Dem Thema Social-Media-Guidelines beziehungsweise Social-Media-Policy kommt mit zunehmender Verbreitung der sozialen Medien eine immer größere Bedeutung zu. War es vor einigen Jahren vielleicht noch eine Randerscheinung, dass sich Mitarbeiter in den sozialen Netzwerken bewegten, und sich dort auch über den Arbeitgeber oder zu dessen Themen äußerten, gehört das heute zum Alltag. Umso wichtiger, den Mitarbeitern praktikable Leitlinien an die Hand zu geben, die ihnen im richtigen Umgang mit den sozialen Medien, in Bezug auf das Unternehmen, helfen.
Aufgaben von Social-Media-Guidelines
Die Social-Media-Guidelines sollen in erster Linie den Mitarbeitern und Managern des Unternehmens Sicherheit im Umgang mit den sozialen Medien geben. In zweiter Linie helfen Guidelines, vermeidbare Kommunikationskrisen zu vermeiden sowie rechtlichen Problemen verschiedenster Art vorzubeugen.
Die Ausgangsprämisse für diese Guidelines könnte lauten: Fast alle Mitarbeiter nutzen Social Media, aber meist ohne sich größere Gedanken um die Auswirkungen, aber auch Potenziale dieser Medien zu machen. Wer sich bei Facebook anmeldet, um mit dem eigenen Freundeskreis zu kommunizieren, ist sich oft gar nicht im Klaren darüber, wie schnell Aussagen, Bilder oder sonstige Inhalte diesen eigentlich privaten Rahmen verlassen und an die Öffentlichkeit dringen. Eine kurze Suche auf Facebook nach "Mein Chef ist ein" belegt diese Behauptung anschaulich.
Insbesondere, aber längst nicht nur, jüngeren Mitarbeitern sind die möglichen Auswirkungen ihrer Äußerungen in den sozialen Medien oft nicht klar. Hier geben Social-Media-Guidelines konkrete Handlungsanweisungen.
Aber auch ganz allgemein helfen Social-Media-Guidelines dabei, bei den Mitarbeitern ein Bewusstsein für die Bedeutung der sozialen Meiden zu erzeugen. Die Aufgabe besteht nämlich nicht nur in der Einschränkung von Äußerungen der Mitarbeiter (sofern das überhaupt gewollt und rechtlich zulässig ist), sondern im Gegenteil auch in der Förderung einer aktiven Social-Media-Kommunikation, im Sinne der Unternehmensziele. Wenn Mitarbeiter immer auch Markenbotschafter sind, bieten Social-Media-Guidelines eine ideale Möglichkeit, sie zu effektiveren und positiveren Botschaftern zu machen.
Die Guidelines sollen den Weg aufzeigen, den das Unternehmen im Social Web gehen will, und alle Mitarbeiter auf diesen Weg einstimmen. Sie geben Sicherheit im Umgang mit den teils noch ungewohnten Kanälen und machen Lust darauf, Neues auszuprobieren und altgewohnte Pfade zu verlassen.
Kurz lassen sich die Aufgaben von Social-Media-Guidelines wie folgt zusammenfassen:
- Vermeiden von Fehlern
- Begrenzen von Risiken
- Information der Mitarbeiter
- Sicherheit schaffen
- Aufzeigen von Grenzen
- Einstimmung auf eine gemeinsame Strategie
- Zur Nutzung motivieren
Elemente und Aufbau von Social-Media-Guidelines
Die Inhalte Ihrer Social-Media-Guidelines sollten sich an den Eigenschaften und Gegebenheiten Ihres Unternehmens orientieren. Das bloße Kopieren fremder Guidelines ist in der Praxis zwar häufig zu beobachten, aber wenig zielführend. Natürlich können Sie sich aber an den Guidelines anderer Unternehmen orientieren, was Inhalte und Ausgestaltung angeht. Finden Sie dann aber Ihren eigenen Stil, Ihre eigene Sprache und Ihre eigenen Inhalte. Ein grobes Grundgerüst kann man durchaus aus einer Vielzahl von bereits eingesetzten Guidelines extrahieren. Folgende Elemente tauchen immer wieder auf: