Mustervereinbarung für Kostenbeteiligung
Überschreitet der Mitarbeiter die 110-Euro-Freigrenze, werden die Kosten dadurch für ihn zu Arbeitslohn. Er kann das durch seine – auch nachträglich mögliche – Kostenbeteiligung verhindern. Tipp: Um eine drohende Steuerpflicht wegen Überschreitens der 110-Euro-Grenze zu vermeiden, sollten Sie Ihre Mitarbeiter vor einer Betriebsveranstaltung dazu verpflichten, höhere Kosten aus eigener Tasche zu bezahlen. Folgende kleine Vereinbarung, die Sie sich von jedem Teilnehmer unterschreiben lassen und zu den Lohnunterlagen nehmen, genügt:
"Kostenübernahme:
Übersteigen die Kosten der Betriebsveranstaltung am ........ den Betrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer, verpflichtet sich .......(Vor- und Nachname), den übersteigenden Betrag, der auf ihn entfällt, selbst zu übernehmen. Diesen Betrag wird die Lohn- und Gehaltsbuchhaltung von seinem Nettogehalt einbehalten.
Ort, Datum und Unterschrift"
Natürlich können Sie auch verlangen, dass nur die teilnehmenden Angehörigen eine Zuzahlung leisten. Entscheidend ist allein, dass es Ihnen gelingt, die zulässigen Kosten pro Arbeitnehmer unter die obligatorische 110-Euro-Grenze zu drücken.
Wer an der Veranstaltung teilnehmen darf
Es gilt der Grundsatz: Die Veranstaltung muss allen Ihren Mitarbeitern offen stehen. Eine Teilnehmerbeschränkung ist möglich, wenn dies keine Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmer darstellt. Möglich sind zum Beispiel Pensionärstreffen, Abteilungsfeiern oder eine separate Feier aller Führungskräfte.
Dauer und Häufigkeit einer Betriebsveranstaltung
Die Dauer von Betriebsveranstaltungen ist seit 2002 nicht mehr beschränkt. Selbst wenn diese länger als einen Tag dauern, führt das noch nicht zu Arbeitslohn für Ihre Mitarbeiter (BFH-Urteil vom 16.11.2005, Az.: VI R 151/99). Ob eine Betriebsveranstaltung Arbeitslohn darstellt, hängt allein davon ab, ob die Freigrenze von 110 Euro je teilnehmendem Mitarbeiter und Veranstaltung beachtet wird.
Bei der Häufigkeit haben die Finanzgerichte jedoch eine Obergrenze vorgesehen: Erlaubt sind maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr. Bei mehr Veranstaltungen haben Sie ein Wahlrecht, welche beiden Veranstaltungen Sie als übliche Betriebsveranstaltungen absetzen wollen. Tipp: Wählen Sie stets diejenige, die die niedrigsten Gesamtkosten für den einzelnen Mitarbeiter verursacht hat.
Auf der letzten Seite geht es u.a. um Geschenke, eine Tombola und sonstige Betriebsveranstaltungen.