FAQ zu Microsoft Office

10 Fragen zu Office 365

01.06.2011 von Michael Ehlert
Arbeiten von praktisch überall und auf fast jedem Gerät - hält Microsofts "Cloud-Paket" Office 365, was es verspricht?

Seit Ende Juni ist das neue Microsoft Office 365-Paket auf dem deutschen Markt erhältlich. Durch die Cloud-Anbindung des Office-Neulings hat man jederzeit und überall Zugriff auf seine Dokumente, Mails, Termine und Kontakte. Microsoft verortet das Angebot weniger beim Privatanwender als vielmehr bei den Unternehmenskunden, die Serveranwendungen wie Exchange, SharePoint und Lync nutzen wollen.

Das gestufte Modell ist in unterschiedlichen Paketen verfügbar und fängt im günstigsten Falle bei monatlich 5,25 Euro pro Nutzer an. Für viele ein verlockendes Angebot. Doch worauf sollten IT-Verantwortliche bei der Einbindung von Office 365 in die Unternehmens-IT achten?

1. Was bietet Office 365 für den gehobenen Mittelstand und Großunternehmen?

Als Weiterentwicklung der Microsoft Online Services ist Office 365 inzwischen auch als Büro in der Cloud bekannt. Es verbindet die Cloud-Versionen der Software für E-Mail, Kommunikation und Zusammenarbeit: Exchange Online, SharePoint Online und Lync Online.

Neben diesen drei Server-Technologien gibt es die Option, Office Professional Plus als Desktop-Version zu mieten. Hinzu kommen die Office WebApps als Basisversionen der Office-Programme Word, Excel, PowerPoint und OneNote. Das Komplettpaket für Unternehmen ist für 25,50 Euro pro Benutzer und Monat zu haben. Alle genannten Produkte können auch einzeln aus der Cloud gebucht werden. Die aktuelle Desktop-Suite Office Professional Plus kostet monatlich 12,75 Euro pro Benutzer.

2. Lohnt sich der Umstieg auf Office 365?

Mit Office 365 nutzen Unternehmen die aktuellen Microsoft-Technologien Exchange, SharePoint und Lync, ohne die Programme in der eigenen Infrastruktur betreiben und warten zu müssen. Die Online-Versionen aller Produkte sind auf Knopfdruck ohne Wartezeiten einsatzbereit. Die Kosten für Installation, Betrieb und Wartung entfallen und werden durch genau planbare monatliche Gebühren für Office 365 ersetzt.

Genaue Angaben über das Einsparpotenzial von Office 365 sollten immer individuell für jedes Unternehmen im Rahmen einer TCO-Analyse (Total Cost of Ownership) berechnet werden. Das "Office aus der Cloud" sorgt nicht zuletzt für mehr Flexibilität: Firmen können installierte, lokale Anwendungen durch Office 365 ersetzen, oder bereits existierende Exchange-Server mit dem Online-Angebot erweitern. Das Cloud-Angebot von Microsoft ist vollständig in die installierte Office-Umgebung integrierbar.

Google Apps kontra Office 365
Wer bietet was?
Die Collaboration-Suites "Google Apps" und "Microsoft Office 365" buhlen jeweils um die Gunst der Anwender. Hier finden Sie einen kurzen Überblick darüber, was welche Lösung bietet und beinhaltet.
Office 365: E-Mail und Kalender
Microsofts Online-Suite bietet Anwendern fast dieselben Features, die aus der klassischen Server-Version bekannt sind. Dazu zählen unter anderem öffentliche Ordner, freigegebene Kalender, Zugriff auf andere Postfächer und gemeinsame Adressbücher. Jedem Kunden stehen jeweils 25 Gigabyte Speicherplatz zur Verfügung.
Office 365: Kommunikation und Collaboration
Microsoft bietet mit SharePoint-Online-Webportals und der Office Web Apps einen bequemen Weg für das Teamwork. Word & Co. können direkt aus Office 365 auf SharePoint Online zugreifen, so dass Benutzer Dokumente in gewohnter Weise erstellen und diese in die SharePoint-Arbeitsbereiche ablegen können. Das gleichzeitige Bearbeiten von Dokumenten ist mit den Cloud-Versionen der Office-Programme von Microsoft möglich.
Office 365: Büroanwendungen
Im Bereich Bürosoftware kann Microsoft punkten, denn die Office-Suite gilt nach wie vor als De-facto-Standard. Erstmalig bietet Microsoft nun die Option, die Desktop-Office-Suite in der neuesten Version "Office Professional Plus” als Bestandteil von Office 365 zu mieten. Die Preise starten hier laut Anbieter bei 22,75 Euro pro Benutzer und Monat.
Google Apps: Büroanwendungen
Die Fokussierung auf Collaboration-Funktionen zeigt sich auch in der Google-Implementierung der Bürosoftware. Verschiedene Nutzer können zeitgleich an einem Dokument arbeiten, sei es ein Text, eine Tabelle oder eine Präsentation. Die Zusammenarbeit wird dabei durch ein integriertes Chat-Modul unterstützt. Automatisch gespeicherte Dokumentversionen zeigen, was, wann von wem geändert wurde.
Google Apps: Kosten
"Google Apps for Business” kosten 40 Euro pro Anwender und Jahr. Sie umfassen die Module Google Mail, Kalender, Text und Tabellen, Sites, Groups und Video. Telefonischer 24x7-Support ist im Preis enthalten.
Wer sollte was wählen
Eine allgemeingültige Empfehlung ist kaum möglich. Firmen, die in der Vergangenheit in Microsoft-Produkte investiert haben und die Integrationsmöglichkeiten der Cloud-Dienste schätzen, sind möglicherweise besser bei Office 365 aufgehoben. Unternehmen mit heterogenem Windows-, Mac- und Linux-Bestand sollten sich Google Apps anschauen.

