Etwa 800 Belege gelangen täglich aus der Auftragsverwaltung, einer AS/400-basierenden Software mit Terminalemulation auf Windows-Clients, via "Docuware" in das Langenscheidt-Archiv. Zusätzlich versieht das DMS-System rund 250 Eingangsbelege pro Tag mit einem Barcode und legt sie mit Hilfe des Zusatzmoduls "Active Import" automatisiert im zentralen Dokumentenpool ab.
Das bislang eingesetzte Archivsystem des ehemaligen Herstellers CE, bis zur Insolvenz Ceyoniq AG, wurde dem Zusammenspiel mit der AS/400-basierenden Auftragsbearbeitung nicht mehr gerecht. "Der Hersteller unterstützt die eingesetzte Version nicht mehr", erklärt Peter Dittl, Leiter IT-Management bei Langenscheidt. Eine neue Lösung musste her. Das zur Verlagsgruppe Langenscheidt gehörende Bibliographische Institut in Mannheim setzt bereits Docuware vom gleichnamigen Hersteller ein.
Windows-Archiv stellt AS/400 nicht in Frage
IT-Leiter Dittl evaluierte daher ebenfalls die auf Windows aufsetzende DMS-Lösung. Den Lead gab Softwarehersteller Docuware an seinen Distributor Unitek und das dazugehörende Systemhaus Steigauf Datensysteme SDS weiter. Der Verbund gewann das Projekt eigenen Angaben zufolge gegen ein anderes Unternehmen, das mit einer ausschließlich auf der AS/400 basierenden Software in die Ausschreibung gegangen sei. "Wir wollten keine reine AS/400-Lösung", begründet Langenscheidt-Manager Dittl die Entscheidung. Als die Projektvergabe anstand, sei Infostore erst in der ersten Version für eine Windows-Umgebung verfügbar ge-wesen. "Das war uns zu frisch", erklärt Dittl. Außerdem sollten sich künftig nicht nur Aufträge, sondern zum Beispiel auch Verträge in ein Dokumentenmanagement-System ablegen und suchen lassen.
Es mache aber keinen Sinn, ein DMS-System speziell für die AS/400 zu kaufen und für die weiteren Plattformen eine andere Lösung einzusetzen. Dittls Ziel war aber auch, die Systeme zwischen Langenscheidt und dem Mannheimer-Institut anzugleichen. Pläne, sich aus der AS/400-Welt zu verabschieden, gibt es bei der Verlagsgruppe jedoch nicht: "Die nächsten Jahre bleibt das System mit Sicherheit bestehen." Das gesamte Finanz- und Rechnungswesen läuft bei Langenscheidt auf den IBM-Servern, die jetzt "I-Series" heißen. Das Archivsystem sei dagegen eines unter vielen, das die AS/400 nicht in Frage stellen könne.
Übernahme der Altdaten bereitete Schwierigkeiten
Das Projekt führte der Docuware-Partner SDS verantwortlich durch. Als Erstes ersetzte der IT-Dienstleister die bislang vom Verlagshaus eingesetzte Archivierungs-Lösung von CE inklusive der Jukebox. "Beide Systeme waren veraltet, nicht gewartet und instabil", berichtet SDS-Geschäftsführer Walter Steigauf. Das neue DMS-System von Docuware sollte speziell genutzt werden, um eingegangene Bestellungen und Ausgangsrechnungen zu archivieren. Langenscheidt verlangte vom Dienstleister zudem eine Recherchemöglichkeit direkt aus der Auftragsverwaltung.
Daraus ergab sich für SDS eine ganze Reihe von Aufgaben. Neben der Installation von "Docuware 4.5" musste das Systemhaus eine Übernahmeprozedur für das Altarchiv ermöglichen und in Gang setzen sowie Cold-Jobs (Computer Output on Laserdisk) und Formulare für die direkte Archivierung der Ausgangsrechnungen einrichten. Mit dem von Unitek entwickelten Modul "Innolink/400" verband Steigauf das Docuware-DMS mit der Terminal-Emulation "Client Accesss Express" für die AS/400 von IBM.
Das Toolset Innolink umfasst eine Sammlung von Programmen, die die Integration von elektronischen Archivsystemen in andere Applikationen wie Finanzbuchhaltungs-, Lohn- oder Faktura-programme erleichtern soll. "Wir sind jetzt in der Lage, aus jeder AS/400-Emulation Daten unabhängig von der verwendeten Terminal-Emulation abzugreifen", versichert der SDS-Geschäftsführer Steigauf.
Die Implementierung und In-tegration der Windows-Software in eine Citrix-Umgebung mit Oracle-Datenbank und einem Storage Area Network (SAN) auf Basis von Sun Solaris erfolgte den Angaben zufolge problemlos. Zeitaufwändiger war dagegen die korrekte Übernahme alter Datenbestände, da die Datenträger zum Teil nicht konsistent beschrieben waren. SDS musste das eigenentwickelte Übernahmeprogramm deshalb mehrmals anpassen. Mit der Erweiterung der Software um eine Protokollfunktion löste der IT-Dienstleister das Problem. Projektleiter Steigauf konnte so Fehler sowie deren Ursachen nachvollziehen und die korrekte Datenübernahme gewährleisten.
Gespeichert werden die Dokumente im TIF-Format auf einer Jukebox von Hewlett-Packard, die durch den Hersteller GDA veredelt wurde. Die Jukebox selbst ist jedoch noch nicht aktiv. Die Daten werden zunächst im SAN gespeichert. "Die Häufigkeit der Zugriffe auf Dokumente nimmt ab", begründet der SDS-Geschäftsführer die Vorgehensweise. Das Jahresvolumen speichert Langenscheidt daher zunächst auf dem SAN und lagert es dann auf die revisionssicheren mag-neto-optischen (MO) Datenträger der Jukebox aus.
