Moderator und Teilnehmer
Normalerweise wird eine Webkonferenz dadurch initiiert, dass ein Moderator Einladungen an Teilnehmer per E-Mail verschickt. Die Mail enthält Zugangsdatum, Weblink und eine Telefonnummer. Letzteres ist dann nötig, wenn die reine, sprachlose Internetkonferenz um Telefonie erweitert werden soll.
Die Teilnehmer melden sich über ein Softwaremodul auf dem Konferenzserver an und erhalten vom Moderator das Bild seines Desktops oder eines Dokuments auf dem Schirm. In der Regel treffen sich etwa fünf bis zehn Personen zu einer virtuellen Konferenz. Sie erhalten im Vorfeld schon oft vom Konferenzleiter gemeinsame Dateien. Eine Liste zeigt die Namen der Konferenzteilnehmer. Wer gerade agiert, wird hervorgehoben.
Die angeschlossenen PCs sind Clients mit teilweise unterschiedlichen Rechten. Sie können daher problemlos die Rollen wechseln. Oberste Instanz ist der Moderator. Er hat das Recht, Teilnehmern die Kontrolle über seinen PC zu gewähren und wieder zu entziehen. Er kann auch Rechte delegieren. So darf er etwa einen Teilnehmer auswählen, der anstelle des Moderators seinen Bildschirminhalt an die anderen übertragen kann. Die Rolle des Präsentators wechselt so beliebig.
Zumindest auf Teilnehmerseite lassen sich die meisten Systeme einfach bedienen. Vorbildlich sind dabei besonders diejenigen, die auf Teilnehmerseite ganz ohne Installation auskommen und der Browser sowie allenfalls ein schnell zu installierendes Plug-in genügen.