Systemhäuser, Distributoren und Wiederverkäufer berichten von wachsender Nachfrage ihrer Kunden nach Programmen für Lohn- und Gehaltsabrechnung im eigenen Hause. Die Gründe für diesen Trend liegen klar auf der Hand: Es besteht keine Abhängigkeit von externen Dienstleistern, Korrekturen kann der Anwender leichter und flexibler selbst vornehmen, und die gute Bedienbarkeit lässt die Hemmschwelle, diese Programme einzusetzen, auf ein Minimum sinken. Darüber hinaus ist die Abrechnung im Haus oft kostengünstiger als über Rechenzentren oder Steuerberatungsbüros.
Daher entscheiden sich immer mehr Unternehmen für den internen Einsatz von Lohnprogrammen, und dementsprechend groß ist der Bedarf an PC-basierender Lohn- und Gehaltsabrechnungs-Software. Um von dieser Entwicklung - also weg von Rechenzentren und Steuerberatungsbüros hin zur PC-basierenden Inhouse-Abrechnung - profitieren zu können, nehmen mehr und mehr Fachhändler solche Lohnprogramme in ihr Portfolio auf. Damit runden sie ihre Produktpalette ab, und insbesondere durch die Möglichkeit der Anbindung an betriebswirtschaftliche Anwendungen versprechen sie sich zusätzliche Geschäftschancen.
Richtige Auswahl der Lohn-Software
Korrekte und pünktliche Auszahlung von Löhnen und Gehältern ist die Grundvoraussetzung für ein positives Arbeitsklima, für motivierte und zufriedene Mitarbeiter. Am besten lässt sich dies mit professionellen Lohnprogrammen bewerkstelligen: Sie bieten Arbeitgebern die hierfür notwendige Flexibilität. Nur so lassen sich die finanziellen und Haftungsrisiken bei Überzahlungen oder fehlerhaften gesetzlichen Abzügen weitgehend ausschließen. Auch der Betriebsfrieden, der durch verspätete oder zu geringe Auszahlungen schnell in Gefahr geraten kann, bleibt so gewahrt. Systemhäuser tun deshalb gut daran, für das richtige Angebot auf diesem Gebiet Sorge zu tragen.
Ideal ist es, wenn Kunden sich aus dem Angebot eines Fachhändlers individuelle oder bei Bedarf branchenspezifische Lösungen aussuchen können. Wer jedoch ein Standardprogramm vertreibt, sollte darauf achten, dass beim Wechsel auf eine leistungsfähigere Version auch alle Abrechnungs- und Personaldaten übernommen werden. Nur wenige Hersteller machen diesen Wechsel möglich, ohne dass der Anwender alle Daten von Hand neu erfassen muss. Deshalb handeln die Systemhäuser richtig, die sie sich von vornherein für den Vertrieb eines offenen, modular aufgebauten Programms entscheiden. Dieses kann der Kunde problemlos erweitern und an seine individuellen Bedürfnissen anpassen.
Alternativen, die dieses Kriterium nicht erfüllen, sind deshalb keine wirklich ernstzunehmenden Lösungen für den professionellen Einsatz in Unternehmen. Mit derartigen Lowend-Produkten für wenige hundert Mark ist keine ernsthafte Lohnbuchhaltung zu betreiben. Sie sind eher im SmallOffice/Home-Office-Bereich (Soho) anzusiedeln und lassen sich weder abteilungs- noch unternehmensweit einsetzen. Über die hierfür notwendigen Produkteigenschaften verfügen sie ohnehin nicht. So fehlt dieser Billig-Software insbesondere eine offene Programmierschnittstelle zur Einbindung in operative Systeme auf allen Plattformen, etwa in Enterprise-Ressource-Planning-Lösungen (ERP) von SAP, Oracle, Peoplesoft oder JD Edwards. Aber auch Finanzbuchhaltungs-Programme, Zeiterfassungs- und Personal-Informationssysteme sowie Dokumenten-Management- und Archivierungs-Software bleiben so außen vor.
ERP-Systeme für den Mittelstand ungeeignet
In umfangreichen ERP-Systemen ist zwar die Lohn- und Gehaltsabrechnung als Modul enthalten, dennoch kommt sie als mögliche Alternative zum eigenständigen Lohnprogrammen nicht in Frage. Dazu ist sie zu unflexibel, zu schwerfällig und monolithisch aufgebaut. Sie bietet zwar einen riesigen Funktionsumfang, lässt sich aber nur sehr umständlich an die speziellen Anforderungen insbesondere von kleinen und mittleren Betrieben anpassen. Darüber hinaus benötigt der Kunde ein Großteil dieser Funktionen gar nicht.
