermittelt die Software nur die Position der Maus, die Grafikinformationen und Tastatureingaben, nicht aber die komplette Excel-Datei.