MANNHEIM: Zwei junge Frauen und zwei junge Männer gründeten in Mannheim ein Beratungsunternehmen. Hier berichten sie* über ihre Erfahrungen - sie hatten bei der Existenzgründung einige bürokratische Schwierigkeiten zu überwinden.Der Drang, tägliche Herausforderungen besser zu lösen, als wir es bisher in unserem Umfeld in der Softwarebranche verwirklichen konnten, brachte uns vier Kollegen an einen Tisch. Wir diskutierten über Möglichkeiten, bei unserem Arbeitgeber DCW, einem Anbieter von betriebswirtschaftlicher Standardsoftware und Dienstleistungen, mehr zu bewegen - zum Beispiel die Weiterentwicklung des Know-hows, mehr Kundenorientierung beim Service. Das Ergebnis unserer Diskussion: Wir wollten unsere Ideen unter eigener Regie in einem eigenem Unternehmen - der Consolut GmbH - umsetzen. Unser Rüstzeug für diesen Plan: zahlreiche Projekterfahrungen bei der Einführung und Erweiterung von Softwarelösungen, langjähriges Fachwissen in der Informationstechnologie, berufsbegleitende Ausbildungen zum Bilanzbuchhalter - und nicht zu vergessen: Teamgeist, Freude an der Beratungsarbeit, Wissensdurst und Kreativität.
Am Anfang war die Idee
Die Entwicklung zur Informations- und Dienstleistungsgesellschaft wirkt sich immer intensiver auf Unternehmensverwaltungen aus. Die Anforderungen bei der täglichen Verwaltungsarbeit steigen extrem, der globale Konkurrenzdruck ebenso - aber die Personal- und Altersstrukturen sind vor allem bei mittelständischen Unternehmen oft noch nicht entsprechend angepaßt. Deshalb ist es heute für die meisten Firmen auch des Mittelstands unmöglich, ihre Aufgaben ohne betriebswirtschaftliche Standardsoftware zu lösen. Ohne diese Anwendungspakete können EDV-Kosten ins Astronomische steigen - vor allem auch angesichts der Vorbereitungen auf das Jahr 2000 und die Euro-Einführung.
Wegen der immer höheren Funktionalität sind solche Standard-anwendungen, die zum Beispiel von den Firmen SAP in Walldorf und DCW (Dr. Claus Wellenreuter) in Mannheim, angeboten werden, mittlerweile sehr komplex geworden. Deshalb steigt mit dem Einsatz von Standardsoftware auch der Bedarf an entsprechender Beratung. Hier haken wir ein: Unser junges Unternehmen bietet ein breites Spektrum an Dienstleitungen - von der Installation und Einführung der Software inklusive der erforderlichen betriebswirtschaftlichen Beratung, Datenübernahme und Programmierung bis hin zur Pflege und Wartung der laufenden Systeme. Die Stärke der Consolut GmbH: Wir decken das gesamte Spektrum der Anforderungen aus einer Hand ab - von der Hardware bis hin zur Abbildung paralleler Rechnungslegungen nach den Vorschriften des HGB oder zum Beispiel der US-amerikanischen Bilanzierungsrichtlinie GAAP. Unsere Stärke liegt insbesondere auch im internationalen Umfeld; Mehrsprachigkeit und Reisetätigkeit sind für uns selbstverständlich. Unseren Schwerpunkt setzen wir derzeit auf die Standardsoftware von DCW; die Consolut GmbH verfügt darüber hinaus über das Fachwissen zur Unterstützung weiterer Softwarepakete.
Mit unterschiedlichen Charakteren und Erfahrungen bilden wir ein junges und starkes Team, das mit dem raschen Wandel in der Softwarebranche und dem High-Tech-Umfeld Schritt hält. Wir sind zuversichtlich, einer Expansion unseres neuen Unternehmens, das wir zum 1. Dezember 1998 gegründet haben, ebenso gerecht zu werden wie der Sicherheit und der strategischen Planung. Unsere Ziele: Die Etablierung bei Unternehmen, die DCW Software einsetzen. Unsere Kunden kompetent zu beraten und umfassende Services auch für ergänzende Produkte zu bieten. Zu wachsen und fachkundige, engagierte Mitarbeiter einzustellen. Wir suchen Mitarbeiter, die Spaß an verantwortungsvollen, abwechslungsreichen Aufgaben haben. Regelmäßige Weiterbildung gehört zu den selbstverständlichen Zielen der Consolut Gmbh.