FAQ zu Microsoft Office I

3. Investieren Unternehmen mit Office 365 in die richtige Technologie?

Exchange, SharePoint und Lync sind in Unternehmen seit vielen Jahren im Einsatz und gelten bei den Büroanwendungen als de facto Standard. Exchange hat hierzulande einen Marktanteil von 65 Prozent in Unternehmen. Außerdem ist Cloud Computing mittlerweise längst über den Hype-Status hinausgewachsen.

Die flexible und bedarfsgerechte Nutzung von Anwendungen und Rechenleistung in der Cloud bringt neben geringeren Kosten auch eine Effizienzsteigerung mit sich. Organisationen müssen schnell auf neue Anforderungen reagieren und innovative Technologien für die Kommunikation nutzen. Software-as-a-Service Angebote wie Office 365 sind der Einstieg für die Arbeitsumgebung der Zukunft.

In absehbarer Zeit können Unternehmen neben ihren Büroanwendungen auch die Plattform (Windows Server) und schließlich die komplette Infrastruktur aus der Wolke beziehen.

4. Welchen Mehrwert bringt Office 365 im Vergleich zu anderen Hosting-Lösungen?

Foto: Microsoft

Office 365 hat aktuell wenig Konkurrenz, da Microsoft im Enterprise-Bereich marktführend ist und entsprechende Erfahrungen mit standortgebundenen Lösungen hat. Zwar bietet auch Google Unternehmen Cloud-basierte Produktivitätslösungen an.

Der Anbieter setzt allerdings auf eine reine Online-Lösung, während Microsoft ein Hybrid-Modell favorisiert, mit dem das Cloud-Angebot nahtlos in eine bestehende System- und Anwendungslandschaft integriert werden kann. Derzeit entscheidet sich noch kaum ein Unternehmen für den reinen Public Cloud-Betrieb und auch künftig ist davon auszugehen, dass mehrheitlich hybride Infrastrukturen aufgebaut werden.

Wichtig sind auch die Erfahrungen von Drittherstellern wie Binary Tree, Quest Software oder IT-Consultants, deren Know-how teilweise seit Jahrzehnten in der Windows-Welt gewachsen ist. Deshalb ist Office 365 aktuell für Unternehmen mit eigener Windows-Infrastruktur eine gute Wahl.

5. Sind die Office Web Apps ausreichend für den professionellen Einsatz?

Zu den Office Web Apps zählen die Programme Word, Excel, PowerPoint und OneNote in der Cloud, allerdings mit eingeschränktem Funktionsumfang. Wer im Zug oder vor dem Flug zu einem Kundentermin noch eine Überschrift in einem Dokument ändern oder eine Präsentation online auf dem Notebook zeigen möchte, ist mit den Web Apps gut bedient. Die Online-Programme sind aber keinesfalls ein Ersatz für ein lokal installiertes Office-Produkt.