Für mittelständische Unternehmen - die Hauptklientel von Sysstemhäusern - sind die ERP-Lösungen meist völlig überdimensioniert und vor allem viel zu teuer. Außerdem ist hierbei ein erheblicher Einrichtungs- und Anpassungsaufwand notwendig - auch die laufende Wartung erweist sich als zu aufwändig. Die Lösungen von SAP, Oracle, JD Edwards oder Peoplesoft sind deshalb in der Regel für Großunternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern geeignet. Diese Kunden wollen eben ein umfangreiches Komplettsystem "aus einer Hand". Kleine und mittlere Betriebe greifen jedoch eher auf preiswertere und aufeinander abgestimmte Einzelprogramme zurück, die sich zu einer individuell zugeschnittenen Gesamtlösung zusammenstellen lassen. Fachhändler, die diese Überlegungen in ihr Kalkül nehmen, müssen deshalb an die richtigen Kombinationsmöglichkeiten denken.
Gesetzesänderungen mit berücksichtigen
Des Weiteren sollten die ständigen Änderungen und Neuerungen bei Gesetzen, Verordnungen und Tarifverträgen sowie die ergänzende höchstrichterliche Rechtsprechung sofort Eingang in die Lohn-Software finden. Der Hersteller muss garantieren, dass sein Programm die laufenden Neuregelungen, Änderungen und Anpassungen im Steuer- und Sozialversicherungsrecht stets berücksichtigt.
Wenn der Anbieter dann noch beim Release-Wechsel seines Lohnprogramms Anwender mit einer reibungslosen Hotline sowie durch kompetente Beratungszentren vor Ort unterstützt, sind Fachhändler auf jeden Fall auf der sicheren Seite. Im Rahmen von Wartungsverträgen sollten Hersteller außerdem lizenzierten Nutzern automatisch Updates zusenden, sobald es neue gesetzliche Auflagen im Steuer- und Sozialversicherungsbereich gibt.
Darüber hinaus müssen die sensiblen Lohndaten vor unberechtigten Zugriffen geschützt sein - etwa durch die Möglichkeit, Dateien oder Dateibereiche sperren zu lassen und nur bestimmten Mitarbeitern Lese- und Schreibrechte zu gewähren. Selbst die Erfassung, Abrechnung und der Druck von Auswertungen erfolgt hier nach Zugriffsberechtigungen. Ein gutes Lohnprogramm ist daher keine reine Erweiterung der Finanzbuchhaltung, sondern stellt einen zentralen Faktor in einem Unternehmen dar.
Fachhändler sollten zudem darauf achten, dass Anbieter von Lohnprogrammen zuverlässig sind und auf eine möglichst lange Erfahrung in diesem Bereich zurückblicken. Denn so ist am besten gewährleistet, dass Hersteller ihr Programm konsequent weiterentwickeln und immer auf dem neuesten Stand halten.
Damit sich Kunden nicht bei der nächsten Gesetzesänderung bereits nach einer neuen Software umsehen müssen, ist es wichtig, dass die installierte Basis möglichst groß ist. Eine weite Verbreitung des eingesetzten Lohnprogramms vermindert das Risiko, dass Hersteller sozusagen über Nacht die Weiterentwicklung und Wartung einstellen oder gar ganz vom Markt verschwinden.
www.jdedwards.de
www.oracle.com/applications
www.peoplesoft.com/de/de
www.sap.de
www.softresearch.de
*Fritz Levin-Schröder ist Experte für Grundsatzfragen bei SoftResearch.
VORTEILE
PC-basierende Lohnabrechnung
Durch den Einsatz professioneller PC-basierender Lohn- und Gehaltsabrechnungs-Software tragen die Lohnbuchhaltungen von Unternehmen der Entwicklung der letzten Jahre auf dem PC-Markt Rechnung. Mit solchen Programmen:
- lässt sich die Lohn- und Gehaltsabrechnung problemlos im eigenen Haus erledigen.
- sinkt die Abhängigkeit von Dienstleistern wie Steuerberatungsbüros oder Rechenzentren.
- lassen sich Finanzbuchhaltungs- und Personalinforma-tionssysteme zu einer kaufmännischen Gesamtlösung ergänzen.
- können Sachgebietsspezialisten fast vollwertig ersetzt werden.
- ist die Lohnbuchhaltung in puncto Neuregelungen im Steuer- und Sozialversicherungsbereich immer auf dem neuesten Stand.
- wird die Lohnabrechnung ohne fremde Zeitbindung möglich. Auch Korrekturen sind dann jederzeit durchführbar.