Wir müssen Gas geben
Ende Juli 1998 war der Entschluß zur Unternehmensgründung gefaßt. Am 1. Dezember 1998 wollten wir starten, somit hatten wir dreieinhalb Monate Zeit für die Vorbereitungen - was uns auf den ersten Blick ausreichend erschien. Je näher wir an die Details der Realisierung heran schritten, desto stärker wurde uns bewußt: Wir müssen Gas geben. Wir arbeiteten jedes Wochenende durch, und dieser Einsatz lohnte sich. Wir teilten jede Aufgabe auf unserer Prioritätenliste einem Teammitglied mit fixem Termin zu. Waren unsere Kenntnisse für bestimmte Vorbereitungen zu gering, kamen wir schnell zum Entschluß: Wir müssen Fachwissen einkaufen, zum Beispiel bei der Beratung zur Wahl der optimalen Gesellschaftsform.
Welche Gesellschaftsform ist sinnvoll?
Einig waren wir uns darüber, daß eine persönliche Haftung von uns Gesellschaftern ausgeschlossen ist und eine entsprechende Firmenhaftung vorhanden sein muß. Also kam nur eine Kapitalgesellschaft in Frage. Die Vertrauenswürdigkeit sollte über ein höheres als vom Gesetzgeber vorgeschriebenes Eigenkapital erreicht werden. Wir telefonierten mit einem Rechtsanwalt, der spontan eine GmbH empfahl, denn die Gründungskosten für eine AG sind fast doppelt so hoch. Er bot uns ein Beratungsgespräch an, um weitere passende Vorschläge zu machen. Seine erste telefonische Beratung war kostenfrei, und wenn dieser Rechtsanwalt seine Kanzlei im Umkreis von Mannheim hätte, wären wir seiner Einladung gerne gefolgt.
Wir vereinbarten nun einen Termin bei einem empfohlenen Rechtsanwalt in unserer Nähe und schlugen ihm erst einmal eine AG vor. Einwände brachte der Rechtsberater keine - als sein Gehilfe einen Ansatz machte, die AG doch in Frage zu stellen, wurde ihm schnell über den Mund gefahren. Für diesen Rechtsanwalt stand unser Entschluß fest, er sah keinen Grund für Ausführungen über sinnvolle Alternativen. In der einen Stunde bei ihm erhielten wir kaum Rat, sondern hörten uns hauptsächlich selbst reden - bei vergeblichen Versuchen, ihm Informationen zu entlocken. Zum Abschluß erklärte er, seine Kanzlei würde gerne die erforderlichen Verträge für eine AG erstellen, ergänzen, ändern. Auf unsere Frage, was da an Kosten auf uns zukäme, nannte er einen Betrag für die von ihm zu erledigende Vertragserstellung, aber über die darüber hinaus anfallenden Kosten könne er keine Auskunft geben, da er seinem dafür zuständigen Kollegen, ein Steuerberater, nicht vorgreifen wolle. Für diese Stunde erhielten wir dann eine Rechnung über 500 Mark.
Nachdem wir die Kanzlei verlassen hatten, telefonierten wir zwecks Kostenrecherche mit dem genannten Steuerberater. Dieser Mann erwies sich als echter Tip, für dessen Empfehlung sich - mit viel gutem Willen betrachtet - die Ausgabe von 500 Mark gelohnt hat. In 15 Minuten am Telefon gab er uns genau die Informationen, die der Rechtsanwalt in einer Stunde nicht zusammenbekam. Der Steuerberater lieferte Entscheidungshilfen, fachkundige Fakten und Erfahrungen sowie Argumente gegen eine AG und für eine GmbH - wie es zu unserer Konstellation paßte. Bei einem späteren Termin ersparte uns dieser Steuerberater einen zusätzlichen Weg zu einem Rechtsanwalt, indem er direkt Kontakt zu einem Notar herstellte, an den wir einen nach unseren Bedürfnissen geänderten Standardvertrag schickten. Sobald dieser Gesellschaftervertrag beim Notar unterschrieben wurde, ist die Firma mit dem Zusatz i.G. (in Gründung) voll handlungsfähig und kann den Geschäftsbetrieb aufnehmen. Wir waren unserem Ziel einen Schritt näher.
Werden wir als Existenzgründer gefördert?
Die Industrie- und Handelskammer Mannheim bietet Existenzgründern Informationsunterlagen, Seminare und Beratungstermine. Das Amt für Wirtschaftsförderung der Stadt Mannheim berät in Bezug auf Existenzgründerdarlehen. Je nach Unternehmenskonzept wird ein passendes Fördermittel-Programm empfohlen. Diese Programme sind personenbezogen, das heißt, daß die Vermögensverhältnisse jedes Gesellschafters geprüft werden.