Skydrive von Microsoft
Skydrive von Microsoft
Microsoft stellt Speicherplatz im Web unter dem Namen "Windows Live Skydrive" zur Verfügung. Diese Lösung sollte allerdings nicht mit der professionellen Cloud-Service-Plattform aus dem Azure-Umfeld oder gar dem neuen Office 365 verwechselt werden, bei dem es um die Bereitstellung von Anwendungen und Infrastrukturen geht. Skydrive stellt kostenlosen Speicherplatz zur Verfügung und ist hauptsächlich für Endanwender gedacht.
25 GByte stehen sofort zur Verfügung:
Microsoft stellt seinen Anwendern eine große Menge an Speicherplatz in der Cloud kostenlos zur Verfügung.
Microsofts Skydrive:
Der Anbieter betrachtet den eigenen Browser, den Internet Explorer, als die wichtigste Schnittstelle zu seinem Online-Speicher. Deshalb wurde diese Oberfläche kürzlich gründlich überarbeitet.
WebApps:
Durch sogenannte WebApps können die Anwender bei Skydrive direkt mit Dokumenten von Microsoft Office arbeiten und diese auch gleich auf dem Server ablegen.
Enge Integration:
Kommt der Skydrive in Zusammenhang mit einer aktuellen Office-Version zum Einsatz, so können die Dokumente direkt bearbeitet und abgespeichert werden.
Unsere Empfehlung:
Wer eine Online-Speicherlösung einmal kostenlos ausprobieren will, kann Skydrive dazu gut verwenden und weniger kritische Daten darauf auslagern - genug Platz steht ihm dazu zur Verfügung. Für die regelmäßige Datensicherung und ein Backup empfiehlt sich diese Lösung schon durch die mangelnde Ein- und Anbindung an entsprechende Lösungen nicht.

FAQ zu Microsoft Office II

6. Wie ist es um die Sicherheit des SaaS-Angebots bestellt?

Foto: Banksidebaby - Fotolia.com

Microsoft sichert sein Cloud-Angebot mit einem Maß an Security ab, das sich nur die wenigsten Unternehmen im eigenen Rechenzentrum leisten würden. Dazu zählen die Zugangskontrolle mit Intrusion Detection-Technologien, der Betrieb von Firewalls sowie Anti-Spam- und Virenschutzprogramme auf Basis der Forefront-Sicherheitslösungen.

In Exchange Online lassen sich zusätzlich eigene Spamschutzlösungen integrieren. Darüber hinaus ist das Redmonder Unternehmen dem internationalen Datenschutzabkommen Safe Harbour beigetreten, betreibt seine Rechenzentren gemäß dem Sicherheitsstandard ISO 270001 und unterzieht sich dem Auditing Standard SAS 70, Teil 2. In den weltweiten Datenzentren von Microsoft (Global Foundation Services) stehen alle Server in versiegelten, unbeschrifteten Containern, was einen Missbrauch von Daten durch Unbefugte nahezu unmöglich macht.

7. Wie wird die Verfügbarkeit von Office 365 sicher gestellt?

Laut Service Level Agreement ist Office 365 zu 99,9 Prozent verfügbar. Der Service darf also im Jahr nur 8,7 Stunden offline sein. Wird die garantierte Verfügbarkeit nicht erreicht, erhalten Unternehmen entsprechende Gutschriften. Um Ausfälle zu vermeiden, arbeitet Microsoft mit Georedundanz, das heißt, die Online Services werden zwischen den Rechenzentren gespiegelt.

8. Wer hilft bei Anwenderproblemen weiter?

Das Enterprise-Angebot für Office 365 schließt einen 24x7-Support mit ein. Darüber hinaus gibt es für Unternehmen, die die Integration von Office 365 in die eigene Infrastruktur planen, nützliche Support-Angebote von IT-Dienstleistern. Kleine Unternehmen können ihre Fragen zu den Online-Services innerhalb einer Support-Community und den entsprechenden Foren von Microsoft klären. Über die Oberfläche von Office 365 lassen sich direkt Support-Calls eröffnen.

So migrieren Sie Exchange zu Office 365
So migrieren Sie Exchange zu Office 365
Planen der Migration mit dem Exchange Server Deployment Assistant.
So migrieren Sie Exchange zu Office 365
Umfangreiche Anleitungen des Exchange Server Deployment Assistant.
So migrieren Sie Exchange zu Office 365
Verwalten der E-Mail-Domänen in Office 365.
So migrieren Sie Exchange zu Office 365
Hinzufügen von zahlreichen Benutzern über eine .csv-Datei.
So migrieren Sie Exchange zu Office 365
Starten der E-Mail-Migration in der Weboberfläche von Office 365.
So migrieren Sie Exchange zu Office 365
Eingeben der Verbindungsdaten für die Migration.

FAQ zu Microsoft Office III

9. Wie integriert man Office 365 in bestehende IT-Infrastrukturen?

Firmen, die den unternehmensweiten Einsatz von Office 365 planen, sollten von Anfang an mit einem erfahrenen IT-Dienstleister zusammen arbeiten. Nur so können der genaue Bedarf, die erforderlichen Schnittstellen zu den lokalen Systemen und Applikationen sowie die Einsparpotenziale genau definiert und berechnet werden.

