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Leitfaden für die Bewerbung

Wie sich Topspezialisten heute vorstellen müssen

01.10.2018
Von Freddy  Staudt
Freddy Staudt ist freier Journalist in München.
Rar und begehrt: IT-Berater im Allgemeinen, solche mit SAP-Know-how im Besonderen, werden in einem mehrstufigen Bewerbungsverfahren besonders genau ausgewählt. Kein Wunder, schließlich liegen ihre Vergütung am oberen Ende der Gehaltsspanne, und Unternehmen wollen keine Kompromisse machen, geht es um die Besetzung. So sind naturgemäß auch die Hürden zum Traumjob sehr hoch.

Der klassische Bewerbungsverlauf eines IT-Hochkaräters erfolgt in der Regel dreistufig: Zunächst führt ein Personalberater ein erstes Gespräch, anschließend erfolgt ein Telefonat mit dem Fachvorgesetzten des Unternehmens. "Sind diese Hürden genommen, kommt es zum persönlichen Vorstellungsgespräch beim Arbeitgeber, bei dem sowohl die Fachabteilung als auch die Personalabteilung und häufig auch Vertreter des Managements teilnehmen", erläutert Thomas Biber, Geschäftsführer der vor allem auf SAP-Positionen spezialisierten Personalberatung Biber & Associates.

Vor dem ersten Gespräch zwischen Bewerber und potenziellen Chef führen der Personalberater sowie der Fachvorgesetzte Telefoninterviews mit dem Kandidaten.
Vor dem ersten Gespräch zwischen Bewerber und potenziellen Chef führen der Personalberater sowie der Fachvorgesetzte Telefoninterviews mit dem Kandidaten.
Foto: Minerva Studio - shutterstock.com

Allem voran steht eine Aufbereitung der Bewerbungsunterlagen. "Diese sollten Anwärter keinesfalls unterschätzen. Bei der Vorauswahl schenken Chefs einer Bewerbung in der Regel maximal 30 Sekunden Aufmerksamkeit, daher ist es unabdingbar, dass alle Informationen bezüglich Form und Inhalt optimal zur Geltung kommen", gibt Biber zu bedenken.

Bewerbungsunterlagen - zugeschnitten auf die Chefs

Im Bewerbungsverfahren gibt es in der Regel zwei Entscheidungsträger, die es zu überzeugen gilt: den Verantwortlichen aus der Personalabteilung und den potenziellen Fachvorgesetzten. Da diese beiden unterschiedliche Informationen benötigen, muss der Bewerber zwei verschiedene Dokumente aufbereiten:

1. Der klassische Lebenslauf für die Personalabteilung: Auf die richtige Wortwahl achten

Der Personaler benötigt einen klassischen Lebenslauf. Hier ist wichtig, dass der Bewerber die genannten Schlüsselwörter aus der Stellenausschreibung verwendet, ohne diese umzuformulieren. Da die Personalabteilung selten über spezifische IT-Fachkompetenz verfügt, wird dadurch vermieden, dass es zu Missverständnissen kommt und der Personalverantwortliche unsicher ist, ob der Bewerber überhaupt die gewünschten Anforderungen erfüllt.

Die Regel lautet daher, zielgruppengerecht auf die richtige Wortwahl achten. So sollte der Bewerber das eigene Tätigkeitsfeld, die Rollenbezeichnung und die entsprechenden IT-Kernkompetenzen, zum Beispiel beim Thema SAP prominent im Lebenslauf benennen - etwa "SAP BW Consultant" oder "Senior Berater SAP SD", aber keine Prozessthemen ausführlich auflisten, die nur SAP-Fachleute richtig bewerten können.

Personalexperte Thomas Biber: Kernkompetenzen dürfen Bewerber nicht als selbstverständlich einordnen. Es gab schon Kandidaten mit umfangreicher SAP BW Erfahrung, die in ihren Unterlagen weder den Begriff SAP oder BW nannten.
Personalexperte Thomas Biber: Kernkompetenzen dürfen Bewerber nicht als selbstverständlich einordnen. Es gab schon Kandidaten mit umfangreicher SAP BW Erfahrung, die in ihren Unterlagen weder den Begriff SAP oder BW nannten.
Foto: Biber & Associates

"Darüber hinaus ist es wichtig, nicht in die Betriebsblindheitsfalle zu tappen und Kernkompetenzen als selbstverständlich einzuordnen", so Thomas Biber. "Teilweise ist es schon vorgekommen, dass Bewerber mit umfangreicher SAP BW Erfahrung in ihren Unterlagen weder den Begriff SAP oder BW nennen. Dadurch fällt solch eine Bewerbung beim Personaler komplett durchs Raster."

