BAYREUTH: Gerade auf Management-Ebene ist es heute wichtiger denn je, mit der kostbaren Ressource Zeit richtig umzugehen. Zeitmanagement lautet eines der Schlagwörter, um dem chronischen Zeitmangel zu Leibe zu rücken. Voraussetzung ist hierfür ist allerdings eine effiziente Zeitplanung, wie Josef Schmidt* zu berichten weiß.Unsere Gedanken und Ziele von heute sind die Erfolge von morgen. Leider beachten viele diese Lebensweisheit nicht. Und nur wenige wollen ihr Leben wirklich aktiv gestalten. Viele trauen es sich nicht zu, etwas aus eigener Kraft zu bewegen. Aber nur, wer seine Ziele strategisch verfolgt, wird sie auch erreichen.
Planung ist noch ein relativ junges Forschungsgebiet der Management- und Betriebswirtschaftslehre - und kein besonders beliebtes. Aufgrund vieler negativer Assoziationen, die sich mit staatlicher und bürokratischer Planung verbinden, wird Planung häufig noch als Schreckgespenst inkompetenter, Freiheit einschränkender Wirtschaftssteuerung angesehen.
Planung weckt negative Assoziation
Diese Auffassung ist auch bei vielen Managern anzutreffen, vor allem, wenn es um langfristige Planung geht. Die meisten Klein- und Mittelbetriebe in Deutschland verzichten auf Planung, und größere Unternehmen (über 1.000 Beschäftigte) stellen Pläne zumeist nur mit einer Laufzeit von einem Jahr auf. Langfristige Pläne (ab fünf Jahren) werden nur von einem Drittel der Großunternehmen formuliert. Als Grund wird häufig genannt: Der Prozeß der Planerstellung und -revision sei viel zu zeitaufwendig und kostspielig. Das jedoch ist ein Irrtum.
Jeder Mensch - also nicht nur der Unternehmer, sondern auch der Privatmann - kann auf einfache Weise selbst hochgesteckte Ziele erreichen. Eine effiziente Planung verlangt bei jedem Problem die exakte Beschreibung der Schwierigkeiten. Zugleich ist aber auch der Zustand zu fixieren, der im Idealfall eintreten würde. Denn in der Regel geht von Visionen eine stärkere Anziehungskraft aus als von dem schlichten Wunsch, das Problem aus der Welt zu schaffen.
Zunächst ist das genaue Planvorhaben knapp und kurz zu skizzieren. Im nächsten Schritt wird der Problemzustand (Ist-Zustand) genau beschrieben. In Stufe drei ist das Zielszenario als Idealzustand darzustellen. Was dann noch fehlt, sind die Wege, Mittel und Maßnahmen, um vom Ist zum Soll zu gelangen. Zwei Fragen müssen genau beantwortet werden: Welche Mittel sind nötig und welche Maßnahmen sind einzuleiten, um das Planungsvorhaben zu realisieren und mein Ziel zu erreichen?
Auffällig ist, daß sich viele Menschen nach der Erstellung einer genauen Planung wie selbstverständlich fragen, in welchen Bereichen sie künftig außerdem noch planen sollten. Das spricht für die motivierende Kraft, die von einer effizienten Planung ausgeht; sie erweist sich als eine fast spielerische Methode zur Lösung auch schwerwiegender Probleme.
Nun wird gerne eingewandt: "Oft müssen Entscheidungen schnell getroffen werden. Wie ist das möglich, wenn ich mit dem Problemzustand und dem Zeitszenario beginnen, beides aufschreiben und zu allem Überfluß auch noch Mittel und Maßnahmen sammeln muß? Bis ich das erledigt habe, ist es für die Entscheidung zu spät."
Eine mögliche Antwort könnte so lauten: Spontanentscheidungen sind höchst selten notwendig und oft nur Ergebnis mangelnder Planung. Sollten sie doch einmal getroffen werden müssen, hilft die Planung dabei, daß sie in einem übergreifenden Kontext erfolgen, also in die richtige Richtung zielen.
Oft sehen Einwände auch so aus: "Geplant habe ich schon immer und alle wichtigen Kriterien einkalkuliert. Die Pläne waren gut, aber es wurde nichts daraus." Nicht selten stammt Kritik wie diese von Menschen, die etwas von Planung verstehen. Woran sind diese Leute gescheitert? Eine mögliche Antwort: an ihrer mangelnden Konsequenz und Disziplin.
Konsequenz und Disziplin bei der Planerfüllung
Die Konsequenz und Disziplin bei der Planerfüllung darf jedoch keine Überwindung kosten; die notwendige Energie muß aus dem Aufforderungscharakter des Ziels resultieren. Goethe hat einmal gesagt: "Es ist nicht genug zu wissen, man muß es auch anwenden. Es ist nicht genug zu wollen, man muß es auch tun." Was nützt also die schönste Planung, die ausgefeilteste Ausarbeitung und die konkreteste Auflistung der Mittel und Maßnahmen, wenn der Wille fehlt, die Pläne umzusetzen?
Oft hapert es dabei an zweierlei: der Attraktivität des Ziels sowie der Zeitplanung. Denn das ist die Grundvoraussetzung. Pläne können noch so gut sein - wenn sie nicht konsequent in die jährlichen, monatlichen und täglichen Zeitplanungen integriert werden, sind sie nicht sonderlich wirkungsvoll. Ein Plan kann nie im Handumdrehen, sondern immer nur Schritt für Schritt verwirklicht werden. Das ist die vielleicht wichtigste Regel.
Der Zeitfaktor
Die Zeiteinteilung des Tages in 24 Stunden, 1.440 Minuten und 86.400 Sekunden stammt von den Babyloniern. Wenn nun jemand innerhalb dieser so strukturierten Zeit mehr erreicht als andere, muß er seine Zeit besser geplant und genutzt haben. Der oft gehörte Satz "Ich habe keine Zeit!" müßte eigentlich lauten: "Ich habe für eine bestimmte Angelegenheit keine Zeit."
Bei der Untersuchung der Frage, wie Zeitdruck und Streß entstehen, begegnet man immer den gleichen Phänomenen: mangelnde Kommunikation, operative Hektik und die Notwendigkeit, begangene Fehler wieder zu korrigieren.
Es gibt "Zeitverschwender", die dafür allerdings selbst verantwortlich sind. Beispiele hierfür sind: das Problem, nicht "nein" sagen oder delegieren zu können. Und es gibt die sogenannten "Zeitdiebe", die von außen auf uns einwirken, wie Störungen durch Telefonate und Personen, auf die wir weder terminlich noch themenmäßig vorbereitet sind.
Zeitmanagement beginnt nicht mit der Einteilung des Tages, damit endet es im Grunde. Effektive Zeitplanung beginnt bei der langfristigen Planung. Es ist unmöglich, ein Detail festzulegen und zu planen, wenn man den Gesamtzusammenhang nicht kennt. Im Falle der Zeitplanung sind langfristige Ziele zu berücksichtigen. Aus diesen wiederum lassen sich mittel- und kurzfristige Ziele (Jahres- und Monatsziele) ableiten.
*Josef Schmidt ist Geschäftsführer der Schmidt Colleg GmbH, Bayreuth.