Eine gute Vorbereitung lohnt sich, denn dann ist der Dienst quasi auf Knopfdruck innerhalb kurzer Zeit verfügbar. Unternehmen, die Office 365 in die eigene Windows-Welt integrieren möchten, sollten folgende Schritte beachten:

Sind die lokalen Anwendungen und die Cloud-Services einmal integriert, können Administratoren alle Richtlinien und Zugriffsrechte global via Active Directory steuern.

10. Für welche Unternehmen ist Office 365 geeignet?

Zunächst profitieren natürlich kleine Start-up-Unternehmen vom Cloud-Office. Sie müssen nicht in eine aufwändige Infrastruktur investieren, zahlen nur die tatsächliche Nutzung und können sich ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Neben Franchise-Unternehmen, die adhoc die Infrastruktur für neue Filialen bereitstellen müssen, sind für Office 365 zudem Kunden prädestiniert, die von Notes oder GroupWise auf Exchange migrieren möchten, ohne entsprechendes Wissen aufzubauen. Auch für Außendienstmitarbeiter, etwa in der Versicherungsbranche, stellt es ein interessantes Angebot dar.

Office 365 bietet mit SharePoint Online einen entscheidenden Vorteil für Enterprise-Kunden: Beispielweise unterstützen darauf basierende Projektmanagement-Lösungen Unternehmen bei ihrer Projektorganisation. Die Einsatzmöglichkeiten des Cloud-Offices sind vielfältig - die Chancen einer Kostenreduktion hoch. Damit diese Potenziale optimal genutzt werden können, ist eine professionelle Beratung durch spezialisierte Dienstleister entsprechend wichtig. (wh)

Vor- und Nachteile einer Sicherung in der Cloud
Alles sicher(n) in der Cloud?
Eine Speicherung der eigenen Daten außerhalb des eigenen Büros beziehungsweise der eigenen Firma bietet Vor- und Nachteile:
Vorteile einer Sicherung in der Cloud
Eine Speicherung der eigenen Daten außerhalb des eigenen Büros beziehungsweise der eigenen Firma bietet eine Menge Vorteile:
Vorteil 1:
Bereitstellung und Betreuung von Speichersystemen und -Medien im eigenen Büro/Unternehmen entfallen in der Regel komplett.
Vorteil 2:
Grundsätzlich gibt es keine Beschränkung in Bezug auf den Speicherplatz: Wer mehr Platz für seine Daten braucht, erwirbt einfach zusätzlichen Speicherplatz von seinem Provider.
Vorteil 3:
Dadurch sind natürlich auch die Kosten besser kalkulierbar. Der Anwender zahlt nicht mehr für die Hardware, deren Betreuung und Betrieb. Er zahlt nur für den Speicherplatz und die damit verbundenen Dienste.
Vorteil 4:
Zudem hosten professionelle Anbieter ihre Storage-Angebote in Rechenzentren mit einer entsprechend hohen Sicherheit. Sie garantierten Backups und damit auch eine Wiederherstellung der Daten.
Nachteile einer Sicherung in der Cloud
Neben diesen offensichtlichen Vorteilen sollte man sich aber auch der Probleme bewusst sein, die beim Einsatz einer derartigen Lösung auftauchen können:
Nachteil 1:
Eine schnelle und stabile Anbindung an das Internet ist Pflicht - ohne sie ist eine solche Lösung nicht sinnvoll: In einer ländlichen Gegend sollte also zunächst einmal sichergestellt werden, dass eine entsprechende Internet-Verbindung überhaupt verfügbar ist.
Nachteil 2:
Ebenso wichtig ist ein vertrauenswürdiger Provider: Ein Anwender möchte gerne wissen, wer seine Daten wo (in Deutschland/ Europa oder gar auf einem anderen Kontinent?) speichert und sichert.
Nachteil 3:
Mindestens so wichtig: Die Kontinuität des gewählten Dienstes/Dienstleisters, denn niemand möchte jedes Jahr nach einem neuen Anbieter suchen, weil der gewählte Provider die Dienste vielleicht aus Rentabilitätsgründen einstellt.
Nachteil 4:
Die Sicherheit und hier speziell die Sicherheit der Übertragung: Im Idealfall stellt der Anbieter eine End-to-End-Verschlüsselung bereit und die Daten werden auf seinen Systemen nur verschlüsselt abgelegt, so dass selbst die Systemspezialisten des Providers diese Daten nicht einsehen können.