Der Lebenslauf enthält zudem eine chronologische, tabellarische Auflistung aller Ausbildungs- und Beschäftigungszeiten sowie ein gutes Foto. Falls Lücken im Werdegang vorhanden sein sollten, müssen diese plausibel erklärt werden. Darüber hinaus sollte der Umfang der Vita zwei Seiten nicht übersteigen.

2. Projekt- oder Tätigkeitsliste für den Fachvorgesetzten: Auf Details kommt es an

Für den fachlichen Entscheider fertigt der Bewerber eine sogenannte Projektliste an. Diese umfasst eine detaillierte Auflistung aller bisherigen SAP-Tätigkeiten und Projekte, in der alle technischen und fachlichen Inhalte beschrieben sind - in Stichworten und tabellarisch. "Da die Stellenausschreibung selten in aller technischen Tiefe über die vakante Stelle informiert, ist es empfehlenswert, dass Kandidaten im Zweifel besser zu viele als zu wenige Details über ihre bisherige Projekterfahrung einfügen. zudem sollten die für die Stelle spezifischen Schlüsselwörter am besten mehrfach aufgegriffen werden", erläutert Personalberater Biber.

Hat der Bewerber schon Budget- oder Personalverantwortung vorzuweisen, so sollte er zudem nennen, wie viele Personen er geführt hat und welche Größenordnung das zu verantwortende Budget hatte. Entwicklerkenntnisse werden einzeln aufgelistet.

Schlanke Anlagen und elektronisches Format

Das elektronische Format für Bewerbungen ist mittlerweile üblich. Wichtig ist, dass alle Unterlagen sauber in einem PDF zusammengefasst sind. Dieses sollte als erstes den Lebenslauf, anschließend die Projektliste und zuletzt die Arbeitszeugnisse in rückwärts-chronologischer Reihenfolge mit dem Neuesten zuerst beinhalten, weiterhin das Zeugnis mit dem höchsten erreichten Ausbildungs- oder Hochschulabschluss.

Ein Zwischen- oder Austrittszeugnis des aktuellen Arbeitgebers ist zwar nicht notwendig, falls es jedoch vorliegt, sollte der Bewerber es ebenfalls einfügen. Insgesamt sollte die Bewerbung stets möglichst schlank gehalten werden. Schulungszertifikate sind daher nur notwendig, wenn der Arbeitgeber sie ausdrücklich wünscht.

Das Telefoninterview mit dem Unternehmen: Kurze, präzise Antworten

Konnte der Kandidat mit seiner schriftlichen Bewerbung überzeugen, folgt im nächsten Schritt meist ein Telefoninterview, welches üblicherweise circa eine halbe bis maximal eine Stunde dauert. Hier klärt normalerweise der Fachvorgesetzte, in selteneren Fällen die Personalabteilung, ob das notwendige fachliche IT-Wissen vorhanden ist und ob der Bewerber grundsätzlich zur offenen Stelle passt.

"Die Gesprächsführung sollte dem Unternehmensvertreter überlassen werden", so Biber. "Bei den Antworten empfiehlt es sich, knapp und präzise seine Qualifikationen und Berufserfahrung zu präsentieren und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren."

Das persönliche Vorstellungsgespräch

War auch das Telefoninterview erfolgreich, lädt das Unternehmen zum Vorstellungsgespräch ein. "Es ist unverzichtbar, dass sich der Bewerber im Vorfeld mit dem Unternehmen auseinandersetzt: Das bedeutet im Klartext, er muss das Geschäftsmodell verstehen und im Gespräch gegebenenfalls offene Fragen klären", erlklärt Biber.