Beispiel für ein solches Fördermittel-Programm: Ein Investitionsvolumen von 100.000 Mark teilt sich bei vier Gesellschaftern auf je 25.000 Mark. Davon 25 Prozent ergeben 6.250 Mark je Gesellschafter. Da dieser Betrag unter einen Minimumbetrag von 10.000 Mark fiel, war für uns eine Förderung ausgeschlossen.
Für eine eventuelle Förderung sind folgende Aufgaben in dieser Reihenfolge zu erfüllen:
1. Konzeptbesprechung mit dem Amt für Wirtschaftsförderung der Stadt Mannheim
2. Beratungsgespräch bei der IHK
3. Antrag der Fördermittel über die ausgewählte Geschäftsbank
4. Gesellschaftsvertrag beim Notar
So standen wir vor einer Fülle von Terminen und auszufüllenden Formularen. Sehr fragwürdig erschienen uns das Preisgeben persönlicher Vermögensverhältnisse und der Termindruck durch die Verpflichtung zur Antragstellung vor Abschluß eines Gesellschaftsvertrag beim Notar. Denn der Gesellschaftsvertrag hatte höchste Priorität, da wir den Eintrag im Handelsregister bis zum 30. November 1998 erledigen mußten, da diese Information aus rechtlichen Gründen zum Beispiel auch auf unseren Geschäftspapieren nicht fehlen durfte. Die Abwicklung des Fördermittel-Programms war zu langsam für unseren Zeitplan, zudem war das Ergebnis unsicher. Und so entschieden wir uns, ohne Fördermittel zu starten.
Als Startkapital brauchten wir die Höhe der Investitionen, Miete, Personal-, Beratungs-, Gründungskosten. Zusätzlich die Gehälter von drei Monaten, inklusive Überbrückung der Zeit bis zum ersten Zahlungseingang. Da wir international tätig sind, kamen für uns nur international bekannte Banken in Frage. Zum Firmenstart sollten zwei Banken unsere Partner sein - und somit auch als Bankverbindung auf unserem Briefbogen stehen. Doch drei Banken vermittelten uns den Eindruck, nicht bereit zu sein, ein Risiko zugunsten der Förderung unserer Existenzgründung tragen zu wollen.
Suche nach der passenden Bank
Auf der Suche nach der passenden Bank zeigte sich wieder, wie sehr es sich lohnt, vorab telefonische Informationen einzuholen: Es spart Geld, Konditionen nach einer Checkliste abzufragen und zum Vergleich in einer Tabelle einzutragen. Ein Telefonat gibt auch Gelegenheit, die Qualität der Beratung zu prüfen und einen Eindruck von der menschlichen Komponente zu bekommen. Wichtig ist und bleiben aber dennoch persönliche Gespräche und Erfahrungen mit dem neuen Partner, um seine Wahl bestätigt zu bekommen - oder neu zu entscheiden.
Bank A machte beim Erstkontakt am Telefon einen guten Eindruck. Da der Ansprechpartner nicht zu sprechen war, wurden Name und Nummer notiert. Der zuständige Geschäftskundenbetreuer meldete sich prompt, gab sehr höflich und detailliert Auskunft auf alle Fragen und vereinbarte kurzfristig einen Termin.
Bank B flog aus dem Wettbewerb, weil sie weder am Telefon noch am Schalter den Eindruck erweckte, einen neuen Geschäftspartner aufnehmen zu wollen: Die Angestellten hatten wenig Zeit. Die Banken C und D gaben höflich und bereitwillig Auskunft.
Beim Vergleich der Konditionen zeigte sich dann, daß es hierbei kein "k.o.-Kriterium" gibt: Sie sind sich alle ähnlich. Das wird natürlich durch die Konkurrenz gefördert, und es ist auch schön zu wissen, daß keine Bank die günstigste ist. Aber diese Erkenntnis machte uns die Entscheidung auch nicht einfacher. Also entschieden wir uns für die Banken, die den besseren Service zeigten: Das waren Bank A und C.
