"E-Mail: Wir kriegen einfach nicht genug davon", so lautet der Titel einer aktuellen Untersuchung von Adobe. Der Dokumentenmanagement-Anbieter befragte 400 Angestellte über 18 aus den USA über ihren Umgang mit elektronischer Post.
Ergebnis: Die E-Mail durchdringt wie eine Sucht absolut alle Lebensbereiche. Die Befragten nutzen diese Art der Kommunikation nicht nur etwa sechs Stunden täglich im Büro, sondern sie checken den Posteingang auch daheim vor dem Fernseher, im Bett, im Badezimmer und am Steuer ihres Autos. Haviest Users sind die sogenannten Millenials, also Menschen um die 30.
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Die meisten wissen um ihre Mail-Sucht
Bemerkenswert ist, dass sich die Allermeisten über ihr Suchtverhalten im Klaren sind. Vierzig Prozent der Befragten haben schon einmal aktiv versucht, von der Droge herunterzukommen, indem sie sich selbst für einen oder mehrere Tage E-Mail-Abstinenz verordneten.
Einerseits ist die Botschaft der Studie ("Ohne Mails können wir einfach nicht") wenig überraschend: Mit Adobe-Software hergestellte Dateien (wie Bilder oder PDFs) werden besonders gerne und häufig als Anhang versendet, das Unternehmen hat viel Zeit und Geld in Technologien investiert, mit denen sich solche Anhänge verschlüsseln oder anderweitig schützen lassen. An einem Ende der Mailkommunikation dürfte Adobe folglich wenig Interesse haben.
Jeder kennt die Nachteile der E-Mail
Dass wir von diesem Ende noch ziemlich weit entfernt sind, dieser Eindruck drängt sich allerdings nicht nur beim Betrachten von Unternehmen auf, die wirtschaftlich vom Überleben der elektronischen Post profitieren.
Der französische IT-Dienstleister SE zum Bespiel - mit mehr als 76.000 Mitarbeitern einer der Größten überhaupt in der Branche - verkündete 2011 unter großem PR-Geklingel seine Initiative "Zero E-Mail" und machte dabei viele spannende Erfahrungen. Ganz verschwunden sind die Mails aus den Atos-Büros bis heute nicht, über die Gründe wird noch zu reden sein.
- Die peinlichsten E-Mail-Pannen in Unternehmen
In Kooperation mit Intralinks präsentieren wir Ihnen fünf der peinlichsten und folgenschwersten E-Mail-Pannen in Unternehmen. - Platz 5: Kürschnergate
Im Januar 2012 herrschte einen ganzen Tag lang Chaos im Deutschen Bundestag. Der Grund: Eine Spam-Welle, verursacht durch Jemanden aus den eigenen Reihen. Der freundliche Hinweis einer gewissen Britta, dass das Abgeordneten-Nachschlagewerk "Kürschners Handbuch" soeben erschienen war, wurde von einer Kollegin brav beantwortet – leider klickte sie auf "Allen antworten", was viele der 4.000 Empfänger zu Antworten verführte. Von wütenden Aufforderungen keine Mails mehr zu erhalten, bis hin zu mehr oder weniger humorvollen Äußerungen wie "Ich möchte meine Mami grüßen" mailten die Bundestagsmitarbeiter ihr Netzwerk mit circa 200 E-Mails in Grund und Boden. - Platz 4: Das Anwaltsgeheimnis
Ein Angestellter des US-amerikanischen Rechtsanwalts Patrick Fitzgerald wollte 2009 bekannt geben, dass die Angeklagten in einem Betrugsfall nun verurteilt wurden. Der Angestellte hängte der E-Mail an die Medien aus Versehen aber auch eine Liste mit den Namen von geheimen Zeugen an, von denen ein Teil anonym ausgesagt hatte. - Platz 3: Entlassungs-Orgie
Das internationale Versicherungsunternehmen Aviva Investors bewerkstelligte 2012 das Unglaubliche: per E-Mail feuerte man aus Versehen alle Angestellten des Unternehmens – und zwar weltweit. Erst 25 Minuten nach der Zustellung an 1300 Mitarbeiter fiel den Verantwortlichen ihr Fehler auf, woraufhin sie Entschuldigungs-E-Mails an 1299 glückliche Mitarbeiter versenden mussten. - Platz 2: Der Epic-Fed-Fail