Im Vorfeld kann der Kandidat für Rückfragen auch den zuständigen Personalberater zu Rate ziehen. Für das Vorstellungsgespräch sollten Bewerber zudem Fragen wie zum Beispiel nach Details der Tätigkeit vorbereiten. Darüber hinaus sind Pünktlichkeit und entsprechende Business-Kleidung selbstverständlich.

Fachlichen Werdegang und Softskills geschickt verbinden

Zwar ist den Unternehmensvertretern der bisherige Werdegang des Kandidaten aus den schriftlichen Unterlagen bekannt, dennoch werden im persönlichen Gespräch einzelne Punkte aus der Vita oder bereits realisierte Projekte angesprochen. Denn ein Unternehmen prüft nicht nur die fachliche Eignung, sondern auch, ob entsprechende Soft Skills vorhanden sind, beispielsweise, ob der Bewerber zur Firmenkultur passt und man sich auf menschlicher Ebene die Zusammenarbeit vorstellen kann.

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"Bewerber sollten sich hierfür exemplarische Erfahrungen aus ihrer Projekthistorie zurechtlegen, die sie kompakt und anekdotisch an geeigneter Stelle einbringen. Damit können sie ihre Fachkompetenz und Softskills geschickt ins Gespräch einfließen lassen", empfiehlt Biber. "Zum Beispiel die Implementierung einer technisch komplexen Anforderung, das erfolgreiche Handling eines komplizierten Kunden oder ein kommunikativ gelungenes Entschärfen eines Konflikts im Projekt."

Taktische Fehler vermeiden

Doch selbst wer vieles richtig macht, kann sich noch selbst aus dem Rennen werfen. Vor allem vor drei häufigen taktischen Fehlern warnt Biber:

  1. Sich künstlich rarmachen: Kandidaten sollten niemals eine Haltung an den Tag legen, die suggeriert, dass sie zwar derzeit ihre Position wechseln könnten, aber nicht unbedingt müssen. Entgegen der Annahme vieler Bewerber schwächt das ihre Verhandlungsposition. Kein Unternehmen wird einem Bewerber ein Top-Angebot machen, der nicht zeigt, dass er wirklich an der Stelle interessiert ist. Macht sich der Kandidat im Bewerbungsgespräch künstlich rar, erhält er entweder ein schwaches Angebot oder schlimmsten Fall gar keines.

  2. Unübliche oder übertriebene Forderung: Kandidaten sollten Augenmaß zu halten - das heißt aber nicht, dass es keinen Verhandlungsspielraum gibt. Realistische Gehaltsforderungen können Bewerber vorab mit dem Personalberater ausloten. Jedoch sollten sie übertriebene Ansprüche vermeiden, beispielsweise bei der Übernahme von Auslagen wie Umzugskosten oder Fahrtengeld oder die Frage nach einem Firmenwagen, den der Kandidat für die Tätigkeit nicht benötigt. Gleiches gilt für Forderungen nach komplizierten oder ungewöhnlichen Sonderkonstruktionen bezüglich Urlaub, Heimarbeit, Kostenerstattungen oder Gehaltsbausteinen.

  3. Unangenehme Fakten schönreden: Auch mit offensichtlichen beruflichen Rückschlägen sollten Kandidaten wahrheitsgemäß umgehen, sei es eine Kündigung oder ein abgebrochenes Studium. Umständliches Schönreden oder negative Äußerungen über einen ehemaligen Arbeitgeber sollten Bewerber auf jeden Fall unterlassen und sich im Vorfeld des Gesprächs stattdessen souveräne Antworten zurechtlegen.

Nach dem Vorstellungsgespräch: Kontakt halten

"Nach dem Vorstellungsgespräch ist es wichtig, Kontakt zum Unternehmen zu halten", rät Biber. "Es empfiehlt sich, dies unbedingt per Telefon zu tun, statt per E-Mail. So werden unnötige Missverständnisse vermieden." Mit einem kurzen Anruf beim Fachverantwortlichen oder beim Personalverantwortlichen, um sich für das vorangegangene Gespräch zu bedanken, bekunden Kandidaten nochmals ihr Interesse an der offenen Stelle. Auch ließen sich gegebenenfalls offene Fragen, die sich im Nachgang ergeben, noch klären.