Kaum war das Konto eröffnet, überwiesen wir das Geld für die Firmengründung an Bank A. Und damit startete eine unglückliche Serie von Organisationsschwächen, die der sympathische und engagierte Geschäftskundenbetreuer weder verhindern noch ungeschehen machen konnte: Beim Geldeingang eines Postens wurde ein anderer Betreuer zugeordnet. Dieser konnte keine Zuordnung treffen und beschloß, das Geld an den Sender per Rücküberweisung wieder loszuwerden. Die Bestätigung des gesamten Geldeingangs sollte von der Bank an den Notar per Fax bestätigt werden. Die Bank hat diese Vereinbarung geändert, indem sie die Post nutzte. Ganze sieben Arbeitstage dauerten die Überweisungsprozesse durch unsere Hausbanken, der Geldeingang bei Bank A und die Bestätigung an den Notar.
Weitere Panne: Eine Überweisung an unseren Lieferanten sollte von der Bank mit dem Vermerk "wird ausgeführt von Bank A" samt Stempel und Unterschrift per Fax bestätigt werden. Anlaß war die anstehende Lieferung der Hardware, die der Lieferant erst nach Geldeingang oder Bestätigung der Bank veranlassen wollte. Für diesen Lieferanten waren wir ein Neukunde, mit dem er kein Bonitäts-Risiko eingehen wollte. Die Bank faxte das Überweisungsformular kommentarlos, worauf der Lieferant bei uns anrief und an der Echtheit zweifelte: Schließlich könne jeder ein Überweisungsformular ausfüllen und durch das Faxgerät senden.
Noch eine Panne: Die bei Bank A beantragten Servicekarten wurden nie geliefert. Wir konnten deshalb selbst am Schalter nicht einmal nach unserem Kontostand fragen. Positiv ist zu erwähnen, daß Bank A bei der Kontoauflösung die hierfür anfallenden Gebühren übernahm. Inzwischen sind wir bei Bank D zufriedener Kunde, werden dort zuverlässig und offen beraten und erhalten auch kurzfristig einen Termin bei einem der beiden Ansprechpartner, von denen immer mindestens einer verfügbar ist.
Wie soll die Firma heissen?
Die Frage nach dem Firmennamen wurde nun dringend. Ideensammlung: Buchstabenkombination der Gründer? Unser Produkt - die Beratung - sollte zum Ausdruck kommen, Service-Kompetenz für die Kunden soll vermittelt werden.
Bekannte und Freunde wurden mobilisiert, und es kamen viele Vorschläge, die uns der Lösung immer näher brachten. Schließlich tauften wir unser Unternehmen auf den Namen Consolut GmbH - competence in consulting and solutions. Auch bei der Entwicklung des Firmenlogos unterstützten uns Freunde. Wir präsentierten Firmenname und Logo einigen Testpersonen, die wertvolle Hinweise für abschließende Korrekturen gaben. Unverzüglich schlossen wir den Druckauftrag für Visitenkarten und Briefpapier mit einer Grafikdesignerin ab, die in einem Angebot Computerdesign und Druck abwickelte.
Wo, wie gross und wir teuer soll das Büro sein?
Der Standort Mannheim, der uns schon lange gut gefällt, sollte Sitz unserer Firma werden. Ein teures Büro im Zentrum war nicht erforderlich, da unsere Zielgruppe nicht die Laufkundschaft ist. Also war Citynähe ausreichend, um die interne Organisation einfach handhaben zu können. Parkplätze brauchten wir, da wir alle mit dem PKW unterwegs sind. Kabelkanäle für die Vernetzung waren unabdingbare Voraussetzung.
Zum Firmenstart waren wir fünf Personen. Da wir schon im ersten Jahr wachsen werden, sollten weitere Anmietungen möglich sein. Die Quadratmeterpreise für Büroräume starten bei 17 bis 21 Mark - und gehen dann nach oben in die Luxusklasse. Wir telefonierten, verglichen Preise, sammelten Informationen, vereinbarten Besichtigungstermine. Die Stadt Mannheim, die bei der Vermittlung von Gewerbeimmobilien unterstützt, gab uns den nützlichen Tip zum Gewerbepark Mafinex, für den wir uns dann auch entschieden. Schnell waren wir uns mit dem Vermieter über Preis, Renovierung, Schlüsselübergabe einig, unterschrieben den Mietvertrag und hatten damit unsere Adresse.
Bei der Auswahl von Büromöbeln halfen uns Bekannte mit einem Tip; wir fanden gute Beratung und akzeptable Preise. Die Büromöbel wählten wir per Katalog aus und bestellten nach Besichtigung und Probesitzen. Wir achteten bei der Auswahl auf Erweiterungsmöglichkeiten, praktisches Zusammenfügen von verschiedenen Teilen und einheitliche Farben.