Rund 150 Größen der US-Finanzbranche - darunter Sachs, Barclays Captial, Wells Fargo, Citigroup und JP Morgan - kamen im April 2013 frühzeitig an das Protokoll der Federal Reserve, in dem traditionell wichtige Informationen über den Markt verkündet werden. Schuld daran war ein Mitarbeiter, der die E-Mail statt wie geplant am Mittwoch um 14 Uhr bereits am Dienstagabend versendete. Der Umgang der Federal Reserve mit sensiblen Informationen wird seither äußerst kritisch gesehen. - Platz 1: Berenson-Schmerenson
Im Februar 2008 veröffentlichte die New York Times einen Artikel über die illegalen Marketing-Aktivitäten des Pharmakonzerns Eli Lilly & Co. Der Konzern war offenbar bereit, der US-Regierung eine Milliarde Dollar zu zahlen, um die Geheimhaltung des peinlichen Falles zu gewährleisten. Eine Anwältin des Konzerns verschickte dann geheime Unterlagen zum Fall. Blöderweise gingen die jedoch nicht an ihren Kollegen Brandford Berenson, sondern an Alex Berenson, Reporter der New York Times. Dem dürfte dieses Versehen wie ein Lottogewinn erschienen sein. - Die Moral von der Geschicht'
Irren ist menschlich - natürlich lässt sich mit Trainings daran arbeiten, doch wie lassen sich solche peinlichen Datenverluste sonst noch verhindern? Eine Möglichkeit ist die Kombination aus nutzerzentrierten Strategien - etwa ein Datenschutz-Training mit Softwarelösungen. Es gibt moderne Dokumenten-Lösungen, mit denen sich Dateien austauschen lassen, die über eine sogenannte "Unshare"-Funktion verfügen. Diese zieht Zugriffsrechte auf Dateien im Nachhinein wieder zurück, egal, wo die Daten gespeichert oder wie oft eine Datei kopiert und geteilt wurde. So kann auch nach einer falschen E-Mail jedes Dokument per Mausklick zerstört werden. Zur Sicherheit vor dem Absenden einen Blick auf das Adressfeld zu werfen, lohnt sich aber trotzdem in jedem Fall.
Jeder, der in einer Firma mit mehr als zwei Mitarbeitern sitzt und E-Mails versendet, kennt die Nachteile dieser Art von Kommunikation: Es gibt kein direktes Feedback wie in der Teeküche auf das Vorgeschlagene, man kann nicht die Stimmung ausloten oder mal schnell ein Meinungsbild einholen.
Wer schon mal versucht hat, via E-Mail mit - sagen wir mal - acht Leuten einen gemeinsamen Termin abzustimmen, weiß, wie schlecht sich diese Technik dazu eignet. In ihrer Nutzerlogik ähnelt elektronische Post am meisten der guten alten Snail-Mail - nur dass kein Papier und kein Porto vonnöten sind.
Push-Technologie und One-to-one-Kommunikation
Beide sind reine Push-Technologien, will sagen der Empfänger muss sich die in Rede stehenden Informationen nicht zusammenklauben, sondern guckt lediglich in seinen Briefkasten, dann ist er im Bilde.
Zweitens handelt es sich dabei um eine One-to-one-Kommunikation. Natürlich kann man auch eine an viele Empfänger versenden - was dann One-to-many wäre. In jedem Fall aber ist ein begrenzter und genau definierter Empfängerkreis gemeint.
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Und dieses Gemeintsein spielt vor allem für den Empfänger eine große Rolle: Wer eine Mail bekommt, fühlt sich angesprochen, daher rührt auch der hohe Nervfaktor von Spam. Einfach mal 300 Mails ungesehen weghauen, das tun die wenigsten; könnte ja doch irgendwas Relevantes darunter sein. Ebenfalls wegen des Gemeintseins eignet sich E-Mail so schlecht als Schwarzes Brett, als Ankündigung von Dingen, die die Leute lesen können, wenn sie zufällig daran vorbeikommen - oder eben nicht.
Diese beiden größten Nachteile der E-Mail - Push-Technologie und One-to-one-Logik - sind paradoxerweise zugleich ihre größten Trümpfe und wichtige Gründe für die ungebrochene Lebenskraft.
Digital Natives als Botschafter
Denn die Begeisterung für jede Art von Pull-Technologien, also von Netzwerken, auf denen ich mich einlogge und mir dann an verschiedenen Stellen gewünschte oder erforderliche Infos zusammensuche, hält sich in gewissen Grenzen.