An Projekte werden meist viele Erwartungen geknüpft – zum Beispiel: Die Wartungskosten der Maschinen sollen sinken, die Durchlaufzeiten sollen sich verkürzen, die Kundenzufriedenheit soll sich erhöhen. Hinter diesen rationalen Anforderungen verbergen sich auch emotionale Bedürfnisse der Anspruchsgruppen. Nur wenn ein Projektleiter sie erkennt und angemessen auf sie reagiert, gewinnt er die nötige Unterstützung.
Wenn Sie vor einer solchen Herausforderung stehen, sollten Sie sich dringend mit den Erwartungen der Linienverantwortlichen an das Projekt auseinandersetzen. Wissen Sie, was deren Erwartungen sind? Haben Sie diese angemessen im Projekt berücksichtigt? Und: Wissen die Linienverantwortlichen davon?
Im besten Fall formulieren die beteiligten Anspruchsgruppen ihre Erwartungen an ein Projekt wie folgt:
- "Ich möchte, dass das Projekt zum vereinbarten Termin abgeschlossen wird." Oder:
- "Ich erwarte von dem Projekt eine bessere Auslastung meiner Mitarbeiter."
- "Ich erhoffe mir eine deutlich höhere Kundenzufriedenheit." Oder
- "Ich hoffe, die Wartungskosten werden nach dem Projekt deutlich niedriger sein."
- Und im schlimmsten Fall so: "Ich erwarte mir von dem Projekt überhaupt nichts. Es wird sowieso nur mehr Arbeit auf mich zukommen."
Wie entstehen Erwartungen?
Lassen Sie uns eine dieser Erwartungen genauer unter die Lupe nehmen. Die Aussage "Ich hoffe, die Wartungskosten werden nach dem Projekt deutlich niedriger sein", könnte von einem Linienverantwortlichen formuliert werden, der weiß, dass er seine Budgetvorgaben erneut nicht einhalten wird. Und er fragt sich vielleicht, ob ihn sein Bereichsleiter noch ein weiteres Mal vor der Geschäftsführung decken wird. Vielleicht ist der Druck, der auf seinen Schultern lastet, so hoch, dass er beginnt, sich Sorgen um seine eigene Zukunft im Unternehmen zu machen.
Wie wir sehen, kann hinter der nüchtern formulierten Erwartung "Ich hoffe, die Wartungskosten werden nach dem Projekt deutlich niedriger sein" ein handfestes Bedürfnis stecken. Der Linienverantwortliche sorgt sich um seinen Arbeitsplatz. Er braucht Gewissheit, dass ihm das Projekt dabei hilft, seinen Arbeitsplatz zu sichern. Können Sie ihm das Vertrauen nicht geben, dass Ihr Projekt dieses Bedürfnis erfüllt, wird er Sie kaum unterstützen. Solcherlei Bedürfnisse nennen wir emotionale Bedürfnisse. Sie verbergen sich hinter jeder Erwartung.
Auf der nächsten Seite erfahren Sie, um welche Bedürfnisse es sich dabei konkret handelt.
- Fehler und Konsequenzen
Fehler beim Projektmanagement können fatal sein. Das Vorhaben verzögert sich oder kostet deutlich mehr. Im schlimmsten Fall scheitert es ganz. Alexander Galdy hat die 14 häufigsten Fehler aufgelistet und schlägt Lösungen vor - 1. Das falsche Personal
<b>Der Fehler:</b> Nicht die richtigen Leute für ein Projekt zu haben, kann das ganze Vorhaben sterben lassen. Alle Planungen sind nichts wert, wenn die Talente fehlen.<br> <b>Die Lösung:</b> IT- und Projektmanagement müssen einen kompletten Überblick über die Fähigkeiten und Belastungsgrenzen des Personals haben. - 2. Keine erfahrenen Projektmanager
<b>Der Fehler:</b> Projekte können außer Kontrolle geraten, wenn ein erfahrener Projektmanager am Steuer fehlt.<br> <b>Die Lösung:</b> Es muss ein Projektmanager her, der über die richtigen Zertifizierungen und die Finesse verfügt, die Akteure zu steuern. Gute Projektmanager verstehen es, Meetings in die gewünschte Richtung zu lenken. - 3. Keine Methode
<b>Der Fehler: </b>Keine Methode mit Standards zu haben erhöht das Risiko, dass das Projekt durch das Raster fällt. Dann kann es komplett überarbeitet werden müssen. <br> <b>Die Lösung: </b>Eine Methodik hilft, Projekte effizienter zu gestalten und informiert über alle Aktivitäten, die bei der Ausführung dazu gehören. - 4. Zu viele Prozesse
