Informationen und Argumente

Überzeugend präsentieren



Renate Oettinger war Diplom-Kauffrau Dr. rer. pol. und arbeitete als freiberufliche Autorin, Lektorin und Textchefin in München. Ihre Fachbereiche waren Wirtschaft, Recht und IT. Zu ihren Kunden zählten neben den IDG-Redaktionen CIO, Computerwoche, TecChannel und ChannelPartner auch Siemens, Daimler und HypoVereinsbank sowie die Verlage Campus, Springer und Wolters Kluwer. Am 29. Januar 2021 ist Renate Oettinger verstorben.
Präsentationen im Business-Kontext sollen bei den Zuhörern meist ein bestimmtes Verhalten auslösen oder sie zu einer bestimmten Entscheidung bewegen. Entsprechend strategisch und taktisch klug sollte eine Präsentation konzipiert sein. Und überzeugend der Auftritt , sagt Gudrun Fey.

Für Präsentationen im beruflichen Kontext gilt: Sie sollen in der Regel bei den Zuhörern ein bestimmtes Verhalten auslösen – also diese zum Beispiel zum Kauf eines Produkts bewegen. Oder sie für eine Problemlösung begeistern. Oder sie als Mitstreiter für ein Projekt gewinnen.

Betriebswirte? Techniker? Einkäufer? Vertriebsleiter? Ein guter Vortrag steht und fällt damit, dass der Präsentierende weiß, wer seine Zuhörer sind.
Betriebswirte? Techniker? Einkäufer? Vertriebsleiter? Ein guter Vortrag steht und fällt damit, dass der Präsentierende weiß, wer seine Zuhörer sind.
Foto: aerogondo - Fotolia.com

Dieses Ziel erreicht die präsentierende Person nicht, indem sie ihre Zuhörer mit allen möglichen Informationen und Argumenten überhäuft – gemäß der Maxime: "Viel hilft viel – irgendetwas wird die Zuhörer schon überzeugen." Vielmehr gilt es, die Präsentation strategisch und psychologisch klug zu planen und auf die sogenannten Bullet-Points zu fokussieren – also die Infos und Argumente, die bei den Zuhörern bewirken, dass sie

  • die gewünschte Entscheidung treffen und/oder

  • das gewünschte Verhalten zeigen.

Ein klares Ziel formulieren

Das setzt voraus, dass Sie beim Planen der Präsentation wissen: Welches Ziel möchte ich mit der Präsentation erreichen? Und: Welches Verhalten sollen die Zuhörer danach zeigen? Zum Beispiel:

  • Meinem Vorschlag zustimmen. Oder:

  • Das nötige Budget freigeben. Oder:

  • Das Produkt "…" kaufen.

Dies setzt zudem voraus, dass Sie wissen: Wer sind meine Zuhörer und über welches "Ohr" kann ich sie erreichen? Sind es zum Beispiel mehrheitlich Betriebswirte, die primär in wirtschaftlichen Kategorien denken? Oder sind es Techniker, die ich vor allem von der Machbarkeit überzeugen muss? Oder sind es "Sicherheitsfanatiker", die große Furcht vor Veränderungen haben?

Denn nur wenn Sie als Präsentator, also präsentierende Person, das Ziel Ihrer Präsentation kennen und wissen, wer Ihre Zuhörer beziehungsweise "Kommunikationspartner" sind, können Sie für sich entscheiden: Was ist meine Kernbotschaft und welche drei, vier Argumente unterstützen sie, weil sie den Zuhörern aus ihrer Warte den größten Nutzen bieten.

Kernbotschaften können zum Beispiel sein: "Mit dem von mir präsentierten Vorschlag…

  • gewinnen wir/Sie viele neue Kunden",

  • erhöht sich unsere/Ihre Rendite um zehn Prozent",

  • steigt die Datensicherheit und können Sie nachts ruhig schlafen."

Die jeweilige Kernbotschaft sollte im Zentrum Ihrer Präsentation stehen. Und die ausgewählten sowie präsentierten Daten, Fakten und Argumente? Sie dienen primär dazu, Ihre Kernbotschaft zu belegen und zu unterstreichen.

Die Zuhörer auch emotional ansprechen

Wichtig ist für den Erfolg Ihrer Präsentation ist, dass Sie die Zuhörer nicht nur rational, sondern auch emotional ansprechen: Bringen Sie Ihre Zuhörer zum Träumen. Denn so lösen Sie bei ihnen das Gefühl aus "Ja, das will ich haben" oder "Ja, das möchte ich gerne tun."

Beim Vorbereiten Ihrer Präsentation sollten Sie jedoch bedenken: Ihre Zuhörer haben aufgrund ihrer Vorerfahrung und Position im Unternehmen oft unterschiedliche Bedürfnisse und somit Nutzenerwartungen. Benutzen Sie deshalb zum Beispiel als Verkäufer, der regelmäßig dieselben Produkte oder ähnliche Problemlösungen in Unternehmen präsentiert, soweit möglich, keine Standardcharts. Passen Sie Ihre Charts (beziehungsweise die Auswahl der Charts) und Ihre Argumentation immer dem jewei-igen Publikum an. Fragen Sie sich im Vorfeld zum Beispiel: Was will beziehungsweise erwartet

  • der Vorstand/Geschäftsführer des Unternehmens x,

  • der Einkäufer,

  • der Leiter der Produktionsabteilung,

  • der IT-Beauftragte,

  • …..

Um eine überzeugende, also das gewünschte Verhalten auslösende Präsentation zu erstellen, müssen Sie außer den Bedürfnissen Ihrer Zuhörer, auch deren Wertvorstellungen und Entscheidungskriterien kennen. Außerdem sollten Sie deren Sprache sprechen. Versetzen Sie sich deshalb, wenn Sie eine Präsentation planen, zunächst mental in Ihr Publikum: Wo drückt die Zuhörer der Schuh? Was interessiert sie? Was erhoffen sie sich? Was befürchten sie? Was wollen sie "mitnehmen"?

Damit Ihre Zuhörer nach der Präsentation das gewünschte Verhalten zeigen, müssen Sie diese für sich und Ihre Botschaft gewinnen. Entsprechend sollten Sie sich und Ihre Kernbotschaft inszenieren. Achten Sie darauf, dass Sie beim Präsentieren mit Ihren Zuhörern kommunizieren und nicht nur referieren. Reduzieren Sie deshalb den Text auf Ihren Charts soweit wie möglich. Beschränken Sie sich weitgehend auf Schlagworte. Denn je mehr Text auf den Charts steht, umso überflüssiger werden Sie als präsentierende Person, denn es steht ja fast alles auf den Charts. Außerdem wendet sich bei zu viel Text die Aufmerksamkeit der Zuhörer regelmäßig von Ihnen ab und den Charts zu. Denn sie müssen ja deren Text lesen. Entsprechend schwer fällt es Ihnen, Ihre Zuhörer zur gewünschten Entscheidung zu führen. Denn Sie müssen immer wieder neu ihre Aufmerksamkeit gewinnen.

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