01Weitere Befehle aufrufen
Excel verfügt zwar wie Word über eine geeignete Funktion, die allerdings nur in Kombination mit Outlook als E-Mail-Client funktioniert. Außerdem ist sie in den Untiefen der Konfiguration versteckt. Als Erstes müssen Sie deshalb dafür sorgen, dass Sie den entsprechenden Befehl bequem erreichen können.
- Microsoft Excel für Windows
Zunächst ist etwas Vorarbeit notwendig. Klicken Sie dazu in der Schnellstartleiste auf das Symbol ganz rechts. - Microsoft Excel für Windows
Im Menü, das erscheint, wählen Sie den Punkt „Weitere Befehle“. - Microsoft Excel für Windows
Nun öffnet sich ein Fenster mit den Optionen für den Schnellzugriff. Öffnen Sie in der mittleren Spalte das Pulldown-Menü unter „Befehle auswählen“. - Microsoft Excel für Windows
In der Liste, die aufklappt, wählen Sie „Alle Befehle“. - Microsoft Excel für Windows
Dann suchen Sie den Eintrag, der mit „E-Mail-Empfänger“ beginnt, markieren ihn und klicken zwischen den beiden Listen auf den Hinzufügen-Button. - Microsoft Excel für Windows
Der Eintrag sollte anschließend in der rechten Spalte auftauchen. Sie können jetzt diesen Dialog per „OK“ wieder schließen. - Microsoft Excel für Windows
Danach öffnen Sie das entsprechende Dokument in Excel und klicken in der Schnellstartleiste auf das neue Icon „An E-Mail-Empfänger senden“. - Microsoft Excel für Windows
In der Dialogbox, die daraufhin erscheint, aktivieren Sie die Option „Sendet das aktuelle Blatt als Textkörper“ und klicken auf den OK-Button. - Microsoft Excel für Windows
Anschließend sehen Sie in Excel über der Tabelle einen Bereich mit Eingabefeldern für Empfänger, CC-Adressen, Betreff und Einleitung, die Sie entsprechend ausfüllen. - Microsoft Excel für Windows
Wenn die Einstellungen passen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Dieses Blatt senden“. Alles Weitere geschieht im Hintergrund, sodass Sie Outlook im Normalfall gar nicht zu Gesicht bekommen. - Microsoft Excel für Windows
Die E-Mail selbst enthält neben dem Einleitungstext die Tabelle in direkt lesbarer Form. Dadurch entfallen aber auch bestimmte Elemente, etwa Formeln.
Dazu klicken Sie in der Schnellstartleiste, die Sie standardmäßig in der obersten Bildschirmzeile links finden, auf das Symbol ganz rechts. Wenn Sie mit der Maus darüberfahren, erscheint als Tooltip Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen. Im Menü, das sich öffnet, wählen Sie Weitere Befehle.
02E-Mail-Empfänger hinzufügen
Sie landen daraufhin direkt an der passenden Stelle im Dialog Excel-Optionen. Auf diese Weise ersparen Sie sich die Navigation über Datei / Optionen / Symbolleiste für den Schnellzugriff. Nun öffnen Sie in der mittleren Spalte das Pulldown-Menü unter Befehle auswählen und klicken auf Alle Befehle. Nachdem Sie in der Liste den Eintrag E-Mail-Empfänger markiert haben, klicken Sie auf Hinzufügen. Zum Schluss beenden Sie den Dialog über die OK-Schaltfläche.
03Neues Icon nutzen
Die Schnellstartleiste enthält anschließend ein neues Symbol, das ein Dokument mit einem kleinen Briefumschlag darstellt. Als Tooltip wird An E-Mail-Empfänger senden angezeigt. Falls Sie Outlook nicht installiert haben, ist das Icon ausgegraut und lässt sich somit nicht anwählen.
Öffnen Sie jetzt das Dokument, dessen Inhalt Sie als Mail-Text versenden wollen, und klicken Sie auf das beschriebene Icon in der Schnellstartleiste. In der Dialogbox, die erscheint, aktivieren Sie den Radio Button Sendet das aktuelle Blatt als Textkörper und klicken auf den OK-Button.
Nun sehen Sie in Excel oberhalb der Tabelle einen Bereich mit mehreren Feldern. Darin können Sie Empfänger, bei Bedarf CC-Adressen, den Betreff und einen Einleitungstext eingeben. Wenn Sie in Outlook mehrere Mail-Accounts konfiguriert haben, wählen Sie in der darüberliegenden Zeile über Konten die gewünschte Absenderadresse aus.
Passt alles, klicken Sie auf die Schaltfläche Dieses Blatt senden. Anschließend wird die Nachricht mit Outlook verschickt. Das geschieht automatisch im Hintergrund, ohne dass der Client gestartet sein muss. Die E-Mail enthält die Einleitung, gefolgt von der Tabelle als direkt lesbarer Text. Aufgrund dieses Formats entfallen allerdings bestimmte Elemente, zum Beispiel Formeln. Außerdem können Sie auf diese Weise keine Ausschnitte, sondern lediglich komplette Arbeitsblätter verschicken.
Produkte: Der Trick funktioniert mit allen aktuellen Versionen von Microsoft Excel für Windows in Kombination mit Microsoft Outlook. (ad)