<b>Der Fehler: </b>Zu viele Prozesse auf einmal machen das Projektteam unflexibel. Was dabei herauskommt ist Frust bei den Beteiligten.<br> <b>Die Lösung: </b>Flexibel sein und mit Auftraggebern und Projektbeteiligten kommunizieren. - 5. Umfangsänderungen werden nicht berücksichtigt
<b>Der Fehler: </b>Das Budget für das Projekt explodiert. Zeitpläne sind nur Makulatur.<br> <b>Die Lösung: </b>Ein Dokument sollte die spezifischen Änderungen auflisten. Der Projektleiter muss dann ermitteln, wie sie sich auf das Budget und den Zeitplan auswirken. Zuletzt unterschreibt der Auftraggeber den Änderungsantrag. - 6. Keine Ahnung über den Status quo
<b>Der Fehler: </b>Bei vielen IT-Projekten fehlen aktuelle Daten über den momentanen Status. Vor allem ist es schier unmöglich, Ressourcen zu koordinieren oder auf Veränderungen zu reagieren.<br> <b>Die Lösung: </b>Software einsetzen und sich stets über den aktuellen Stand der Dinge informieren. - 7. Probleme ignorieren
<b>Der Fehler: </b>Probleme lösen sich leider nicht von selbst. Sie nehmen immer mehr zu, je länger man wartet. Die Folge sind steigende Kosten.<br> <b>Die Lösung: </b>Wenn mal etwas schief läuft, kommt es anschließend darauf an, wie schnell man es wieder in Ordnung bringt. Also nicht jammern, sondern handeln. - 8. Umfang nicht klar definieren
<b>Der Fehler: </b>Wenn der Umfang eines Projekts nicht klar umrissen ist, kann es so aufgeblasen enden wie Elvis in seinen letzten Jahren.<br> <b>Die Lösung: </b>IT und Business sollten sich zunächst einmal Zeit nehmen und die Grenzen des Projekt strikt feststecken. - 9. Zusammenhänge zwischen Projekt nicht sehen
<b>Der Fehler: </b>Projekte laufen niemals isoliert für sich allein. Sie hängen oft mit anderen zusammen. Die Folge: Auch andere Projekt können den Bach runtergehen.<br> <b>Die Lösung: </b>Zusammenhänge zwischen einzelnen Projekten sollten schon bei der Planung berücksichtigt werden. Dabei hilft es, sich mit allen zu besprechen. - 10. Murphy's Law vergessen
<b>Der Fehler: </b>Probleme kann es immer geben. Dann folgt meist eine Zwangspause, während versucht wird, den Laden wieder auf Vordermann zu bringen.<br> <b>Die Lösung: </b>Zu einer guten Projektplanung gehört ein Risiko-Assessment. Dafür muss das ganze Team überlegen, was passieren könnte. - 11. Kein Change Management
<b>Der Fehler: </b>All die Zeit, Geld und harte Arbeit, die man in neue Technologien steckt, bringen nichts, wenn die Anwender diese nicht annehmen.<br> <b>Die Lösung: </b>Bevor zum Beispiel neue Applikationen implementiert werden, sollte geschaut werden, wo es im Unternehmen Widerstand gibt, um die Leute anzusprechen. - 12. Unvollständige Ablaufpläne
<b>Der Fehler: </b>Die Beteiligten wissen oft nicht, was wann zu erledigen ist.<br> <b>Die Lösung: </b>Zunächst sollten alle Schritte festgelegt werden, die für das Projekt notwendig sind. Als zweiter Schritt muss jedem Punkt eine Deadline gesetzt werden. Hilfreich dabei ist eine entsprechende Software. - 13. Unrealistische Deadlines
<b>Der Fehler: </b>Die IT weist zu selten nicht einhaltbare Deadlines zurück, die vorgegeben werden. Dass das Projekt dann nicht just in time läuft, ist kein Wunder.<br> <b>Die Lösung: </b>Die IT muss erklären, was es kostet, bestimmte Termine einzuhalten. Dann gibt es die Wahl zwischen mehr Kosten oder mehr Zeit. - 14. Fachchinesisch
<b>Der Fehler: </b>Die IT kommuniziert oft mit den Auftraggebern und anderen Beteiligten in einer Weise, die keiner außer ihr selbst versteht.<br> <b>Die Lösung: </b>Von Vorteil ist es, wenn man sich auf die Gegenseite einstellt. Niemand hat Lust, seitenweise Technikbegriffe lesen zu müssen.