In unsere Informationstechnolgie wollten wir viel investieren, weil wir nur mit guter Technik unseren Kunden schnellen Service bieten können. Zudem möchten wir unsere Mitarbeiter mit aktueller Technik motivieren. Ziel war, ein modernes EDV-Netzwerksystem mit einer Kapazität von bis zu 20 Arbeitsplätzen aufzubauen. Jeder Mitarbeiter erhält ein Notebook, mit dem er unterwegs beim Kunden arbeiten wie auch Verbindung zum Server in unserem Büro aufnehmen kann. Als Basis-Ausstattung sahen wir einen Farbtintenstrahl- und einen Schwarz-Weiß-Laserdrucker. Bei der Software haben wir uns für Lotus Notes entschieden. Diese Anwendung erlaubt allen Mitarbeitern, sowohl im Netzwerk wie auch "offline" jederzeit auf benötigtes Know-how zuzugreifen. Jeder Mitarbeiter hat eine E-Mail-Adresse und ist damit auch außerhalb der Arbeitszeiten unabhängig vom Telefon erreichbar.
Bei der Auswahl einer Telefonanlage war unsere erste Anlaufstelle die Telecom, die als kleinste Einheit bis zu 300 Nebenstellen für 15.000 Mark anbot. Das war uns doch etwas zu überdimensioniert. Alcatel war uns im Preis-Leistungsverhältnis zu teuer. Wir kauften eine Agfeo-Anlage mit bis zu 99 Nebenstellen für 4.300 Mark.
Bei einigen Aufgaben in unserem Personalwesen haben wir uns für externe Hilfe entschieden: Die Arbeitsverträge für unsere Mitarbeiter erstellt ein Rechtsanwalt. Die Abwicklung der Gehaltsabrechnungen übertrugen wir einem Steuerberater. Die Planung der umfassenden Weiterbildungsmaßnahmen für unsere Mitarbeiter führen wir selbst durch. Auch die Auswahl unserer neuen Mitarbeiter - wir suchen derzeit und werden uns auch künftig fortlaufend umschauen - geben wir nicht aus der Hand.
Buchhaltung am Wochenende
Für die eigene Buchhaltung gab es zwei Lösungen: Entweder extern durch einen Steuerberater erledigen lassen - das geringe Volumen würde dies zulassen. Oder Software kaufen und selbst durchführen. Mit der Motivation, unser Fachwissen gleich auch in der eigenen Firma umzusetzen, entschieden wir uns für: selbst buchen! Wir kauften eine einfache PC-Software, die wir aber bald zurückgaben, denn dieses Programm wies Zahlen in der Bilanz falsch aus. Wir installierten ein zweites Produkt und die Testbuchungen zeigten: Dieses Mal paßte alles. Auch für die Reisekostenabrechnungen kauften wir ein PC-Programm. Für die Rechnungsschreibung realisierten wir eine Schnitt-
stelle zwischen der erfaßten Leistung beim Kunden vor Ort und der Buchhaltung. Rechnungen werden schnell, einfach und korrekt per Knopfdruck erstellt. Die Arbeiten für Reisekostenabrechnung, Rechnungsschreibung und Buchhaltung finden regelmäßig am Wochenende statt.
Für die ersten Monate machten wir eine Planung der schon reservierten Termine. Parallel dazu brachten wir beim früheren Arbeitgeber DCW angefangene Projekte zu Ende, da bei laufenden Arbeiten zugunsten der Kunden kein Personenwechsel stattfinden sollte. Unsere künftigen Auftragschancen planten wir zweifach: als "best case" und "worst case". Wir wollten uns damit sämtliche Risiken realistisch vor Auge führen. Eine Basis unseres Geschäfts ist ein Kooperationsvertrag mit DCW, der Bestandskundenbetreuung und neue Projekte beinhaltet. Der Beratungsmarkt für DCW-Kunden ist derzeit von einem eklatanten Nachfrageüberhang gekennzeichnet. Da DCW bisher einziger Anbieter entsprechender Dienstleistungen war, sind wir heute der einzige Mitbewerber auf diesem Markt. Durch unsere langjährige Projektarbeit als ehemalige DCW-Mitarbeiter bestehen intensive Beziehungen zu den Kunden in diesem Markt. Der Kooperationsvertrag mit DCW erlaubt Akquisitionen in diesem Servicebereich.
*Selbst ein Jahr nach Gründung der Consolut GmbH sind noch lange nicht alle Probleme überwunden. Doch die Jungunternehmer Arnd Schürmann, Tassilo Chibidziura, Silke Spengler und Franziska Schatz (v.l.n.r.) sind davon überzeugt, daß sie als IT-Consultants dauerhaft überleben können.