Wenn Unternehmen Dokumentenmanagement-Systeme zur Archivierung nutzen, müssen sie eine Reihe gesetzlicher Vorgaben beachten. Für die elektronische Archivierung gelten dabei die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wie Unveränderbarkeit, Ordnung, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit. "Der Gesetzgeber schreibt zwar vor, was zu tun ist, beantwortet aber nicht die Frage danach, wie Unternehmen diese Anforderungen erfüllen können", umreißt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom, die Probleme, die Unternehmen mit der Umsetzung haben.
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Die neue "GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagement-System" des Branchenverbands Bitkom erklärt deshalb in fünf Kapiteln, wie Unternehmen bei der elektronischen Aufbewahrung mit Dokumentenmanagement-Systemen die geltenden Vorschriften einhalten. Der erste Teil geht der Frage nach, welche gesetzlichen Anforderungen genau erfüllt sein müssen. Dann wird an Beispielen erläutert, wie diese Bestimmungen in der Unternehmenspraxis umzusetzen sind. Dabei werden auch Besonderheiten und Eigenschaften von Dokumentenmanagement-Systemen berücksichtigt.
Die "GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagement-Systeme" steht auf der Bitkom-Homepage unter www.bitkom.org/Publikationen/2015/Leitfaden/ECM-GoBD-Checkliste/150917_BIT_Checkliste_DIN_A4_2.pdf zum kostenlosen Download bereit.