Für Präsentationen im beruflichen Kontext gilt: Sie sollen in der Regel bei den Zuhörern ein bestimmtes Verhalten auslösen – also diese zum Beispiel zum Kauf eines Produkts bewegen. Oder sie für eine Problemlösung begeistern. Oder sie als Mitstreiter für ein Projekt gewinnen.
Dieses Ziel erreicht die präsentierende Person nicht, indem sie ihre Zuhörer mit allen möglichen Informationen und Argumenten überhäuft – gemäß der Maxime: "Viel hilft viel – irgendetwas wird die Zuhörer schon überzeugen." Vielmehr gilt es, die Präsentation strategisch und psychologisch klug zu planen und auf die sogenannten Bullet-Points zu fokussieren – also die Infos und Argumente, die bei den Zuhörern bewirken, dass sie
die gewünschte Entscheidung treffen und/oder
das gewünschte Verhalten zeigen.
Ein klares Ziel formulieren
Das setzt voraus, dass Sie beim Planen der Präsentation wissen: Welches Ziel möchte ich mit der Präsentation erreichen? Und: Welches Verhalten sollen die Zuhörer danach zeigen? Zum Beispiel:
Meinem Vorschlag zustimmen. Oder:
Das nötige Budget freigeben. Oder:
Das Produkt "…" kaufen.
Dies setzt zudem voraus, dass Sie wissen: Wer sind meine Zuhörer und über welches "Ohr" kann ich sie erreichen? Sind es zum Beispiel mehrheitlich Betriebswirte, die primär in wirtschaftlichen Kategorien denken? Oder sind es Techniker, die ich vor allem von der Machbarkeit überzeugen muss? Oder sind es "Sicherheitsfanatiker", die große Furcht vor Veränderungen haben?
Denn nur wenn Sie als Präsentator, also präsentierende Person, das Ziel Ihrer Präsentation kennen und wissen, wer Ihre Zuhörer beziehungsweise "Kommunikationspartner" sind, können Sie für sich entscheiden: Was ist meine Kernbotschaft und welche drei, vier Argumente unterstützen sie, weil sie den Zuhörern aus ihrer Warte den größten Nutzen bieten.
Kernbotschaften können zum Beispiel sein: "Mit dem von mir präsentierten Vorschlag…
gewinnen wir/Sie viele neue Kunden",
erhöht sich unsere/Ihre Rendite um zehn Prozent",
steigt die Datensicherheit und können Sie nachts ruhig schlafen."
Die jeweilige Kernbotschaft sollte im Zentrum Ihrer Präsentation stehen. Und die ausgewählten sowie präsentierten Daten, Fakten und Argumente? Sie dienen primär dazu, Ihre Kernbotschaft zu belegen und zu unterstreichen.
- "Das Präsentations-Genie Steve Jobs" von Carmine Gallo
Der US-amerikanische Kolumnist Carmine Gallo hat einen Aufsatz mit dem Titel "Das Präsentations-Genie Steve Jobs" veröffentlicht. Dort beschäftigt er sich mit den "10 Schlüsseltechniken", die Jobs zu Informations- und Unterhaltungszwecken angewandt hat. - 1. Mit Stift und Papier planen
Steve Jobs plante seine Präsentationen wie Spielfilme: mit einer packenden Geschichte, mit Helden und Bösewichten. - 2. Twitter-freundlich beschreiben
Steve Jobs hatte für jedes Produkt eine kurze Beschreibung gefunden, die man in nur 140 Zeichen in díe Welt tragen konnte. - 3. Einen Gegenspieler ins Spiel bringen
Steve Jobs hatte immer einen Bösewicht (ein Unternehmen oder ein Problem) geschaffen, der es den Zuhörern ermöglichte, sich um den Helden zu scharen – um Apple und seine Produkte. - 4. Auf Vorzüge konzentrieren
Steve Jobs sprache nicht nur über das Produkt und seine technischen Fähigkeiten, sondern auch über den Nutzen und seine Vorzüge. - 5. Die Dreier-Regel beachten
Die Drei ist eine magische Zahl: Auch durch die Präsentationen von Steve Jobs zog sich die Drei wie ein roter Faden. - 6. Träume verkaufen, keine Produkte
Steve Jobs verkaufte keine Computer – er verkaufte das Versprechen einer besseren Welt. - 7. Anschauliche Folien entwerfen
