Grau DataSpace 2.0: Hin zum Dokumentenmanagement
Mit sogenannten "Sicheren Datenräumen (Secure Datarooms)" stellen verschiedene Anbieter im Internet Plattformen bereit, die es den Mitarbeitern erlauben, gemeinsam sicher auf Dokumente zuzugreifen und mit ihnen zu arbeiten. Das klingt im ersten Moment ebenfalls wie eine Lösung, die Dropbox sehr ähnlich ist, geht aber einen entscheidender Schritt weiter. Denn hier geht es unter anderem auch um Dokumentenmanagement mit Versionsverwaltung und vor allen Dingen um die sichere Verwaltung vertraulicher Dokumente (Stichwort: Due-Diligence-Prüfung). Um diesen Ratgeber abzurunden, stellen wir mit Grau DataSpace 2.0 eine solche Lösung für den sicheren Datenaustausch vor.
Welche Möglichkeiten bietet DataSpace 2.0?
Sicherer Zugriff von vielen Plattformen aus. Durch Einsatz einer asymmetrischen Verschlüsselung kann sichergestellt werden, dass beispielsweise auch der Provider, auf dessen Servern die Daten lagern, keinen Zugriff darauf bekommen kann.
Klare und übersichtliche Oberfläche. Durch den Einsatz von HTML 5 kann die Lösung auf sehr vielen Plattformen zum Einsatz kommen. Die Web-Oberfläche kann dadurch einfach nach den Vorstellungen der Firmen angepasst und verändert werden.
Ein Open-Source-Client für Windows sowie Clients für Android, iOS, BlackBerry und Windows Phone stehen zur Verfügung.
Unterstützung verschiedenster Schnittstellen wie WebDAV, CMIS (Content Management Interoperability Services) und CIFS (Common Internet Filesystem).
Fazit: Wenn es darum geht, eine sichere Verwaltung und Bearbeitung auch vertraulicher Daten über das Internet oder auch im eignen Netzwerk bereitzustellen, dann stoßen die normalen Dropbox- und Dropbox-ähnlichen Lösungen schnell an ihre Grenzen. Plattformen wie SharePoint, deren Schwerpunkt auf dem Bereich Dokumentenverwaltung und Versionierung liegt, sind hingegen nicht so leicht über das Netzwerk zu betreiben, außer die IT vertraut dem Angebot von Office 365. In diese Lücke stoßen Pakete wie DataSpace 2.0, bei denen die vielfältigen Möglichkeiten einer Dropbox mit der Sicherheit und den Features einer Dokumentenverwaltung kombiniert wurde.
Die Tatsache, dass mit dem Anbieter Grau Data sowohl bei der Entwicklung als auch beim Betrieb eine deutsche Firma hinter dieser Lösung steht, ist gerade im Umgang mit sicherheitsrelevanten Daten ein weiterer großer Pluspunkt. Zudem können Firmen DataSpace 2.0 auch auf eigenen Servern betreiben, um so alle Bestandteile dieser kritischen Infrastruktur in der Hand zu behalten. Allerdings muss es IT-Verantwortlichen und Anwendern dabei auch klar sein, dass der Einsatz eines solchen sicheren Datenraums etwas mehr Einarbeitung und Verwaltung erfordert, als die einfache Verwendung eines Dropbox-Kontos.
Und was ist mit Skydrive und Google-Drive?
Obwohl wir selbst jahrelang mit Google-Drive gearbeitet haben und Skydrive im Zusammenhang mit Windows 8/8.1 ganz selbstverständlich nutzen, haben wir diese Lösungen nicht mit in diesen Vergleich einbezogen: Sie unterliegen beide aufgrund ihrer Anbieter Microsoft und Google dem Patriot Act. Das gilt zudem auch für andere Firmen, bei denen es sich um deutsche Tochterunternehmen amerikanischer Anbieter handelt. Damit kommen solche Angebote für deutsche Firmen und Anwender eher nicht in Frage, wenn sie sicherheitsrelevante oder unternehmenskritische Daten auf dem Cloud-Speicher abgelegen und bearbeiten sollen.
Bei Skydrive kommt erschwerend hinzu, dass ein Teilen von Unterordnern in der Standardversion trotz der Integration ins Betriebssystem nach wie vor umständlich und unnötig kompliziert ist, wenn der Anwender nicht den Web-Browser verwenden möchte. Wirklich elegant hat Microsoft diese Probleme nur mit Skydrive Pro gelöst, das als Teil von Office 365 angeboten wird.