Schon vor der Corona-Pandemie gab es bei vielen Unternehmen Bestrebungen, traditionelle On-Premises-VoIP (Voice over IP)-Infrastruktur auf zeitgemäße Unified Communications & Collaboration-Plattformen (UCC) upzugraden. Während die ersten Schritte bei einigen Unternehmen mit Hilfe von externer Expertise schon gegangen worden sind, steckten andere noch in langfristigen Planungsphasen fest. Unabhängig davon, wie weit die Planung schon war, musste durch die Corona-Pandemie plötzlich eine möglichst schnelle Lösung für die Home-Office-Situation gefunden werden.
Nicht selten sind Beratende, die sich die Infrastruktur bei einem neuen Kunden ansehen, mit der Situation konfrontiert, mehrere prinzipiell redundante Lösungen im Einsatz zu sehen. Wie soll man daraus nun das Beste machen? Wichtige Kriterien, die es dabei zu beachten gilt, sind Video, Audio und der Zugriff auf Dokumente für intern und extern.
"Ich kann dich nicht sehen"
Wenn alle Mitarbeiter permanent im Home-Office sind, ist es äußerst schwierig, den sozialen Kontakt zu den Kolleginnen und Kollegen zu wahren. Um Team- und Kundenmeetings dennoch eine persönliche Note zu geben, ist eine der Mindestanforderungen an Unternehmen die Möglichkeit zu einer Videokonferenz. Hierzu müssen keine besonderen Voraussetzungen beachtet werden. Jede populäre Software unterstützt HD-Videos, was oft schon die Kapazität der meisten Webcams überschreitet. In den gängigen Notebooks ist in vielen Fällen standardmäßig eine 720p Kamera verbaut.
"Ich kann dich nicht hören"
Beim Thema Audio gibt es in jeder Konferenz zweierlei Gegenpole: diejenigen, die "offenes" Audio vom Notebook nutzen, oder Teilnehmende mit einem Headset. Die Vorteile des Headsets sind klar, und im Gegensatz zur Arbeit im Büro sind die Anforderungen sogar geringer, da man es zu Hause üblicherweise mit einer leiseren Geräuschkulisse zu tun hat und daher keine aktive Geräuschunterdrückung benötigt. Systemhäuser sollten jedoch trotzdem ihren Kunden empfehlen, am Headset nicht zu sparen. Qualität kann man hören und, nach mehreren Stunden des Tragens, deutlich spüren.
Wenn das Dokument wieder gesperrt ist
Die tatsächliche Herausforderung ist die Zusammenarbeit, die für manche Teams enorm wichtig ist, und hier ergeben sich mehrere Schwierigkeiten. Zwar kann jedes Tool einzelne Bildschirme freigeben, und in den meisten Fällen kann auch die Kontrolle angefordert werden. Aber wie sieht es beim gleichzeitigen Zugriff auf ein Tabellendokument aus, oder bei einem virtuellen Whiteboard, welches das ganze Team zum Brainstorming nutzt?
Ideal sind Kommunikationslösungen, die schon von Haus aus mit Werkzeugen zur Kollaboration gekoppelt sind, oder sich zumindest vom Dienstleister durch APIs verbinden lassen. Manche Tools bieten schon vorgefertigte Plugins an, was den Einsatz beschleunigt.
"Du kommst hier nicht rein"
Ein weiteres, wichtiges Entscheidungskriterium ist der Umgang mit externen Teilnehmern. Wird eine Lösung ausschließlich von Mitarbeiter genutzt, empfiehlt es sich aus Sicherheitsgründen, externen Zugang komplett auszuschließen. Beim Einsatz als Webinar-Lösung tritt der umgekehrte Fall ein.
Ein Mittelweg von einigen Anbietern ist es, externe Teilnehmer in einem Warteraum zu platzieren, bis ein Host sie der Konferenz beitreten lässt. Beim externen Zugriff sollten jedoch auch weitere Aspekte der Sicherheit und Privatsphäre beachtet werden. Da praktisch alle Lösungen Optionen zum Teilen von Dateien bieten, sollte besondere Vorsicht gelten. Schnell ist die falsche Datei geteilt und ein vertrauliches Dokument gelangt in die falschen Hände. Das gilt auch für eventuelle Dateianlagen, die an virtuelle Meetingräume gekoppelt sind. Risiko besteht dabei nicht nur bei externen Teilnehmern, denn auch Daten aus der Personalabteilung gehören beispielsweise nicht in die Hände des Vertriebs.
Wichtig dazu: Bei öffentlichen Konferenzen ist es unbedingt erforderlich, dass man die Teilnehmerliste ausblenden kann. Wenn Teilnehmende Namen oder vielleicht sogar E-Mail-Adressen sehen können, ist das nicht nur ein Problem, wenn die Sitzung für Marktbegleiter ausgelegt wurde, sondern auch gleichzeitig eine Bilderbuchvorlage für einen DSGVO-Verstoß.
Ist Konsolidierung die einzige Möglichkeit?
Was für das Thema Konsolidierung spricht, ist der generelle Ansatz, die IT einfacher zu gestalten. Weniger Anwendungen im Einsatz bedeutet weniger Anwendungen, die unterstützt werden müssen, was ein essenzieller Punkt beim Stichwort "Lean IT" ist.
Was die Kosten angeht, muss man sich jeden Fall einzeln anschauen. Die Lösungen mit vielen Features sind eher im höherpreisigen Segment zu finden, aber unter Umständen werden davon nur wenige Lizenzen benötigt, wogegen eine günstige Lösung generell für die gesamte Belegschaft freigegeben werden kann. Ebenso sollte man schauen, ob nicht geeignete Kommunikationslösungen schon in bereits lizensierten Paketen verfügbar sind, im Idealfall ist mit keinen weiteren Kosten zu rechnen. Ein gutes Systemhaus kann hier sicherlich mit großem Erfahrungsschatz punkten.
Ein Vorteil, der dagegen für den Einsatz von mehreren Lösungen spricht, ist, z.B. interne Besprechungen strikt von Interaktionen mit Kunden oder Partnern trennen zu können.
UCC nach Corona
Letzten Endes ist der Einsatz. das Optimieren und die Betreueung einer modernen Kommunikationslösung in der Home-Office-Realität ein hervorragendes Betätigungsfeld für den Channel. Denn bis auf sehr wenige Ausnahmen hat man es mit SaaS-Lösungen zu tun und kann so Problemen mit der Infrastruktur beim Endbenutzer aus dem Weg gehen, wie zum Beispiel unzureichenden Uplinks im Büro oder fehlender Hardware für gesicherten Zugriff im Home-Office.
Schnelle Innovationen machen aus Unified Communications ein spannendes Thema, und IT-Berater, die hier am Ball bleiben, haben einen deutlichen Wettbewerbsvorteil.
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