Weihnachtsfeier – so bleibt das Finanzamt außen vor

Betriebsveranstaltung plus eigenbetriebliche Interessen

Sie dürfen sogar eine Betriebsveranstaltung, also beispielsweise die Weihnachtsfeier für alle Mitarbeiter, mit einer zweitägigen Dienstreise, etwa einer Betriebsbesichtigung bei Ihrem Hauptlieferanten, kombinieren. Die angefallenen Kosten müssen Sie jedoch nach den jeweiligen Zeitanteilen aufteilen. Steuerpflichtiger Arbeitslohn liegt hier nur vor, wenn die auf die Veranstaltung entfallenden Kosten die 110-Euro-Freigrenze überschreiten (BFH-Urteil vom 16.11.2005, Az.: VI R 118/01).

Beispiel: Ein Unternehmen veranstaltet mit seinen 30 Mitarbeitern eine Zwei-Tage-Fahrt in den Elsass. Dort sind die Weihnachtsfeier, eine Weinprobe und eine Firmenbesichtigung bei einem Lieferanten vorgesehen. Der zeitliche Anteil von Betriebsveranstaltung und Firmenbesichtigung beträgt zwei zu eins.

Folgende Kosten fallen an:
Bus: 900 Euro
Hotel: 1.500 Euro
Verpflegung, Unterhaltung und Saalmiete: 2.100 Euro
Gesamtkosten 4.500 Euro

Zeitanteilige Aufteilung der Kosten:
Betriebsveranstaltung 3.000 Euro
Firmenbesichtigung 1.500 Euro
Kosten je Arbeitnehmer (3.000 Euro / 30 Teilnehmer): 100 Euro

Fazit: Die Gesamtkosten werden zunächst zeitanteilig aufgeteilt. Bei der Berechnung der 110-Euro-Freigrenze werden dann nur die auf die Veranstaltung entfallenden Kosten (im Beispiel: 3.000 Euro) berücksichtigt. Diese liegen bei 100 Euro pro Teilnehmer. Damit gilt der Zwei-Tage-Ausflug steuerlich als Betriebsveranstaltung und ist für die Teilnehmer lohn- und sozialversicherungsfrei.

Keine Geschenke für Mitarbeiter

Geschenke (kein Geld!) im Wert von maximal 40 Euro, die Sie während der Weihnachtsfeier oder einer anderen Betriebsveranstaltung Mitarbeitern überreichen, müssen Sie in die 110-Euro-Grenze mit einbeziehen. Sie sollten daher darauf während einer Betriebsfeier besser verzichten.

Wenn Sie die Steuervoraussetzungen nicht einhalten

Sammeln Sie die in den Wochen vor Weihnachten reichlich eingehenden Geschenke Ihrer Lieferanten und veranstalten Sie damit während der Weihnachtsfeier eine Tombola. Der Wert dieser Präsente, zumal diese auch noch unter den Teilnehmern verlost werden, ist steuerfrei. Einzige Voraussetzung: Alle Mitarbeiter müssen an der Verlosung teilnehmen können. Ist das nicht der Fall, müssen Sie die Gewinne aus der Verlosung als Arbeitslohn versteuern.

Erfüllen Sie die aufgeführten Kriterien nicht, wird Ihre Weihnachtsfeier zu einer sogenannten "nicht üblichen Betriebsveranstaltung". Die teure Folge: Alle Kosten zählen zum steuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn der Mitarbeiter. Ausweg: die pauschale Lohnsteuer (25 %). Der Clou: Dies führt zusätzlich zur Sozialabgabenfreiheit. (cm)

Zum Autor: Lutz Schumann ist Herausgeber und Chefredakteur des Steuer-Schutzbriefs.

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