Onboarding-Prozess analog und digital

Willkommenskultur und Unternehmens-DNA



Sven R. Becker ist bei der IMC AG Vorstand für die Bereiche Vertrieb und Marketing in der DACH-Region. Er bringt mehr als zehn Jahre Erfahrung im Bereich digitaler Aus- und Weiterbildungslösungen mit.
Neue Mitarbeiter willkommen zu heißen wird in jedem Unternehmen anders praktiziert. Um nichts falsch zu machen, hilft ein strukturierter Onboarding-Prozess.
Der Chef stellt den neuen Mitarbeiter den Kollegen vor.
Der Chef stellt den neuen Mitarbeiter den Kollegen vor.
Foto: fizkes - shutterstock.com

Wichtig bei der Begrüßung einer neuen Mitarbeiterin oder eines neuen Mitarbeiters ist, die Person in ihrer Entscheidung für den neuen Job zu bestätigen und willkommen zu heißen. Damit man zusätzlich inhaltlich schnell auf Augenhöhe diskutiert und Hierarchien von Anfang an klar sind, hilft ein strukturierter Ablauf.

Noch während des Recruitings Fragen beantworten

Damit sich der Wunschkandidat einen guten Überblick verschaffen kann, dürfen vor dem Unterzeichnen des Arbeitsvertrags keine Fragen offen bleiben. Vorgesetzte sollten Fragen als Bereicherung ansehen und als Zeichen für das Interesse des Bewerbers. Auch während Gehalt und Urlaubstage ausgehandelt werden, sollte immer ein Ansprechpartner für Fragen zur Verfügung stehen.

Nichts ist schlimmer als eine Aufgabe als toll zu verkaufen, die sich nach kurzer Zeit als monotoner Routinejob entpuppt. Vorgesetzte können gegensteuern, indem sie vorher und in den ersten Monaten proaktiv Gespräche mit den Mitarbeitern führen. So erkennen beide Parteien mögliche Missverständnisse und können eingreifen.

Lesetipp: DSGVO-konformes Bewerbermanagement

Online-Training vor dem Onboarding

Damit der Jobstarter einen Überblick über seinen künftigen Arbeitgeber bekommt, kann ein freiwilliges Online-Training sinnvoll sein - vor allem in Zeiten von Social Distancing. Hier werden die Hierarchien und Strukturen der Firma erklärt und die Prozesse innerhalb der jeweiligen Abteilung. Ein paar Namen (Vorgesetzte, Abteilungsleiter, Sekretariat) werden genauso genannt, wie die wichtigsten Branchen und Tätigkeitsschwerpunkte. Auf diese Weise erhält der neue Mitarbeiter schon vorab erste Einblicke in sein Arbeitsumfeld.

Wenn die Vorgesetzte den Neuling erstmal nicht persönlich begrüßen kann, macht das nichts. Vielleicht kann einfach eine Videobotschaft elegant ins Pre-Job-Training eingebunden werden. Große Unternehmen wie Banken, Versicherungen und DAX-Konzerne machen das seit Jahren.

Menschliches: Einladung zu Festen, Feiern, Kundenevents

Bildung und Wissen sind wichtig, aber eben nicht alles. Personalabteilung und Vorgesetzte können neue Mitarbeiter noch vor ihrem offiziellen Antritt zum "Firmenluft schnuppern" einladen. Das ist eine gute Gelegenheit, die Unternehmens-DNA aufzunehmen. Anwesende Kollegen können hier auch die Gelegenheit nutzen, von ihren Werten zu erzählen, damit der „Anfänger“ sie nicht aus dem Firmenleitbild erfahren muss. Denn sollen Werte und Ziele wirklich gelebt werden, dürfen sie nicht nur auf dem Papier stehen, sondern sollten allen Neuen unmittelbar vorgelebt und ans Herz gelegt werden. So können diese Treffen auch dazu dienen, den Jobstarter emotional abzuholen und fürs Unternehmen zu begeistern.

Onboarding digital

Dass IT-technisch am ersten Arbeitstag alles stimmt, ist ein absolutes Muss. Vor allem, wenn man sich selbst als digitalisiertes und strukturiertes Unternehmen wahrnimmt. Wie wäre es zusätzlich damit: In der Woche vor dem ersten Tag erhält die neue Mitarbeiterin eine E-Mail mit einem detaillierten Plan für die ersten zwei Wochen, wichtigen Terminen und den Gesprächspartnern. Außerdem wird ihr ein Mentor zur Seite gestellt, der sie durchs Unternehmen führt - das ist auch digital möglich - und so manchen Geheimtipp erzählt.

In einer Videokonferenz kann sich die Neue allen Kolleginnen und Kollegen vorstellen.
Heute Fachkräfte wollen von Anfang an überzeugt werden, dass sie sich für die richtige Firma entschieden haben. Viele IT-Experten, Ingenieure oder Projektleiter haben bei der Jobsuche die Qual der Wahl und sind schneller weg, als eine Vorgesetzte "Gehaltserhöhung" sagen kann. Eine rasche emotionale Bindung an die Firma ist also unabdingbar, um Mitarbeiter zu halten.

Die richtige mischung: Hybrides Onboarding

Auch wenn viele Onboarding-Prozesse aktuell gezwungenermaßen digital stattfinden: Für die Zukunft empfiehlt es sich, auf hybride Einarbeitung zu setzen. Regelmäßige Schulungen und Trainings für die Personalabteilung können dabei helfen, einen hybriden Onboarding-Prozess fürs Unternehmen zu erstellen und aktuell zu halten. Vorgesetzte sollten ihre HR-Abteilung für die Zeit rund um die Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag sensibilisieren. Checklisten, die den gesamten Prozess abbilden, von der mündlichen Zusage über das Vorabtraining bis hin zum ersten Arbeitstag können die Personalverantwortlichen entlasten und unterstützen. (bw)