Docuware legt laut Steigauf grundsätzlich alle Dokumente in einem Filesystem ab, das zunächst auf dem SAN abgebildet wird. Soll ein Dokument von dort ausgelagert werden, wird das Dateisystem auf die MO-Platten verschoben: "An der Struktur verändert sich dabei nichts", betont Steigauf. Im SAN gespeicherte Dokumente sind durch Zugriffsrechte vor unberechtigten Veränderungen geschützt.
Das System läuft seit Ende 2002 im produktiven Betrieb. Mit einem Aufruf erhalten jetzt Anwender eine Ausgangsrechung aus der Auftragsbearbeitung zusammen mit allen Bestelldokumenten, die zur Rechung geführt haben. "Der Benutzer sucht nach Vorgängen, nicht nach einzelnen Dokumenten", betont Steigauf.
Weitere Projektschritte bereits geplant
Neben dem Lizenzverkauf und der Installations-Dienstleistung ergeben sich für den Docuware-Partner Steigauf Datensysteme weitere Umsatzmöglichkeiten aus dem Projekt. Im zweiten Projektschritt soll das DMS-System auch Eingangsrechnungen verwalten, die im Haus von mehreren Stellen bearbeitet und geprüft werden. Dazu setzt SDS mit dem Modul "Content Folder" von Docuware einen Workflow für Langenscheidt auf. Die Dokumente scannt Langenscheidt an zentraler Stelle, und das DMS leitet diese dann per Statuszuweisung innerhalb des Archivs an die Abteilungen, bis sie im Rechnungswesen mit den geprüften Werten verbucht und zur Zahlung angewiesen werden. "Der Zugriff auf den zentralen Dokumentenpool soll von allen involvierten Abteilungen aus möglich sein", betont IT-Leiter Peter Dittl.
www.steigauf.de
www.docuware.de
www.langenscheidt.de
ComputerPartner-Meinung
Was günstig ist, muss nicht schlecht sein. In Zeiten schrumpfender IT-Budgets überlegen sich IT-Leiter genau, welche Anforderungen die von ihnen gewünschte Lösung erfüllen muss. Nicht immer ist das teuerste System dafür notwendig. Das belegt SDS mit dem DMS von Docuware. (hei)
Solution Snapshot
Kunde: Langenscheidt KG, Mies-van-der-Rohe-Str. 1, 80807 München Ansprechpartner: Peter Dittl, Tel.: 089 36096-218
Problemstellung: 1. Archivierung von schriftlichen Aufträgen und der daraus resultierenden Ausgangsrechnungen in einem elektronischen Archiv; Recherche sowohl aus dem Archivsystem als auch direkt aus der Auftragsverwaltung
2. Ablösung eines Archivsystems mit Datenübernahme in die neue Umgebung
Lösung: Software: Docuware + Zusatzmodule COLD/Read, Recognition, Autoindex, Activeimport, Innolink/400 von Unitek und "Launcher" von einem Unitek-Partner
Hardware: GDA-Jukebox für revisionssichere magneto-optische Medien; Arbeitsplatzscanner von Canon und Fujitsu
Integrations-Leistung: Docuware-Funktionalität in AS/400-Auftragsverwaltung; Gesamtsystem in Citrix-Umgebung und SAN auf Solaris-Basis
Distributor: Unitek GmbH, Baldhamer Str. 15, 85591 Vaterstetten
VAR: Steigauf Datensysteme GmbH, Adresse wie Unitek
vorhandene Soft- und Hardware: Auftragsverwaltungsprogramm auf AS/400, alte Jukebox, verschiedene Scanner
implementierte/installierte Soft- und Hardware: temporärer Datenserver für die Datenübernahme, Archivsystem Docuware 4.5 mit verschiedenen Modulen, Zusatzmodule von Unitek, MO-Jukebox, Scanner
Abgelöste Altsysteme: CE-Archivsystem mit Jukebox
Kontaktaufnahme: Lead-Weitergabe des Herstellers Docuware
Verhandlungsdauer: zirka fünf Monate
größte Herausforderung: Implementierung der Windows-Software in einer im Aufbau befindlichen Citrix-Umgebung mit Oracle-Datenbank
unerwartete Schwierigkeiten: defekte oder schwer identifizierbare Datensätze
länger in Anspruch genommen als vorausgesehen hat: die Datenkonvertierung von den alten Datenträgern
Implementierungsdauer: sechs Monate vom Auftrag bis zur Abnahme
aufgewendete Mannstunden (VAR): zirka 160
Kostenumfang des Projekts: 55.000 Euro
Verhältnis Hardware/Software/Dienstleistung: 1/1/1
Service- und Wartungsverträge: Docuware-Support unlimited durch Steigauf Datensysteme; Jukebox-Support (Hard- und Software) für drei Jahre durch den Hersteller GDA
Schulung: Ja
Benefit für Kunden: Schnellerer und einfacherer Zugriff auf archivierte Belege, höhere Performance beim Scannen, wiedererlangte Sicherheit hinsichtlich der früher archivierten und im alten System vorgehaltenen Daten.
Benefit für VAR: Die Lösung ist ein Teilaspekt des angestrebten Gesamtsystems, das nach und nach realisiert werden soll. Know-how hinsichtlich AS/400-Integration, Archivmigration von CE, Solaris-Umgebung, Erfahrungswerte über die für die Datenübernahme benötigte Zeit. Langenscheidt ist ein wertvoller Referenzkunde.