Die IT kann grundsätzlich alle Prozesse unterstützen. Doch wie wird aus den Anforderungen der Anwender, dem Go-live-Termin, dem Projekt-budget und hohen Qualitätsstandards ein erfolgreiches Projekt?
Verschiedene Verbände liefern unterschiedliche Methoden und Regeln, nach denen sich Mitglieder zertifizieren und erfolgreich Projekte leiten können.
Das PMI (Project Management Institute), die IPMA (International Project Management Association) und die GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement) sind beispielsweise gängige Anbieter, die ständig auch daran arbeiten, ihre Projektmanagement-Methoden zu verbessern. Alle Methoden eint ein Ziel: Projekte zum Erfolg führen.
Die folgenden zehn Regeln von Campana & Schott bieten eine pragmatische und praxiserprobte Orientierung, wie Sie IT-Projekte zum Erfolg führen können. Unterschiedliche Interessensgruppen wie etwa Anwender, Projektteam und Management, müssen unterschiedlich "abgeholt" werden, damit das IT-Projekt den gewünschten Erfolg hat. Bei IT-Projekten sollte daher zusätzlich zum Projektmanagement auch dem Veränderungsmanagement (Management of Change) besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden.
Tipp 1 bis 4
1. Projektauftrag klar definieren
Ein Projektauftrag dokumentiert die Projektziele und die zeitlichen sowie finanziellen Rahmenbedingungen. Der Auftrag gilt als eine Art "Vertrag" zwischen dem Geldgeber für das Projekt und dem Projektleiter. Am Projektende bildet er die Grundlage für die Abnahme der Projektergebnisse und damit den Projekterfolg. Achten Sie daher bei der Definition des Projektauftrags auf eine Zielbeschreibung nach dem SMART-Prinzip: specific, measurable, accepted, realistic, timely.
2. Betroffene zu Beteiligten machen
Binden Sie die zukünftigen Anwender des IT-Systems frühzeitig und regelmäßig in das Projekt ein. Eine Stakeholderanalyse zu Projektbeginn hilft, Interessensgruppen zu identifizieren und diese über den gesamten Projektverlauf mit Informationen zu versorgen. Dabei empfiehlt es sich, gemeinsam mit den Beteiligten eine rollenspezifische Nutzenargumentation zu erarbeiten. Indem Sie den Anwendern aufmerksam zuhören, erkennen Sie deren Leidensdruck und können die Erwartungshaltung besser steuern.
3. Projekt sinnvolle Arbeitspakete unterteilen
Egal ob ein IT-Projekt klassisch oder agil vorgeht, reduzieren Sie die Komplexität und lassen Sie wenn möglich recht schnell vorzeigbare Ergebnisse für die Anwender entstehen. Folgen Sie dabei einem im Unternehmen standardisierten Phasen-Ansatz.
Zum Ende einer jeden Phase (Stage Gate) sorgen Sie dafür, dass der Projektleiter in Abstimmung mit dem Lenkungsausschuss bewusst die Entscheidung für den Fortgang oder den Abbruch des Projekts trifft. "Wenn Du entdeckt hast, dass Du ein totes Pferd reitest, steig ab." Diese indianische Weisheit hilft Ihnen, Kosten zu sparen und schont die Nerven aller Projektbeteiligten.
4. Projekt(kern)team klein halten
Ein kleines Projektteam reduziert die Abstimmungsaufwände. Entscheidungen lassen sich schneller treffen. Definieren Sie gleich zu Projektbeginn Spielregeln zur Zusammenarbeit. Diese Spielregeln sorgen für eine offene Kommunikation und bieten auch im Konfliktfall eine Orientierung. Wenn möglich führen Sie das Projektteam räumlich in einem Büro zusammen. Sorgen Sie dafür, dass es für jedes Meeting eine Agenda gibt und dass Protokoll geführt wird. Klären Sie die Verantwortlichkeiten und harmonisieren Sie diese mit den Jahreszielen. Das schafft einen zusätzlichen Anreiz, das Projekt zum Erfolg zu führen.
