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Erfolgreiche Basis für die Selbstständigkeit

Tipps zum digitalen Arbeiten

Trainee Corporate Communications bei Haufe Gruppe
Was ist bei Hard- und Software zu beachten, wie gewährleistet jeder Selbstständige Datenschutzpflichten oder kontinuierliche Backups, und wie schützt er seine Systeme und Daten vor Schädlingen oder digitalen Räubern? Eine Einführung für den gelungenen Start ins digitale Arbeiten.

Wer sich selbstständig macht oder ein Start-up gründet, muss sich plötzlich um Bereiche kümmern, die nicht unbedingt zur eigenen Kernkompetenz oder zum eigentlichen operativen Business gehören. Spätestens seit der großen Cyber-Attacke durch die Schadsoftware "WannaCry" Mitte Mai, die weltweit Einzel-Computer und IT-Systeme lahmgelegt hat, sollte jeder wissen: IT-Ausstattung und Sicherheit sind ein wichtiger Aspekt, der gleich zu Beginn besondere Beachtung verdient.

Wer sich selbstständig macht oder ein Start-up gründet, muss sich plötzlich um Bereiche kümmern, die nicht unbedingt zur eigenen Kernkompetenz oder zum eigentlichen operativen Business gehören.
Wer sich selbstständig macht oder ein Start-up gründet, muss sich plötzlich um Bereiche kümmern, die nicht unbedingt zur eigenen Kernkompetenz oder zum eigentlichen operativen Business gehören.
Foto: g-stockstudio - shutterstock.com

Von der Idee bis zum Startschuss einer Selbstständigkeit ist es oft schon ein herausfordernder Weg, da viele Themen abgeklärt werden müssen, an die ein Angestellter in den seltensten Fällen denken muss - Business- und Finanzplan, Gründerzuschuss, Geschäftsräume, Marketing und gegebenenfalls Produktion sind nur einige davon. Basis allen Handelns ist aber in jedem Fall eine geeignete IT-Ausstattung und deren Sicherheit.

Smartphone, Tablet, Notebook, PC - was braucht man zum Start?

Die Frage nach dem "Was?" und "Wie viel davon?" lässt sich nur im Einzelfall beantworten. Eine minimale Gerätelandschaft besteht aus Smartphone, einem Tablet und entsprechender Peripherie. Da die meisten Tablets nur wenig Arbeitsspeicher haben, sind keine sehr aufwändigen Anwendungen möglich. Darum kommt jeder Selbstständige nicht um den Desktop oder Notebook als drittes Gerät herum.

Aber die "großen Geräte" können privat und beruflich genutzt werden. Die größte organisatorische Umstellung dürfte darin liegen, separate geschäftliche Nutzerkonten auf der Benutzeroberfläche anzulegen, um private und geschäftliche Daten so gut wie möglich zu trennen. Wichtige Anschaffung sind zudem ein oder zwei Backup-Festplatten.

Welche Bereiche sind bei der Software zu beachten?

Für jeden Starter ist es für die Administration obligatorisch, eine Grundausstattung mit den üblichen Office-Anwendungen - Text-, Tabellenkalkulation-, Präsentations-Software - und dies natürlich mit einer gültigen Lizenz zu haben. Darüber hinaus führt für den startenden Selbstständigen kein Weg an einer Software für Buchhaltung und Rechnungsstellung vorbei - entweder PC-basierte Programme wie Lexware financial office oder Cloud-basierte Anwendungen wie lexoffice.

Denn seit einiger Zeit rückt die Steuervorschrift GoDB - Amtsdeutsch für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" verstärkt in den Fokus. Im Kern geht es darum, dass Buchungen und geschäftliche Aufzeichnungen unveränderbar digital aufbewahrt werden müssen - auch bei der Einnahmen-Überschussrechnung. Aber es gilt nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, sondern sich von Anfang an einen Überblick zu verschaffen, wie sich die finanzielle Situation der Selbstständigkeit entwickelt.

Später kann ein CRM-System (Customer Relationship Management) praktisch sein, das es als Teil vieler Warenwirtschaften oder als separate Cloudlösung gibt. Mit dem CRM lassen sich wichtige Kundendaten sammeln - von der Anbahnung eines Geschäftes bis hin zum "After Sales", also Produktpflege, Kundenanfragen, Erweiterungen.

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