Bei Steve Jobs gab es keine der gefürchteten Aufzählungspunkte, stattdessen viele Fotos und Bilder. Und anstelle der durchschnittlichen 40 Wörter pro Folie gab es bei Jobs nur sieben. - 8. Den Zahlen Bedeutung verleihen
Große Zahlen erschließen sich Zuhörern nicht immer sofort. Je größer die Zahl, desto wichtiger ist es, Analogien oder Vergleiche zu finden, welche die Daten für die Zuhörer relevant machen. - 9. Schwungvolle Worte verwenden
Wörter wie "Spitzenprodukt" oder "Synergie" aus dem Satzbaukoffer von Marketingexperten hat Stevs Jobs selten bis nie verwendet. Seine Sprache war einfach, klar und direkt. - 10. Aha-Effekt einbauen
Ohne Spezialeffekte ging es bei Steve Jobs aber auch nicht. Jede Präsentation hatte einen Moment, den Neurowissenschaftler als "emotionsgeladenes Ereignis" bezeichnen. Er signalisiert den Zuhörern: "Merk Dir das jetzt!" - Tipp: Auch Steve Jobs fiel nicht als Meister vom Himmel
Kompetente Redner verfeinern die Fähigkeit, mit Folien zu präsentieren, durch Übung. Das hat auch Steve Jobs so gemacht, der sich überdies für jede seiner großen Vorführungen viel Zeit genommen hat.
Die Zuhörer auch emotional ansprechen
Wichtig ist für den Erfolg Ihrer Präsentation ist, dass Sie die Zuhörer nicht nur rational, sondern auch emotional ansprechen: Bringen Sie Ihre Zuhörer zum Träumen. Denn so lösen Sie bei ihnen das Gefühl aus "Ja, das will ich haben" oder "Ja, das möchte ich gerne tun."
Beim Vorbereiten Ihrer Präsentation sollten Sie jedoch bedenken: Ihre Zuhörer haben aufgrund ihrer Vorerfahrung und Position im Unternehmen oft unterschiedliche Bedürfnisse und somit Nutzenerwartungen. Benutzen Sie deshalb zum Beispiel als Verkäufer, der regelmäßig dieselben Produkte oder ähnliche Problemlösungen in Unternehmen präsentiert, soweit möglich, keine Standardcharts. Passen Sie Ihre Charts (beziehungsweise die Auswahl der Charts) und Ihre Argumentation immer dem jewei-igen Publikum an. Fragen Sie sich im Vorfeld zum Beispiel: Was will beziehungsweise erwartet
der Vorstand/Geschäftsführer des Unternehmens x,
der Einkäufer,
der Leiter der Produktionsabteilung,
der IT-Beauftragte,
…..
Um eine überzeugende, also das gewünschte Verhalten auslösende Präsentation zu erstellen, müssen Sie außer den Bedürfnissen Ihrer Zuhörer, auch deren Wertvorstellungen und Entscheidungskriterien kennen. Außerdem sollten Sie deren Sprache sprechen. Versetzen Sie sich deshalb, wenn Sie eine Präsentation planen, zunächst mental in Ihr Publikum: Wo drückt die Zuhörer der Schuh? Was interessiert sie? Was erhoffen sie sich? Was befürchten sie? Was wollen sie "mitnehmen"?
Damit Ihre Zuhörer nach der Präsentation das gewünschte Verhalten zeigen, müssen Sie diese für sich und Ihre Botschaft gewinnen. Entsprechend sollten Sie sich und Ihre Kernbotschaft inszenieren. Achten Sie darauf, dass Sie beim Präsentieren mit Ihren Zuhörern kommunizieren und nicht nur referieren. Reduzieren Sie deshalb den Text auf Ihren Charts soweit wie möglich. Beschränken Sie sich weitgehend auf Schlagworte. Denn je mehr Text auf den Charts steht, umso überflüssiger werden Sie als präsentierende Person, denn es steht ja fast alles auf den Charts. Außerdem wendet sich bei zu viel Text die Aufmerksamkeit der Zuhörer regelmäßig von Ihnen ab und den Charts zu. Denn sie müssen ja deren Text lesen. Entsprechend schwer fällt es Ihnen, Ihre Zuhörer zur gewünschten Entscheidung zu führen. Denn Sie müssen immer wieder neu ihre Aufmerksamkeit gewinnen.