Tipp 5 bis 10
5. Umgang mit Change Requests definieren
Die einzige Konstante ist der der Wandel. Hinterfragen Sie Änderungswünsche während der Projektdurchführung kritisch und prüfen Sie sie auf ihre Sinnhaftigkeit/ Plausibilität. Zeigen Sie die finanziellen und zeitlichen Auswirkungen auf. Die Aufnahme, Bewertung, Priorisierung, Einplanung und Umsetzung von Change Requests erfordert einen klar definierten Prozess. Bei komplexen IT-Systemen hat sich darüber hinaus die Ernennung eines Systemarchitekten bewährt, der die Auswirkungen einer Änderung auf das Gesamtsystem im Blick behält.
6. Abnahme-Prozess formalisieren
Legen Sie direkt zu Projektbeginn den Abnahmeprozess für die Spezifikation und den User Acceptance Test fest: Für die Abnahme der Spezifikation empfiehlt sich ein kleines Excel-Dokument, in dem die Reviewer den alten und den gewünschten neuen Text beschreiben. Wichtig sind klar definierte Zeitfenster für die Abnahmen, um diese frühzeitig bei den freigebenden Personen einzuplanen und Verzögerungen zu vermeiden. Für die Testphase sollten dokumentierte Testfälle bereitstehen. Der erfolgreiche Abschluss dieser Testfälle führt automatisch zur Systemabnahme.
7. Projektmanagement leben
90 Prozent des Projektmanagements sind Kommunikation! Der Rest lebt von der Erfahrung und dem Fingerspitzengefühl des Projektleiters und des gesamten Projektteams. Gute Stimmung im Projekt sorgt für ein gutes Arbeitsklima und die Extraportion an Motivation. Ein gemeinsames Frühstück am Morgen stärkt beispielsweise den Teamzusammenhalt.
Ein aktives Risikomanagement analysiert mögliche "Worst-Case-Szenarien" bereits im Vorfeld und sieht geeignete Gegenmaßnahmen vor. Eine Projektkultur im Unternehmen, die ihren Namen verdient, und die Einbindung in ein Portfoliomanagement sind weitere Rahmenbedingungen für erfolgreiches Projektmanagement.
Wo professionelles Projektmanagement als Bestandteil der Unternehmenskultur verstanden wird, zeigt sich das zum Beispiel in Form von Projekt-Management Karrierepfaden und/ oder bestimmten Befugnissen gegenüber der Linie.
8. Management of Change: die Anwender abholen, wo sie stehen
Ohne zufriedene Anwender kein Projekterfolg. Die Veränderungen, die Sie lange geplant haben, sind für die unterschiedlichen Anwender neu und ungewohnt. Ängste der Anwender können den Erfolg von Projekten unnötig gefährden. Begleiten Sie die Anwender daher in der Zeit nach der Umstellung.
Die obligatorische Anwenderschulung und -dokumentation alleine reichen dafür nicht; planen Sie nach dem Go-live ca. 6 Wochen "Hypercare" ein. Stellen Sie dem Anwender einen "Kümmerer" oder "Key User" zur Seite, der ihm bei Problemen hilft und seine Fragen beantwortet. Sie reduzieren dadurch Ängste im Umgang mit dem neuen IT-System und können noch wertvolle Verbesserungsvorschläge aufnehmen.
9. Übergabe in den Betrieb sicherstellen
Indem Sie als Projektleiter die Übergabe in den Betrieb begleiten und do-kumentieren, schaffen Sie die Voraussetzung dafür, dass Sie sich mit dem Projektende neuen Aufgaben zuwenden können. Der Betrieb ist in der Lage, Probleme und Änderungswünsche eigenständig zu beheben bzw. umzusetzen.
10. Lessons Learnt
Schaffen Sie die Voraussetzung für eine lernende Organisation: Werten Sie mit Ihrem Team bei einer Projektabschluss-Veranstaltung die gemachten Erfahrungen aus, bereiten Sie diese auf und geben sie Ihre "Lessons Learnt" an die Projektmanagement-Community im Unternehmen weiter. Nur so erreichen Sie, dass auch Ihre Kollegen aus Ihren Projekt-Erfahrungen lernen können und die Effizienz bei der Projektdurchführung verbessert wird.