Viele Unternehmen unterschätzen die steuerlichen Anforderungen an Kontoauszüge. Leicht kommt es beim Online-Banking zu Problemen mit dem Fiskus. Es kommt häufig zu Fehlern, doch diese lassen sich vermeiden.
Immer mehr Unternehmen nutzen die Vorteile des elektronischen Zahlungsverkehrs. Sie reduzieren das Belegaufkommen und lassen Bankdaten direkt in die Finanzbuchhaltung einfließen. Im Zuge des Online-Banking verzichten viele Firmen auf den herkömmlichen Kontoauszug in Papierform und setzen auf elektronisch übermittelte Kontoauszüge. Oft ist damit der Ärger mit den Finanzbehörden programmiert.
Schnell verletzen Unternehmen beim Online-Banking die steuerlichen Aufbewahrungspflichten. "Es reicht nicht aus, elektronische Kontoauszüge auszudrucken und als Papierbeleg in die Buchführung zu übernehmen", warnt Wirtschaftsprüfer Marco Schmedt von der Kanzlei WWS in Mönchengladbach. "Digitale Belege gelten nur in elektronischer Form als Original." Sie müssen über einen Zeitraum von zehn Jahren jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar vorgehalten werden. Die Finanzverwaltung hat im Rahmen einer Außenprüfung ein elektronisches Einsichtsrecht. Eine bloße Abspeicherung von Kontoauszügen im pdf-Format ist nicht ausreichend. Schließlich können pdf-Dokumente leicht und nicht nachvollziehbar verändert werden. Mögliche Lösung: Elektronische Kontoauszüge werden mit einer qualifizierten digitalen Signatur übermittelt und vom Kontoinhaber mit geeigneter Software abgespeichert. Viele mittelständische Firmen sind dazu technisch aber noch nicht in der Lage.
Unternehmen müssen selbst aktiv werden. Kreditinstitute sind nicht für die steuerliche Anerkennung von Kontoauszügen verantwortlich, ein entsprechender Hinweis findet sich häufig in Geschäftsbedingungen zum Online-Banking. Viele Banken bieten Hilfestellung zur Aufbewahrung an und speichern Auszüge auf ihren Systemen. Es ist zu klären, ob innerhalb der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist jederzeit ein Datenzugriff möglich ist. WWS-Experte Schmedt rät: "Im Zweifelsfall sollten Unternehmen monatliche Sammelkontoauszüge in Papierform bestellen und archivieren." So ersparen sie sich zeitraubende Auseinandersetzungen mit dem Fiskus.
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WWS Wirtz, Walter, Schmitz, Internet: www.wws-mg.de